Các cơ quan văn phòng nh trên đã trình bày bao gồm Hàn lâm viện; Đông các; Trung th giám; Bí th giám; Hoàng môn sảnh. Đây là những cơ quan trông coi việc giấy tờ bên cạnh Vua. Bên cạnh đó, đông cung thái tử cũng có những cơ quan trông coi việc giấy tờ là Chiêm sự viện, Tả xuân ph- ờng, Hữu Xuân Phờng.
2.2.1.1. Hàn lâm viện
Hàn lâm viện, đây là tên gọi một cơ quan văn phòng của nhà Vua, “Hàn lâm viện” đợc thành lập từ thời nhà Đờng ở Trung Quốc để giữ việc khởi thảo các chiếu sắc hoặc biên soạn trớc tác những giấy tờ trong triều. Theo Đào Duy Anh thì ở nớc ta “Hàn lâm viện là quan hàm chia ra: Đãi
chiến; Cung phụng; Điểm bộ; Điển tịch; Biên tu; tu soạn; trớc tác; thị giảng; thị độc; thị giảng học sĩ; thị độc học sĩ.
Hàn lâm viện có chức năng soạn thảo các bài chế, biểu, ca và th: “phàm là các bài chế, biểu, ca và th đều phụng mệnh khởi thảo, cùng là các chức cung phụng trong triều đờng, nếu chức nào cha hợp đều đợc làm tờ trình tâu lên” (3,586). Ngày nay, Hàn lâm viện có chức năng khác là cơ quan khoa học cao nhất, nơi tập trung những ngời tài năng của một lĩnh vực hay nhiều lĩnh vực, còn gọi là các viện sĩ (những ngời làm việc trong Hàn lâm viện). Chế là bài văn của Vua để phong thởng các công thần, Cáo là bài văn sắc phong cho các vị đại thần.
Đứng đầu Hàn lâm viện là chức Hàn lâm viện thừa chí, kế đến là các chức Hàn lâm viện thị độc giữ việc đọc sách, tham khảo; Hàn lâm viện thị giảng phụ trách việc giải thích, bình luận, chú thích các văn, th, thơ, ca, chế, biểu; Tả hữu thuyết th coi việc giải nghĩa kinh sách; Hàn lâm thị th biên chế các văn th; Hàn lâm viện đãi chế sẵn sàng cho biết ý kiến về văn tế trong bài chế của Vua; Hàn lâm viện hiệu lý, Đãi chiếu kiểm soát, chỉnh lý và sẵn sàng cho ý kiến về văn từ trong chiếu chỉ, cũng là chú giải khi có ngời hỏi về những chữ trong chiếu chỉ của Vua; Hàn lâm viện kiểm thảo giữ việc kiểm thảo các văn th.
Trực thuộc Hàn lâm viện còn có các Quán (tên chỉ cơ quan, nhà để làm việc, chỗ dạy học) là: Sùng văn quán; Chiêu văn quán; Tú lâm cục. Sùng văn quán là cơ quan trông coi về sách vở, đồ th (địa đồ và th tịch), cung cấp tài liệu và chỉ bảo học sinh. Chiêu văn quán: là cơ quan trông coi việc sao chép, sửa sang, hiện đính tứ khố đồ th (tứ khố đồ th là bốn loại sách: Kinh (sách Triết học của Nho giáo); Sử (sách ghi chép lại những việc đã xảy ra); Tử (sách của Ch Tử); Tập (các sáng tác của các văn gia thi sĩ - thơ, ca, phú). Tú lâm cục là cơ quan trông nom và dạy bảo con các quan viên. Mỗi “quán” trên đều có một viên T huấn đứng đầu và một viên Diễn nghĩa giúp việc.
2.2.1.2. Đông các toà.
Đây là cơ quan phụng mệnh sửa chữa các bài chế, cáo, thơ, ca, văn, th và coi sóc sự bảo cử ở Triều đình: “Phàm các bài chế, cáo, thơ, ca, văn, th đều phụng mệnh sửa chữa; cùng là sự bảo cử ở Triều đờng cha đợc hợp, đều đợc làm tờ trình lên” (3,586). Đông các toà là cơ quan giúp việc cho Hàn lâm viện. Trớc kia, nhà Minh đã lập nên cơ quan này để phụ giúp Hàn lâm viện và đặt ra các Đại học sĩ để đứng đầu bốn Điện và hai Các trong viện Hàn lâm, bao gồm: Trung cục điện (do Trung cục điện Đại học sĩ đứng đầu); Kiến cục điện (do Kiến cục điện Đại học sĩ đứng đầu); Văn hoa điện (do Văn hoa điện Đại học sĩ đứng đầu) và Vũ anh điện (do Vũ anh điện Đại học sĩ đứng đầu). Hai Các là Văn uyên các (do Văn uyên các Đại học sĩ đứng đầu) và Đông các (do Đông các Đại học sĩ đứng đầu).
Phỏng theo nhà Minh, nhà Lê cũng xây dựng Đông các (có Đông các Đại học sĩ và Đông các học sĩ, đây là chức quan thuộc hàng Tòng tứ phẩm và Tòng ngũ phẩm tơng đơng với Quốc tử giám Tế Tửu. Thời Lê Thánh Tông có đặt ra hai điện là Văn Minh điện (có Văn Minh điện đại học sĩ), Cẩn Đức điện (có Cẩn Đức điện đại học sĩ). ở Đông các toà ngoài những chức danh trên còn có Đông các hiệu th thuộc hàng chánh lục phẩm giữ việc kiểm soát, xem xét lại những bài chế, cáo, thơ, ca…do Đông các Đại học sĩ phụng mệnh sửa chữa. Sau này, thời Lê “Trung Hng” bãi bỏ các chức, chỉ giữ Đông các Đại học sĩ.
2.2.1.3. Thợng th sảnh, Trung th sảnh, Môn hạ sảnh và Nội thị sảnh
Thợng th sảnh (tỉnh), sảnh là tên chỉ một cơ quan của triều đình. Th- ợng th sảnh có nhiệm vụ đề xuất ý kiến với nhà Vua (Thợng th: dâng th lên vua) trong việc cai trị đất nớc. Đứng đầu Thợng th sảnh thờng là Hành Khiển thợng th (Hành khiển: điều khiển, chỉ huy mọi công việc, đây là chức danh thờng đứng đầu cơ quan chuyên trách hoặc đứng đầu đơn vị hành chính lớn sau trung ơng (đạo; thừa tuyên) đại diện trực tiếp cho vua và toàn quyền xử lý
công việc). Những ngời đứng đầu Thợng th sảnh thờng đợc gia thêm chức “Bình chơng quân quốc trọng sự, nghĩa là Tể tớng và á tớng hay “nhập nội hành khiển”, đây đều là chức vị quan trọng nằm trong Mật viện tham tri (trọng thần, chính phủ). Năm 1471, đời Hồng Đức nhà Vua đã bãi bỏ chức Tể tớng, á tớng, tự mình đứng ra điều khiển mọi việc.
Trung th sảnh cũng là cơ quan quan trọng chuyên việc thơng nghị, cố vấn và bàn bạc việc nớc, trực tiếp giúp vua. Đứng đầu Trung th sảnh là Trung th lệnh, thờng do tể tớng kiêm nhiệm.
Môn hạ sảnh là cơ quan thẩm tra mọi việc rồi mới công bố thi hành. Đứng đầu Môn hạ sảnh là Tri t sự (ngời biết việc đó).
Ba cơ quan Thợng th sảnh, Trung th sảnh, Môn hạ sảnh gộp lại thành Trung th giám. Đến đời Hồng Đức, Trung th giám là cơ quan phụ trách việc biên chép tờ kim tiên, ngân tiêm, tờ chế, tờ sắc cùng với các bài biểu, bài giảng các văn tế ở điện, miếu. Đứng đầu Trung th giám là Trung th giám xá nhân hàng chánh lục phẩm; thứ đến là Trung th giám điển th, ngời chuyên khảo về kinh điển và văn th, hàng tòng lục phẩm; Trung th giám chính tự có nhiệm vụ hiệu đính lại các chữ trong các bài văn th, thuộc hàng chánh thất phẩm.
Nội thị sảnh do đô ti đứng đầu, văn phòng trực tiếp liên quan với Vua, có trách nhiệm trông nom, cai quản việc trong cung. Nhận và ban bố lệnh của nhà Vua.
2.2.1.4. Bí th giám
Đây là cơ quan trông coi về th viện của Vua, giữ sách riêng của Vua. Đứng đầu là Bí th giám học sĩ hàng tòng ngũ phẩm. Thứ đến là Bí th giám Điển th hàng tòng lục phẩm.
Đây là cơ quan chịu trách nhiệm giữ ấn của nhà Vua. Đứng đầu cơ quan này là Hoàng môn thị lang thuộc hàng tòng tam phẩm. Mặc dù không phải là cơ quan trọng yếu song lại có quan hệ mật thiết với công việc củaVua. Theo quy định, ấn của Vua có nhiều loại ấn. Năm Thiệu Bình thứ hai (1435) Vua Lê Thái Tông đã cho đức sáu quả bảo ấn, sau này, Vua Lê Thánh Tông dùng lại năm quả còn ấn Bảo tổ truyền quốc thì cho đúc lại. Sáu quả ấn đó bao gồm:
1. Thuận thiên thừa vận chỉ bảo, dùng để truyền ngôi, năm Quang Thuận thứ 8 (1467), Vua Lê Thánh Tông cho thay bảo ấn này bằng quả “Hoàng đế thụ mệnh chi bảo”.
2. Đại thiên hành hoá chi bảo để dùng vào việc đánh dẹp. 3. Chế các chi bảo, dùng để đóng vào bài chế, bài chiếu.
4. Sắc lệnh chi bảo, dùng vào việc ra hiệu lệnh, thởng hay phạt. 5. Ngự tiền chi bảo, dùng để đóng vào sổ sách.
6. Ngự tiền tiên bảo, dùng vào việc cơ mật.
Do có nhiều loại ấn khác nhau nh vậy, nên ngời giữ ấn cũng phải biết nhiều việc và sử dụng ấn đúng từng loại văn bản.
Bên cạnh các cơ quan văn phòng bên cạnh vua, ở Đông cung hay cung Thái tử cũng có những cơ quan văn phòng giúp việc. Đó là các cơ quan: Chiêm sự viện; Tả xuân phờng; Hữu xuân phờng. Những cơ quan này bắt đầu đợc lập nên từ thời Lê Thánh Tông.
Chiêm sự viện là cơ quan trông coi, quán xuyến tất cả công việc thuộc Đông cung s phủ. Đứng đầu là Chiêm sự hàng chánh ngũ phẩm, giúp việc cho chiêm sự có thiếu chiêm sự hàng tòng ngũ phẩm. Tả xuân phờng là cơ quan trông nom nhiều việc, đứng đầu là Tả thứ tử hàng chánh tam phẩm. Giúp việc cho Tả thứ tử có Tả trung doãn hàng chánh tứ phẩm. Các Tả thứ tử và Tả trung doãn có trách nhiệm điều khiển ty kinh cục (chăm sóc kinh điển,
nhận văn th, đồ hoạ của Thái tử, tâu bàn với Thái tử về văn chơng); Điển thiết; Dợc tàng; Điển thiện cung môn. Bên cạnh đó, Tả xuân phờng còn có các quan nh Tả dụ đức, hàng tòng tam phẩm có trách nhiệm nhắc nhở Thái tử noi theo đạo đức, làm điều thiện; và tuỳ cơ hội mà giúp đỡ Thái tử ; Tả tá thiện hàng tòng tứ phẩm có trách nhiệm truyền lệnh của Thái tử, chỉ dẫn Thái tử về lễ nghi. Hữu xuân phờng có nhiệm vụ dâng nạp tờ khải tấu. Đứng đầu Hữu xuân phờng là Hữu thứ tử hàng chánh tam phẩm, phụ tá Hữu thứ tử có quan Hữu trung doãn hàng chánh tứ phẩm.
Và nh vậy, một tờ khải tấu đợc dâng Thái tử, trớc hết do quan Hữu thứ tử và Hữu trung doãn dâng nạp. Nếu trong tờ khải tấu có điển cố khó thì Tả thứ tử và Tả trung doãn sẽ hiệu đính, giải nghĩa những điển cố khó đó. Thời Lê, Vua thờng vi hành xa kinh thành, lúc thì trực tiếp chỉ huy đánh trận. Do vậy, mỗi khi Vua đi vắng thờng phong Thái tử làm giám quốc. Mỗi khi Thái tử ra lệnh gì thì thờng viết vào giấy ra lệnh gọi là “lệnh th” và chuyển nó qua Hữu xuân phờng, các quan bên Hữu xuân phờng mới công bố cho mọi ngời biết và tổ chức thi hành.
Trên đây, chúng ta vừa điểm qua các cơ quan thuộc văn phòng nhà Vua và Thái tử, mỗi cơ quan có chức năng nhiệm vụ riêng, nhng đều chiếm giữ những vị trí quan trọng, trong đó có nhiều tổ chức do các đại thần thân tín đứng đầu, thậm chí ngay cả Tể tớng và á tớng. Và ngay cả những vị trí cao nh vậy tất cả mọi việc đều phải báo cáo với Vua và do Vua định đoạt, các chức danh trên đây chỉ giữ vai trò tham mu mà thôi.