II. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc
2. Tổ chức thông tin kế toán tiêu thụ tại công ty
1.3 Tổ chức báo cáo tiêu thụ
Để cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo công ty về tình hình tiêu thụ sản phẩm trong từng thời kỳ, thì viêc thiết kế các báo cáo tiêu thụ là công việc không thể thiếu trong công tác tổ chức thông tin kế toán quá trình tiêu thụ. Hiện nay, trong chương trình kế toán đang sử dụng có thiết kế nhiều báo cáo về tiêu thụ nhưng các báo cáo vẫn thường được sử dụng nhất là: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng theo khách hàng, báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng theo sản phẩm, báo cáo tổng hợp doanh số bán theo từng nhóm khách hàng, hoặc các báo cáo chi tiết bán hàng theo hoá đơn,…
CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC
BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG
Từ ngày 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007
Ngày … tháng … năm 2007
Stt
Mã
KH Tên khách hàng Tiền vốn Doanh thu
1 CH001 Cửa hàng Tấn Mỹ 357.133.159 392.326.427 2 CH002 Lữ Hoàng Tân 455.257.687 471.211.283 3 DL003 Đại lý Anh Thế 241.997.684. 255.743.248 4 TH005 Tiệm Oanh 112.697.732 119.099.008 5 TH001 Tiệm Chị Tám 2.521.741 2.352.092 6 CH002 Cửa hàng 375 174.386.770 184.152.429 7 DL003 Đồng Cỏ Xanh 245.941.133 259.713.836
8 DL004 Đại lý Hoài Nam 534.940.244 564.896.897 9 DL005 Đại lý Hải Nguyệt 62.758.386 66.272.855
… … … .. ..
Người lập biểu
CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC
BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG
Từ ngày 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007
Stt
Mã vật
tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Doanh thu
1 TP000100
Sữa tươi tiệt
trùng CGHL thùng 251 50.200.000 2 TP000300
Sữa tươi tiệt
trùng Calximex thùng 104 20.800.000 3 TP000400 CGHL Step 1 hộp 164 28.700.000 4 TP001000 CGHL Step 2 hộp 210 44.520.000 5 TP001300 CGHL Cao cấp hộp 1080 11.880.000 6 TP001901 Sữa đặc Hoàn Hảo lon 1200 8.400.000 7 TP001902 Sữa đặc CGHL dinh dưỡng hằng ngày lon 1310 13.755.000 8 TP002001 Sữa bột CGHL hộp 510 142.800.000 9 TP002002 Sữa bột Friso hộp 486 133.650.000 … … … … … … TỔNG 2.315.768.075 Ngày … tháng … năm 2007 Ngườilậpbiểu
Như vậy, công tác tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ đã được phòng kế toán công ty thực hiện khá khoa học và phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tuy nhiên trong việc tổ chức chứng từ, các yêu cầu đặt hàng
được qui định thống nhất cho nên nhiều khi còn gây nhầm lẫn và khó khăn trong việc chuẩn bị hàng hoá cho khách hàng. Mặt khác, việc giao nhận hoá đơn vẫn chỉ thực hiện mang tính hình thức nhiều khi nhân viên phòng bán hàng giao một số lượng lớn hoá đơn, nhân viên kế toán không kiểm tra lại đã ký nhận. Vì vậy trách nhiệm bảo quản hoá đơn của các bên liên quan sẽ không cao dễ dẫn đến hiện tượng thất lạc hoá đơn.
3. Các thủ tục kiểm soát
Tại công ty TNHH Hữu Phúc các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Chế độ uỷ quyền
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: trách nhiệm và công việc cần phải được
phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân phân nhiệm phải rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá cao trong công việc, sai sót ít khi xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Các thành viên trong tổ chức sẽ hiểu rõ trách nhiệm của nhau từ đó phối hợp với nhau chặt chẽ hơn.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích
hợp về trách nhiệm. Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết
định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Ủy quyền là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống thống nhất mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Để thoả mãn mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẩn và uỷ quyền đúng đắn.