Tổng giám đốc Các trợ lý tổng giám
2.3.3. Hoạt động bán hàng
Các dịch vụ của bộ phận tiệc được chủ yếu thông qua hoạt động bán trực tiếp của các nhân viên phòng bán hàng. Với cách tiếp cận tư vấn trực tiếp cho từng đối tượng khách hàng, phòng bán hàng chia nhân viên hoạt động theo phân đoạn thị trường mục tiêu như thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc và Việt Nam. Trong đó có hai nhân viên một người Hàn Quốc, một người Nhật Bản và 4 nhân viên người Việt Nam phụ trách thị trường Trung Quốc và Việt Nam.
Thị trường Trung Quốc vẫn là một thị trường mới xuất hiện và gia tăng trong hai năm gần đây, vì vậy vấn đề ngôn ngữ đang là một hạn chế đối với nhân viên bán hàng, trong khi không có nhân viên biết tiếng Trung Quốc, đồng
thời khả năng nói tiếng Anh hay tiếng Việt của người Trung Quốc không tốt nên việc tư vấn hiệu quả cho khách là rất thấp.
2.2.3.2.Mô tả quá trình phục vụ của bộ phận tiệc
Mô tả quá trình phục vụ tiệc
Phục vụ các loại tiệc
Công việc của bộ phận tiệc được bắt đầu khi nhận được thông tin đặt tiệc chuyển xuống từ bộ phân bán hàng. Các công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Nhận văn bản yêu cầu đặt tiệc từ bộ phận bán hàng. Sắp xếp thứ tự tiệc theo trình tự thời gian tiến hành các buổi tiệc và treo trên văn phòng bộ phận tiệc.
Bước 2: Trưởng bộ phận tùy vào khối lượng công việc của một ngày để phân công số lượng nhân viên hợp lý cho mỗi ca, nếu khối lượng công việc quá lớn có thể yêu cầu phòng nhân sự bổ sung thêm nhân viên
Bước 3: Trưởng ca ( có thể là trợ lý bộ phận, có thể là nhân viên giám sát, hoặc các đội trưởng) xem lịch đặt tiệc và phổ biến khối lượng công việc cho
Khách hàng PB bán BP tiệc Chuẩn bị phục vụ Phục vụ tiệc Kết thúc tiệc Nhận đặt
tiệc Thông tin bằng văn bản
nhân viên. Đồng thời quyết định việc nào làm trước việc nào làm sau và phân công công việc cho các nhân viên.
Bước 4: Tiến hành setup( chuẩn bị ) tiệc
Thường trong quá trình setup diễn ra theo trình tự sau:
Chuyển bàn ghế từ kho và kê bàn ghế theo sự chỉ dẫn sắp xếp của trưởng ca.
Lấy khăn bàn, vỏ ghế và các loại khác có liên quan từ phòng giặt là, trải khăn bàn, lồng vỏ ghế, buộc nơ trang trí
Lấy đồ bát đũa thìa dĩa và các đồ phục vụ khác theo yều cầu xác định từ thực đơn đặt tiệc, tiến hành lau đồ bằng nước nóng và khăn vải sạch.
Bày các loại dụng cụ phục vụ quá trình ăn tiệc theo trình tự thực đơn lên bàn
Làm bục sân khấu và trang trí nếu có
Đặt hoa tươi lên mỗi bàn được lấy từ shop hoa
Nhân viên giám sát kiểm tra để hoàn thiện công đoạn chuẩn bị.
Yêu cầu bộ phận công cộng hút bụi trong phòng tiệc
Thường các công việc trong quá trình setup không được phân công rõ ràng vì tính chất công việc diễn ra rất nhanh và chỉ phân định danh giới là việc liên quan đến các loại vải vóc, khăn bàn là của nhân viên nữ. Còn nhân viên nam đảm nhiệm việc kê bàn ghế. Bày bàn thì mỗi người đi một loại dụng cụ cho đủ thì thôi chứ cũng không có sự phân công nào. Việc setup cho tiệc phải tiến hành song trước giờ tiệc diễn ra ít nhất 1 tiếng .
Bước 5: Phục vụ tiệc
Trước khi vào phụ vụ đều có sự phân công nhiệm vụ cho các nhân viên, những ai phục vụ đồ ăn, phục vụ đồ uống, thu đồ bẩn trên bàn, phục vụ bàn vip nếu có theo yêu cầu, đón khách và tiến khách.
Cử người đứng đón khách, chỉ dẫn chỗ ngồi cho khách.
Mang đồ uống mời khách khi họ đã ngồi vào vị trí
Phục vụ đồ ăn khi chủ tiệc yêu cầu hoặc theo chương trình đã được thỏa thuận trước với khách hàng, trong quá trình phục vụ tuân theo sự chỉ đạo của người trưởng ca giống như một met-do-ten.
Thu đồ bẩn khi khách yêu cầu thay, hoặc khi đĩa thức ăn đã được dùng hết mang vào cho bộ phận rửa bát.
Bước 6: Kết thúc buổi tiệc
Tiễn khách: cử nhân viên ra cửa chào khách và xin ys kiến của họ về buổi tiệc.
Thu dọn đồ trên bàn lần lượt từ đồ vải, đồ thủy tinh, cho đến đồ sành sứ.
Trả hết các loại đồ đã dùng cho từng bộ phận.
Thu dọn toàn bộ bàn ghế cất vào kho, hoặc có thể giữ lại để setup cho buổi tiệc tiếp theo trong khoảng thời gian tối đa là 12 tiếng.
Các hoạt động phối hợp:
Tất cả các hoạt động của bộ phận tiệc đều được triển khai bắt nguồn từ những văn bản yêu cầu dịch vụ chuyển xuống từ bộ phận bán hàng. Đó là bộ phận có vai trò kết nối dịch vụ của bộ phận tiệc với khách hàng, chính vì vậy mọi thông tin ban đầu về những yêu cầu của khách hàng đến với bộ phận tiệc đều thông qua bộ phận bán hàng.
Trong giai đoạn setup, bộ phận tiệc phải liên hệ với các bộ phận liên quan như: lấy đồ vải từ bộ phận giặt là, yêu cầu cấp đồ dùng dụng cụ bày bàn từ kho của bộ phận rửa bát, liên hệ với bộ phận vệ sinh công cộng làm vệ sinh phòng, thông báo cho bộ phận kỹ thuật yêu cầu về âm thanh, ánh sáng, lấy hoa bày bàn từ shop hoa…Đồng thời tiếp xúc trực tiếp với những người đại diện từ phía khách hàng.
Trong giai đoạn phục vụ trực tiếp, bộ phận tiệc đóng vai trò thực hiện nhiêm vụ lưu thông và tổ chức phục vụ tại chỗ trong hoạt động của kinh doanh ăn uống, vì vậy nhân viên bộ phận này phải chuyển đồ ăn, đồ uống từ bếp và quầy bar ra theo thực đơn yêu cầu của khách.
Giai đoạn kết thúc tiệc, dọn tất cả đồ bẩn trên bàn mang vào cho bộ phận rửa bát, và thu các loại khăn trả lên bộ phận giặt là xử lý.
Trên đây là những hoạt động cơ bản nhất trong quá trình cần phải phối hợp giữa bộ phận tiệc với các bộ phận có liên quan. Mặc dù rất đơn giản nhưng trong quá trình thực hiện đã phát sinh nhiều tình huống làm ảnh hưởng đến hoạt động cung cấp dịch vụ của bộ phận tiệc mà cần phải xem xét khắc phục.