Quản lý hình thức GDTXa là nội dung trọng tâm trong công tác quản lý trung tâm GDTX. Do đó, công tác quản lý hình thức GDTXa phải được tiến hành đồng bộ từ quản lý công tác tuyển sinh, quản lý thực hiện chương trình kế hoạch dạy học, quản lý đội ngũ và hoạt động giảng dạy của GV, quản lý hoạt động dạy học của giáo viên thông qua kết quả học tập của học viên, quản lý cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, quản lý việc kiểm tra, đánh giá học viên, quản lý học liệu của học viên. [16].
1.3.2.1. Quản lý đào tạo, quy trình tổ chức đào tạo đối với các lớp đại học hệ từ xa.
Giám đốc trung tâm chỉ đạo, bộ phận tuyển sinh triển khai thông báo, quảng cáo đến người học các thông tin về tuyển sinh, địa điểm học, thời gian học, hình thức học, lệ phí tuyển sinh, học phí, các khoản phí bảo hiểm (nếu có), đội ngũ giáo viên, CSVC – TBDH, chất lượng đào tạo….
- Chỉ đạo việc tổ chức công tác chiêu sinh, khảo sát, kiểm tra đầu năm, phân loại học viên để sắp xếp lớp.
- Trung tâm cần phải thông báo tới học viên trước khi khai giảng Quy chế về tổ chức đào tạo, thi kiểm tra, cấp chứng chỉ, văn bằng tốt nghiệp theo hình thức GDTXa của Bộ GD&ĐT và các quy định của Trung tâm. Chương trình chi tiết và kế hoạch đào tạo toàn khóa, các học phần, lịch phân phối học liệu, lịch phát thanh, truyền hình, lịch tập trung nghe hướng dẫn, phụ đạo, lịch thi. Danh sách giáo viên hướng dẫn, phụ đạo các học phần. Thể thức đăng ký
học, mức thu học phí lệ phí thi. Danh mục các tài liệu học tập (tên giáo trình, tài liệu hướng dẫn, hệ thống bài tập…)
- Tổ chức khai giảng lớp học theo khóa học và bố trí lớp học theo thời gian học của khóa học đó.
1.3.2.2. Quản lý thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học
i) Quản lý chương trình đào tạo
- Chương trình dạy học là những quy định mang tính pháp lệnh của Nhà nước do Bộ GD&ĐT ban hành, trong đó quy định một cách cụ thể mục đích, yêu cầu, nội dung của môn học, số tiết của từng chương, từng bài. Ngày 08/08/2003 Bộ trưởng Bộ GD&ĐT
Quyết định số 40/2003/BGD&ĐT về việc ban hành Quy chế chính thức tổ chức đào tạo, thi, kiểm tra, cấp văn bằng chứng chỉ theo hình thức giáo dục từ xa. Quy chế thể hiện rõ việc nâng cao chất lượng đào tạo và giá trị văn bằng .
- Trên cơ sở Chương trình khung do Bộ GD&ĐT ban hành, chương trình đào tạo do các trường đại học liên kết đào tạo xây dựng Trung tâm cần phải chỉ đạo sâu sát giáo viên quản lý các lớp cần giám sát việc thực hiên chương trình đào tạo bám sát mục tiêu, thực hiện đúng yêu cầu nhằm trang bị cho học viên đầy đủ tri thức khoa học cơ sở, khoa học cơ bản, tri thức nghề nghiệp, phẩm chất trí tuệ, phẩm chất đạo đức…
ii) Quản lý việc thực hiện kế hoạch dạy học
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch dạy học phải dựa vào chương trình khung của mỗi ngành học, bậc học do Bộ GD&ĐT quy định, căn cứ vào lịch học của các trường đại học liên kết đào tạo từ xa với Trung tâm và văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, căn cứ vào tình hình thực tế về CSVC đội ngũ của trung tâm để đề ra kế hoạch cho phù hợp.
- Tổ chức chỉ đạo sát sao, chặt chẽ, hướng dẫn xây dựng kế hoạch dạy học của các tổ, nhóm chuyên môn, của giáo viên sao cho phù hợp với khung chương trình.
- Do giáo viên giảng dạy các lớp đại học hệ từ xa hầu hết là các giảng viên của các trường Đại học, giáo viên Trung tâm tham gia giảng dạy rất ít.Vì vậy việc cần thiết của giáo viên chủ nhiệm ở phòng Đào tạo là kiểm tra, giám sát việc thực hiên kế hoach giảng dạy sao cho đúng thời gian và tiến trình của khung đào tạo.
1.3.2.3. Quản lý hoạt động giảng dạy của giảng viên
Khác với các hình thức giáo dục khác, GDTXa được thực hiện thông qua sự tác động qua lại giữa người học và học liệu là chủ yếu; còn sự tác động trực tiếp (mặt giáp mặt) giữa người dạy và người học chỉ là thứ yếu với thời lượng chiếm từ 15% đến 25% so với đào tạo chính quy. Chính đặc điểm khác biệt này đã nói lên rằng, chất lượng đào tạo theo hình thức GDTXa có quan hệ mật thiết với học liệu. Mặc dầu đào tạo từ xa rất coi trọng quá trình tự đào tạo của người học, nhưng điều đó không có nghĩa là xem nhẹ vai trò của người giảng viên. Người giảng viên là người hướng dẫn, người thiết kế, người khích lệ, người làm khơi bật tính tích cực và tính độc lập của người học. Do đó, chất lượng đội ngũ giảng viên là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng đào tạo.
Theo quy trình đào tạo từ xa ở nước ta hiện nay, để giúp cho người học đạt được kết quả tốt, người giảng viên tham gia trong quá trình đào tạo từ xa không những có khả năng giảng dạy gián tiếp thông qua hệ thống học liệu và tương tác với người học thông qua các phương tiện thông tin, mà còn có các khả năng giảng dạy trực tiếp cho người học ngay tại các điểm tập trung.Vì vậy để đảm đương được nhiệm vụ giảng dạy đó, Trung tâm cần phải quản lý các nô ̣i dung sau:
- Quản lý viê ̣c thực hiên quy chế chuyên môn, nề nếp da ̣y ho ̣c, thực hiê ̣n li ̣ch da ̣y ho ̣c, giờ giấc...
- Quản lý viê ̣c đổi mới phương pháp da ̣y ho ̣c, tiến đô ̣ thực hiê ̣n chương trình, giáo trình giảng da ̣y theo quy đi ̣nh.
- Mời giảng viên thỉnh giảng tham gia giảng da ̣y không những có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng, mà còn có tâm huyết, kinh nghiệm trong giảng dạy.
- Người giảng viên trong khi lên lớp với một thời lượng rất hạn chế nhưng lại phải hoàn thành được nhiệm vụ hướng dẫn học tập, giải đáp được mọi thắc mắc, hệ thống hóa và truyền đạt được toàn bộ nội dung chương trình cho đối tượng người học mà đối tượng này đại đa số trình độ chuẩn đầu vào vốn không được cao như các đối tượng khác, trong khi đó ở nước ta chưa có một cơ sở đào tạo nào đào tạo giảng viên để giảng dạy khó nhất, làm việc với cường độ cao nhất, xét ở một khía cạnh nào đó còn khó hơn giảng dạy cho học viên sau đại học.[18]
1.3.2.4. Quản lý các điều kiện phục vụ dạy học
- CSVC - TBDH là các phương tiện sư phạm cần thiết của GV và HV sử dụng vào hoạt động dạy học, giáo dục đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả đào tạo của Trung tâm GDTX, nó là tiện nghi tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên dạy tốt.
- CSVC - TBDH và các điều kiện hỗ trợ dạy học đóng vai trò quan trọng trong việc đổi mới PPDH và nâng cao chất lượng dạy học. Do đó cần xây dựng mục tiêu quản lý CSVC – TBDH của trung tâm phải đáp ứng với yêu cầu dạy học và thường xuyên được bổ sung để hình thành một hệ thống CSVC-TBDH hoàn chỉnh. Cần đảm bảo tính thiết thực, tiết kiệm trong việc xây dựng CSVC, mua sắm TBDH của nhà trường, tránh chủ nghĩa hình thức,
phô trương. Phối hợp với các cơ quan chức năng, các lực lượng xã hội tăng cường CSVC – TBDH cho nhà trường.[26;tr.43]
- Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo việc mua sắm, sử dụng, bảo quản TBDH, tổ chức chỉ đạo các bộ phận trong trung tâm quản lý tốt CSVC- TBDH hiện có về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại để có kế hoạch khai thác hợp lý, sử dụng có hiệu quả, phục vụ dạy học.
- Xây dựng nội quy sử dụng, bảo quản có hiệu quả CSVC – TBDH nhằm bảo đảm phục vụ chất lượng dạy học.
- Tổ chức phát động thi đua sử dụng TBDH hỗ trợ cho việc đổi mới PPDH. Hàng năm, nên trích một phần kinh phí cho việc tổ chức thi sử dụng có hiệu quả TBDH.
- Định kỳ hàng năm, trung tâm tổ chức kiểm kê, đánh giá khấu hao CSVC – TBDH để có kế hoạch trang bị, mua sắm, bổ sung, thay thế những thiết bị hư hỏng đáp ứng yêu cầu giảng dạy của giáo viên.
- Định kỳ, giám đốc, phó giám đốc đi kiểm tra việc bảo quản và sử dụng CSVC – TBDH của trung tâm, có nhận xét đánh giá tình hình bảo quản và sử dụng TBDH của GV phải đáp ứng với yêu cầu dạy học.