II. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc
2. Tổ chức thông tin kế toán tiêu thụ tại công ty
1.2. Các tài khoản và sổ sách sử dụng
a) Tài khoản sử dụng
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, công ty đã tổ chức các tài khoản tổng hợp để phản ánh và theo dõi tình hình tiêu thụ của đơn vị như sau:
* TK 157- Hàng gửi đi bán
Tài khoản này được công ty dùng để phản ánh số hàng xuất cho các đại lý hoặc các cửa hàng theo đơn đặt hàng.
* TK 511- Doanh thu bán hàng
Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán sản phẩm của công ty trong một kỳ hoạt động kinh doanh. .
Các TK cấp 2 :
Công ty không cung cấp các dịch vụ, do vậy công ty chỉ sử dụng một tài khoản cấp 2 đối với TK 511 là TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá. Tất cả doanh thu bán sản phẩm đều được hạch toán vào tài khoản này
Khi nhập số liệu từ Hoá đơn thì số liệu tự động cập nhật vào các báo cáo bán hàng chi tiết theo sản phẩm và báo cáo bán hàng chi tiết theo khách hàng.
* TK 512 - Doanh thu nội bộ
TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm tiêu thụ trong nội bộ. Khi xuất kho các sản phẩm tiêu dùng cho hoạt động nội bộ trong công ty, sẽ được hạch toán vào TK 5121- doanh thu bán hàng hoá, là TK cấp 2 của TK 512- doanh thu nội bộ.Công tác hạch toán chi tiết đối với tài khoản này được tổ chức tương tự như đối với tài khoản 511.
* TK 632 - Giá vốn hàng bán . Là TK phản ánh giá vốn của sản phẩm đã tiêu thụ TK 632 được theo dõi chi tiết cho từng sản phẩm. Công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ. Cuối tháng sau số liệu về giá vốn hàng bán được cập nhật trên TK 632, sau đó thực hiện các bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kế quả sản xuất kinh doanh.
* TK 131- Phải thu khách hàng
TK 131 được tổ chức hạch toán chi tiết theo từng khách hàng.
Bên cạnh đó công ty còn tổ chức theo dõi và cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm, từng thị trường, cũng như từng khách hàng riêng biệt... để cung cấp thông tin cho giám đốc công ty nhằm giúp giám đốc có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động tiêu thụ từ đó có những định hướng, những kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.
b. Sổ sách sử dụng
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán FAST từ năm 2002 để thay thế cho việc hạch toán bằng thủ công để giảm bớt khối lượng công việc . Riêng quá trình tiêu thụ có khối lượng các nghiệp vụ trong một kỳ khá nhiều làm cho công tác hạch toán và kiểm soát quá trình gặp không ít khó khăn.
Ngoài các sổ sách được lưu trữ dưới dạng các tập tin lưu trữ trong máy tính, bộ phận kế toán tiêu thụ còn sử dụng thêm các sổ ghi chép thủ công như Sổ bán hàng thu tiền mặt, sổ chi tiết công nợ, số bán hàng thu tiền mặt ....
- Sổ chi tiết công nợ bằng tay:
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Địa chỉ: 64- Lê Quang Sung- Thanh Khê – Đà Nẵng
Dư nợ đầu năm:(10.000.000đ)
Phần nhận hang Phần thanh toán Ghi chú
HĐ Ngày tháng Số tiền Số CT Ngày tháng Số tiền Tháng 1 010088 04/01/07 12.000.000 71 19/01/07 10.000.000 010091 05/01/07 8.000.000 .... 20.000.000 10.000.000 D: Tháng 2 .... Tháng 3
Sổ chi tiết công nợ trên máy tính có hình thức như sau:
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Khách hàng : Cửa hàng Hà Đức Vinh ( TN002) Từ ngày 01/01/02007 đến ngày 31/01/2007
Dư có đầu kỳ: 10.000.000đ
Chứng từ Diễn giải TK_ĐƯ PS Nợ PS Có
04/01 HD 010088 5111 12.000.000
04/01 HD 010088 33311 8.000.000
... ... ... ... ... ...
19/01 UNC 71 Thu tiền bán hàng 11211 8.000.000
... ... ... ... ... ...
Tổng phát sinh nợ : 20.000.000 Tổng phát sinh có : 8.000.000 Dư nợ cuối kỳ : 2.000.000
SỔ THU TIỀN BÁN HÀNG
Tháng 04/2007 Ngày Ctừ Phiếu
thu Diễn giải Số tiền Ghi chú
01/04 014256 01 NguyễnVăn Chè - Sữa tiệt
trùng CGHL 12.600.000
01/04 003220 02 Chị Hạnh - Giấy lụa 1.950.000
... ... ... ... .... ...
Tổng cộng 14.550.000