Tổng giám đốc Các trợ lý tổng giám
2.3. Thực trạng trong quá trình hoạt động của bộ phận tiệc 1 Đối tượng khách của bộ phận tiệc
2.3.1. Đối tượng khách của bộ phận tiệc
Khách thường xuyên xử dụng dịch vụ của bộ phận tiệc thường chia làm hai loại là khách trực tiếp sử dịch vụ, và khách là các công ty tổ chức sự kiện.
Khách hàng là những người mua đồng thời là người trực tiếp sử dụng dịch vụ thông thường là những người đại diện cho các công ty, tổ chức có nhu cầu về một trong số các dịch vụ giành cho hội thảo, họp báo, liên hoan, gặp gỡ khách hàng… của công ty, tổ chức mình, hoặc là những buổi tổ chức tiệc cưới, tiệc sinh nhât mang tính chất cá nhân. Họ có thể là người địa phương, cũng có thể đang lưu trú tại khách sạn… Họ là những người có khả năng chi trả cao nhưng còn thiếu kinh nghiệm trong các cách tổ chức, bố trí theo nhiều kiểu khác nhau.Vì vậy họ cần có sự tư vấn chi tiết, tỉ mỉ từ phía người bán, cũng có thể họ chỉ đưa ra những thông số cần thiết nhất để cho nhân viên bộ phận tiệc tự ys sắp đặt, nhưng trên thực tế thì khi đến mọi thứ đã hoàn tất trong sự chuẩn bị của phòng tiệc thì họ lại hay thay đổi và phát sinh rất nhiều yếu tố khác nhau.
Khách hàng là các công ty sự kiện: họ cũng chỉ là những người trung gian trong quá trình cung cấp dịch vụ, nhưng họ có sự hiều biết, có kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực bài trí và sắp xếp hợp lý trong các bữa tiệc. Họ luôn theo sát các hoạt động của nhân viên bộ phận tiệc và giám sát công việc theo một cách tổ chức mà họ đã định trước. Sự phối hợp giữa khách sạn và các công ty sự kiện hiện nay thực sự chưa phổ biến, đồng thời phong cách làm việc của các công ty này chưa chuyên nghiệp họ chỉ đảm bảo tốt về phần nội dung, còn vẫn phó thác việc trong việc sắp xếp cho bộ phận tiệc của khách sạn. Đồng thời sự chính các công ty này cũng chưa tạo được niềm tin cho người tiêu dùng để có được uy tín nhất định trên thị trường. Vì vậy vai trò của các công ty tổ chức sự kiện trong giao dịch với khách sạn chưa được coi trọng, chưa có sự ảnh hưởng lớn đến
lượng khách của bộ phận tiệc. Và hiện nay đối tượng khách thứ nhất vẫn là thị trường chính được khách sạn quan tâm khai thác.
2.3.2.Loại hình sản phẩm dịch vụ
Đối với các loại hội nghị hội thảo tùy vào quy mô, số lượng và tính chất theo yêu cầu của khách hàng sẽ được bố trí phòng theo nhiều kiểu khác nhau có thể là chữ U, hinh chữ nhật, kiểu lớp học…. Có phục vụ trà, café và bánh trái hoa quả theo yêu cầu của khách. Có nhân
viên trực thường xuyên từ khi khách vào đến khi kết thúc. Đối với các loại tiệc:
Tiệc buffet: có hai loại buffet đứng và buffet ngồi. Nếu là tiệc đứng chỉ bày bàn để đồ ăn hâm nóng trên ngọn lửa đèn cồn và các loại dụng cụ tự phục vụ như đĩa, thìa, đũa… và các dụng cụ lấy thức ăn . Tất cả đã được lau sạch sau khi ngâm nước nóng và khăn lau sạch. Đồ uống tự chọn theo thực đơn có sẵn do nhân viên phục vụ bê tới mời từng người.Nếu là tiệc ngồi thì có bày bàn tròn 10 người hoặc tùy theo yêu cầu của khách gồm khăn ăn, thìa, dao, dĩa, cốc uống nước lọc.
Tiệc ngồi kiểu Việt Nam (VietNamese set menu) :Bày bàn tròn, bàn vuông, hình chữ nhât… có khăn ăn, đĩa kê, bát, đũa, cốc trà, thìa, dao, dĩa. Phục vụ đồ ăn theo thực đơn bê ra từ nhà bếp, đồ uống bày sẵn trên bàn tự phục vụ hoặc được nhân viên bê đến mời từng bàn. Nguyên tắc phục vụ là chỉ được dọn những đĩa trên bàn đã hết đồ ăn.
Tiệc ngồi kiểu Trung Hoa (Chinesses set menu): Bày bàn giống kiểu ăn Việt Nam nhưng có thêm bát đựng xì dầu. Cách phục vụ giống như ăn tiệc kiểu Việt Nam nhưng phải thay đĩa bẩn cho khách một cách thường xuyên và liên tục.
Trên đây là ba kiểu dịch vụ tiệc thường xuyên được tổ chức tại khách sạn Daewoo, các kiểu phục vụ này đơn giản trong cả cách bày bàn ăn và trong khi phục vụ, đối tượng khách cũng là những người dễ tính.
Tiệc ngồi ăn kiểu châu Âu(Western set menu): Cũng là bày bàn theo yêu cầu khác nhưng số lượng người trong một bàn sẽ ít hơn số lượng người trong bàn ăn Á do dụng cụ của ăn Âu nhiều hơn, bao gồm các bộ dao, dĩa khác nhau cho từng phần ăn, các loại đồ uống cũng phải dùng ly khác nhau cho phù hợp từng món ăn. Trong khi phục vụ thì các món ăn được phục vụ theo trình tự thực đơn, khách ăn xong mỗi món phải thay ngay dụng cụ rồi mới đưa món khác kể cả khi trong đĩa vẫn còn đồ ăn. Các loại đồ uống cũng phải được kết hợp hài hòa với các món ăn trong khi phục vụ. Đây là kiều dịch vụ đòi hỏi sự tỉ mỉ chính xác nhất về quy trình công nghệ trong khi phục vụ của nhân viên.
Ngoài ra còn có các loại tiệc rượu, tiệc trà,….và các loại tiệc đặc biệt khác giành cho những khách được coi là VIP.
Giá của các dịch vụ
Tất cả các loại tiệc đều tính tiền trên một khách, thấp nhất cho tiệc buffet là 13 USD, đối với tiệc phục vụ tại bàn theo món thì thấp nhất là 15 USD. Riêng đối với tiệc ăn Âu thì thấp nhất là 25 USD/ 1 khách. Cộng thêm 10% giá một bữa tiệc cho phí phục vụ. Giá dịch vụ đã bao gồm toàn bộ chi phí cho các đồ
trang trí như hoa, cây cảnh … và các yêu cầu khác về âm thanh, sân khấu cho các buổi tiệc.
Giá cho dịch vụ tổ chức hội họp bao gồm: giá thuê phòng, các trang thiết bị cho hội họp như hệ thống âm thanh, máy chiếu… và chi phí cho một khách tham gia, nếu chỉ sử dụng dịch vụ họp thì chi phí đó là 1USD/ 1 khách cho dịch vụ kèm theo như giấy viết, bút, nước uống. Còn nếu có yêu cầu sử dụng dịch vụ ăn nhẹ trong thời gian giải lao thì chi phí cho 1 khách sẽ là từ 3USD trở lên tùy vào yêu cầu thực đơn của các loại bánh, hoa quả, café, trà…
Chính sách giá đối với các sản phẩm dịch vụ có sự thay đổi đối với mỗi đối tượng khách khác nhau. Như đối với các công ty tổ chức sự kiện giá có thể giảm 10 – 15%, tùy vào quy mô và mức độ trong mối quan hệ. Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ với khối lượng lớn hay nhiều lần cũng có thể giảm giá tới 5% tổng giá trị thanh toán.
Trong mỗi thời điểm khách sạn cũng đưa ra những mức giá phù hợp, như vào thời điểm vắng khách như sau dịp Tết Nguyên Đán, hay vào mùa hè khách sạn thường có chính sách giảm giá cho khách hàng mua vào dịp này từ 2- 5%.