I. Những ưu và tồn tại của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu
2. Những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH
phân nhiệm rõ ràng, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty cũng như các đối tượng bên ngoài công ty.
Việc áp dụng hình thức ghi sổ là nhật ký chứng từ khá phù hợp trong điều kiện áp dụng kế toán máy và với khối lượng các nghiệp vụ nhiều như hiện nay tại công ty.
Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát tại công ty được giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện.
Các thủ tục kiểm soát được giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn.Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.
b. Những ưu điểm của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ
- Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt.
- Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng tồn đọng công việc vào cuối kỳ .
2. Những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc ty TNHH Hữu Phúc
Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ thì vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát, những mặt còn tồn tại này nếu không sớm được hoàn thiện và khắc phục sẽ trở thành những trở ngại lớn cho công tác hạch toán kế toán nói riêng và quá trình phát triển của công ty nói chung.
ra và đối chiếu. Do số lượng và chủng loại của các mặt hàng rất đa dạng, nhiều sản phẩm có tên gọi tương tự lẫn nhau, chỉ khác nhau một số đặc điểm nhỏ. Do vậy mà trong quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn. Dẫn đến việc kiểm tra số lượng sản phẩm để cung cấp có thể không đúng với thực tế, nhiều khi gây phiền toái cho khách hàng và chính nhân viên bán hàng.
- Việc giao hoá đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ. Việc giao và nhận hoá đơn chứng từ là đồng thời chuyển giao trách nhiệm về bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu kế toán rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay, khi giao nhận hoá đơn, chứng từ giữa hai phòng thì chỉ có xác nhận số lượng, số hoá đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do có sai sót thì không được xác nhận trên giấy tờ. Mặt khác, đối với những hoá đơn bán hàng thu tiền mặt, phòng bán hàng không lập lệnh xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hai liên của hoá đơn, mọt của khách hàng, một liên được sử dụng để lưu ở phòng kế toán xuống kho để nhận hàng, các thủ kho có trách nhiệm thu lại liên hoá đơn lưu tại phòng kế toán và giao cho phòng kế toán. Nhưng do công ty có khá nhiều các nghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ không thường xuyên cho nên thường xảy ra tình trạng thất lạc hoá đơn lưu tại phòng kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng này.
- Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm kế toán thì một trong những nguyên tắc quan trọng là phân quyền sử dụng. Tuy nhiên việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực hiện, một người nhân viên đều có thể vào và chỉnh sửa số liệu trên tất cả các phần hành, kể cả kế toán tổng hợp. Điều này có thể tạo điều kiện cho một số đối tượng có điều kiện chỉnh sửa số liệu trên phần hành không phải do mình chịu trách nhiệm, từ đó nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra.
- Ngoài ra, trong công tác hạch toán vẫn còn sự chồng chéo giữa kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ căn cứ váo hoá đơn đã kiểm tra và vào chương trình kế toán máy đồng thời kế toán công nợ cũng tiến hành vào sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng. Khi huỷ một hoá đơn nào đó phải đồng thời huỷ trên máy và huỷ trên sổ chi tiết công nợ, cuối tháng kế toán công nợ lại tiến hành cộng sổ chi tiết công nợ và kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết ghi tay và sổ chi tiết in ra từ chương trình kế toán máy. Như vậy sẽ rất mất thời gian và công sức để kiểm soát số liệu kế toán (một công việc phải làm hai lần).
- Kế đến, công tác thu hồi công nợ chưa được công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc. Mặc dù đã qui định tỷ lệ nợ cho phép vào cuối kỳ đối với mỗi khách hàng, nhưng vấn xảy ra nhiều trường hợp các khách hàng để tình trạng số dư nợ cuối kỳ vượt quá số dư nợ cho phép. Điều này làm tổn thất một khoản không nhỏ cho
công ty vì trong khi để cho khách hàng nợ thì công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động kinh doanh của mình.
- Quá trình sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng sang phòng kế toán trong quá trình thực hiện còn xảy ra tình trạng thiếu dữ liệu, tức là các yếu tố trong hoá đơn bán hàng trong phần mềm bị thiếu hoặc cập nhập sai so với hoá đơn bán hàng, điều này là do việc sử dụng không đồng bộ tên gọi cũng như mã của thành phẩm.Do vậy mà trong khi thực hiện sao chép, dữ liệu không cập nhập đầy đủ làm cho quá trình kiểm tra Hoá đơn gặp khá nhiều khó khăn cũng như trong công việc kiểm tra đối chiếu thành phẩm tồn cuối kỳ.
Mặt khác, khi có phát sinh các nghiệp vụ về hàng đổi bù, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng được đổi sản phẩm một cách nhanh chóng, công ty chỉ căn cứ vào biên bản kiểm tra của bộ phận KCS và phiếu nhập kho đã tiến hành xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng. Khoản thuế GTGT của hàng đổi bù công ty tạm thời nộp cho Cơ quan Thuế, khi khách hàng giao hoá đơn GTGT của những sản phẩm trả về kế toán mới tiến hành làm bảng kê xin hoàn thuế. Tuy nhiên do không theo dõi chi tiết các hoá đơn và khách hàng có hàng đổi bù cho nên một số trường hợp khách hàng không giao hoá đơn để hoàn thuế làm công ty thất thoát khoản thuế đã nộp cho những hàng đổi bù này.
Trên đây là và những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ của công ty TNHH Hữu Phúc. Đế hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng nói riêng hoạt động ngày càng hiệu quả và phát huy tốt tác dụng kiểm soát thì công ty cần phải khắc phục được những hạn chế trên.
- Về tổ chức chứng từ, công ty nên thống nhất chung mẫu yêu cầu mua hàng và gửi cho các khách hàng. Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng lập yêu cầu mua hàng theo mẫu và gửi cho bộ phận bán hàng của công ty để xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không. Ngoài tác dụng là tiện lợi cho bộ phận bán hàng khi kiểm tra khả năng đáp ứng sản phẩm yêu cầu, thì Yêu cầu mua hàng còn là chứng từ để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu việc xuất hàng và lập hoá đơn GTGT có phù hợp với yêu cầu khách hàng hay không.
- Quá tình luân chuyển chứng từ cần phải được thực hiện nghiêm túc hơn, khi giao nhận cần ghi rõ số lượng, số chứng từ được giao…
- Ngoài ra, trong quá trình tổ chức sắp xếp công việc cần phân quyền sử dụng phần mềm, mỗi nhân viên chỉ được phép cập nhật và chỉnh sửa số liệu đối với phần hành mà mình phụ trách, đối với các phần hành khác thì không được phép cập nhật thêm và chỉnh sửa số liệu, điều này cũng có nghĩa gắn trách nhiệm của nhân viên với công việc của phần hành mà mình phụ trách.
- Khắc phục sự chồng chéo trong công việc giữa kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ, khi đó khối lượng công việc sẽ giảm đáng kể nhưng hiệu quả công việc vẫn đạt được.