Tổng giám đốc Các trợ lý tổng giám
2.2.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu lao động bộ phận tiệc:
Bộ phân tiệc bao gồm 14 nhân viên chính thức và 16 nhân viên hợp đồng theo thời vụ . Nhiệm vụ và yêu cầu công việc của từng cấp độ nhân viên như sau:
Trưởng bộ phận: Đứng đầu bộ phận tiệc, quản lý toàn bộ nhân viên trong bộ phận về vấn đề chuyên môn. Và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc bộ phân ăn uống.
Đội trưởng Nguyễn Đình Độ Nguyễn Phi Hổ Đỗ Minh Thảo Nguyễn Đình Quý Nguyễn Thị Giang Lê Ngọc Lâm Nguyễn Ngọc Lĩnh Nguyễn Văn Thành Nguyễn Duy Thành Vũ Thị Tuyết Lê Quang Đức Trưởng bộ phận Trần Bằng Giang Trợ lý bộ phận Nguyễn Việt Cường Nhân viên giám sát. Trần Thu Hằng
Nhân viên cấp2
Nhân viên cấp 1
Là người có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong lĩnh vực phục vụ tiệc. Có khả năng quản lý, điềm tĩnh và giao tiếp tốt. Sử dụng thành thạo tiếng Anh trong khi giao tiếp với khách nước ngoài.
Là người chịu trách nhiệm phân công nhân viên làm việc theo ngày tùy vào khối lượng công việc đảm bảo sự hợp lý nhất, khi cần thêm người ngoài nhân viên chính thức và nhân viên thời vụ có quyền đề nghị bằng văn bản với phòng nhân sự. Cũng là người quan sát chỉ đạo, chỉnh đốn nhân viên nếu họ mắc lỗi trong quá trình làm việc. Và có trách nhiệm kiểm tra chấm công cho nhân viên sau buổi làm việc của họ, cuối tháng gửi phòng kế toán tính lương cho nhân viên.
Là người phổ biến các thông tin từ trên xuống cho nhân viên và phản ánh kiến nghị từ phía nhân viên đến nhà quản lý cấp cao hơn. Đồng thời là người trực tiếp phỏng vấn đánh giá nhân viên theo định kỳ để phân loại, để đề nghị khen thưởng kỷ luật, nâng lương theo niên hạn hay ký hợp đồng chính thức.
Khi công việc có tính chất quan trọng, gấp gáp hoặc có quy mô lớn trưởng bộ phận sẽ tham gia giúp đỡ nhân viên trong công việc, và quan sát tiếp nhận những yêu cầu của khách trong buổi tiệc.
Trợ lý bộ phận: Là người trợ giúp công việc cho trưởng bộ phận, chịu sự quản lý và lịch phân công làm việc trực tiếp của trưởng bộ phận. Là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực phục vụ tiệc, có khả năng lãnh đạo nhóm, sử lý các tình huống , thành thạo tiếng Anh trong khi giao tiếp với khách nước ngoài.
Là người phổ biến công việc đến nhân viên trong ca làm việc, tham gia hỗ trợ công việc của nhân viên. Kiểm tra phòng tiệc hội nghị sau khi đã hoàn tất việc chuẩn bị. Chỉ đạo nhân viên làm theo thay đổi của khách hàng khi họ yêu cầu . Có trách nhiệm kiểm tra số lượng nhân viên cuối ca và chấm công. Có khả năng điều chỉnh hành vi của nhân viên khi họ mắc lỗi. Điều phối nhân viên phục vụ khách trong các buổi tiệc, hội nghị.
Tham gia phỏng vấn đánh giá phân loại nhân viên theo định kỳ, có quyền đưa ra ys kiến trong quá trình phân loại nhân viên và các đề nghị khen thưởng, kỷ luật.
Nhân viên giám sát: Chịu sự quản lý và phân công lịch làm việc của trưởng bộ phận.
Là người có kinh nghiệm và nghiệp vụ thành thạo. Có khả năng lãnh đạo nhóm, khả năng giao tiếp tiếng Anh với khách nước ngoài.
Là người chuyên giám sát các hành vi công việc của nhân viên trong quá trình chuẩn bị để kịp thời điều trỉnh trước khi phục vụ khách. Nhận bàn giao và phân công công việc đến từng nhân viên trong ca làm việc. Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình cung cấp các đồ dùng trang thiết bị phục vụ cho tính chất công việc.
Tham gia chuẩn bị phòng tiệc, hội nghị cùng với nhân viên. Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc trong ngày.
Là một trong 3 thành viên trong hội đồng phỏng vấn đánh giá nhân viên theo định kỳ, đề xuất ý kiến trong quá trình đề nghị khen thưởng kỷ luật.
Đội trưởng: Là người đứng đầu một nhóm trong ca làm việc của mình. Tuân thủ lịch làm việc theo sự phân công của trưởng bộ phận, và sự chỉ đạo của những người cấp trên trong cùng một ca làm việc.
Là người thành thạo nghiệp vụ và có kinh nghiệm trong tổ chức các loại tiệc. Giao tiếp được bằng tiếng anh với khách nước ngoài. Có quyền phân công các nhân viên cấp dưới theo yêu cầu công việc. Có thể đưa ra ý kiến với người cấp trên để hoàn thành công việc nhanh chóng nhất
Phải điều trỉnh và hướng dẫn nhân viên cấp dưới làm việc theo đúng quy trình chuẩn. Đồng thời xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên khi cần có những thay đổi . Tham gia công tác chuẩn bị và phục vụ khách trong các buổi tiệc, hội nghị, hội thảo giống như một mét-do-ten.
Nhân viên cấp 2: Là nhân viên chính thức đã có kinh nghiệm trong nghề và đã đươc tăng lương theo niên hạn. Có thái độ làm việc nhiệt tình chăm chỉ, biết việc.Chịu sự quản lý và phân công lịch làm việc của trưởng bộ phận và trợ lý bộ phận. Đồng thời là sự phân công chỉ đạo của nhân viên cấp trên trong cùng ca làm việc.
Có khả năng nhận biết và hình dung công việc của các loại tiệc, các loại hội nghị hội họp. Thuần thục quy trình công nghệ trong quá trình phục vụ và các kỹ năng như lau đồ, trải khăn bàn, bày bàn, gấp khăn ăn,….Và thuộc đường đi tới các khu vực bộ phận có liên quan khi cần liên hệ với họ
Phải là người đảm nhiệm công việc chính thức phục vụ khách theo yêu cầu và có khả năng xử lý các tình huống phát sinh, có kỹ năng nghề nghiếp tốt và khả năng giao tiếp với khách.
Phải tham gia tất cả các khóa đào tạo định kỳ theo quy định của khách sạn. Chịu sự giám sát và điều chỉnh hành vi của nhân viên cấp cao hơn.
Nhân viên cấp 1: Là nhân viên mới được ký hợp đồng trở thành nhân viên chính thức, chưa qua các kỳ đánh giá lên lương.
Là người có thái làm việc tốt, tuân thủ đúng những quy định của khách sạn về giờ làm việc, trang phục…Chịu sự chỉ đạo phân công giám sát và hướng dẫn của các nhân viên cấp trên. Thành thạo các công việc và nắm được quy trình trong quá trình chuẩn bị và phục vụ hội nghị, các loại tiệc.
Thường xuyên làm các công việc đơn giản như lau đồ, lấy khăn, trải khăn bàn …Đồng thời hướng dẫn những nhân viên thời vụ chưa thạo nghề. Tham gia phục vụ khách trực tiếp theo sự chỉ đạo của các nhân viên cấp trên.
Nhân viên hợp đồng thời vụ:Là những người được ký hợp đồng ngắn hạn theo thời vụ. Làm việc theo sự quản lý và phân công công việc của trưởng bộ phận. Lương tính theo đơn giá ngày, ngoài ra không có chế độ nào khác của khách sạn.
Là người được chọn thông qua phỏng vấn, có thái độ làm việc tốt, và các kỹ năng cơ bản trong công việc.
Chịu sự hướng dẫn và làm việc theo người nhân viên chính thức. Họ chủ yếu tham gia các công việc chuẩn bị trước khi phục vụ khách trực tiếp.
Có cơ hội được ký hợp đồng chính thức nếu có đánh giá tốt của trưởng bộ phận và trong trường hợp khách sạn thiếu nhân viên chính thức.