II. Những ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu
1. Hệ thống lại việc nhận yêu cầu đặt hàng
Việc nhận diện chính xác yêu cầu của khách hàng về sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụ được tiến hành nhanh gọn, chính xác và rút ngắn được thời gian cho công ty và cho cả khách hàng. Yêu cầu mua hàng được xât dựng thành dạng biểu mẫu, và cung cấp cho khách hàng, khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ điền những chủng loại sản phẩm mình cần mua, số lượng vào yêu cầu mua hàng. Sau đó khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho công ty để công ty xem xét khả năng có thể đáp ứng. Trên cơ sở tình hình tồn kho thực tế của sản phẩm công ty sẽ báo cho khách hàng biết khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng hay không. Nhờ vậy mà cả khách hàng và công ty đều tiết kiệm được thời gian cũng như công ty có thể đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng .
Mặt khác yêu cầu mua hàng của khách hàng cũng là một đối tượng để kiểm soát hoạt động bán hàng có đúng đối tượng và có thể xảy ra gian lận hay không.
Yêu cầu mua hàng sẽ bao gồm các yếu tố sau: - Tên khách hàng, địa chỉ
- Thời gian yêu cầu và thời gian dự định nhận hàng. - Các loại sản phẩm yêu cầu, số lượng yêu cầu. - Xác nhận của khách hàng
CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC
YÊU CẦU MUA HÀNG
Địa chỉ: 64 Hùng Vương, Đà Nẵng
Thời gian yêu cầu: ngày 02 tháng 04 năm 2007
Thời gian dự kiến nhận hàng: ngày 06 tháng 04 năm 2007
Yêu cầu Công ty TNHH Hữu Phúc cung cấp cho chúng tôi những sản phẩm sau:
TT Tên sản phẩm Số lượng Khả năng đáp
ứng Ghi chú 1 Sữa CGHL 123 210 210 2 Sữa CGHL 456 100 100 3 Sữa tiệt trùng CGHL 100 100
4 Sữa tiệt trùng Yomos 100 100
5 Sữa đặc CGHL cao cấp 50 50
6 Sữa đặc Trường Sinh 50 50
7 Sữa đặc Hoàn Hảo 50 50
8 Sữa đặc CGHL dinh dưỡng hàng ngày
60 40
………….. ………… ……… …
Tổng 720 700
Đã cung cấp cho khách hàng theo Hoá đơn: HĐ014652
Người nhận yêu cầu Khách hàng yêu cầu
(Ký tên) (Kýtên,đóng dấu)
Giấy yêu cầu mua hàng cũng được lưu cùng hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng ... để làm căn cứ đối chiếu sau này.