b. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:[4]
PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT GẠCH AAC
TO Å C ĂT TO Å P H ỐI L IE ÄU TO Å B Ả O VE Ä TO Å N G H IE ÀN TO Å D Ỡ G Ạ CH & LĐ H C TO Å N Ồ I H ƠI & CH ƯN G A ÙP BP .C ôn g ki ểm BP .T hí n gh ie äm &k ie åm đị nh BP K H OA N & M Á Y Đ ÀO
PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT GẠCH AAC GẠCH AAC Phòng kế toán & bán hàng BP b án h àn g Kh o va ät tư BP k ế to án
Quyết định chào bán cổ phần và trái phiếu của Cơng ty. Quyết định mua lại cổ phần theo quy định.
Quyết định phƣơng án đầu tƣ và dựa án đầu tƣ trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của luật hoặc điều lệ của Cơng ty.
Quyết định giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị và cơng nghệ; thơng qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác cĩ giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Cơng ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ của Cơng ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý quan trọng khác do điều lệ Cơng ty quy định; quyết định mức lƣơng và lợi ích khác của những ngƣời quản lý đĩ; cử ngƣời đại diện theo ủy quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn gĩp ở cơng ty khác, quyết định mức thù lao và những lợi ích khác của những ngƣời đĩ.
Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác trong điều hành quản lý khác trong điều hành cơng việc kinh doanh hằng ngày của Cơng ty.
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Cơng ty, quyết định thành lập Cơng ty con, lập chi nhánh, văn phịng đại diện và việc gĩp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
Duyệt chƣơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đơng, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đơng hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đơng thơng qua quyết định.
Trình báo cáo quyết tốn tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đơng. Kiến nghị mức cổ tức đƣợc trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý l phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản cơng ty.
iám đốc:
Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của cơng ty trƣớc hội đồng thành viên và pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm về cơng tác đối ngoại. Là ngƣời quyết định các chủ trƣơng, chính sách, mục tiêu chiến lƣợc của cơng ty, phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ cơng ty, giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tƣ của cơng ty.
Là ngƣời đề xuất các chiến lƣợc kinh doanh, đầu tƣ cho Hội đồng thành viên, phát triển thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm trong khu vực.
Giám đốc là ngƣời trực tiếp kí kết các hợp đồng, quyết định tồn bộ giá cả mua bán các sản phẩm. quyết định ngân sách hoạt động cho các phịng ban của cơng ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt. Quyết định về các chỉ tiêu tài chính, giám sát tồn bộ hệ thống trong cơng ty.
Phĩ giám đốc:
Thay giám đốc điều hành cơng việc khi giám đốc vắng mặt, trƣc tiếp điều hành các phịng ban và cĩ giấy ủy quyền của giám đốc.
Ban trợ lý iám đốc: Là đơn vị/ Ngƣời h trợ Ban Giám đốc thực hiện một số nhiệm vụ của Ban Giám Đốc hoặc xử lý các cơng việc đột xuất do Ban Giám Đốc giao, chịu sự chỉ đạo và báo cáo trực tiếp cho Ban Giám Đốc, cĩ các chức danh nhƣ sau:
Giúp Ban Giám Đốc thực hiện một số nhiệm vụ theo quy định của Pháp luật, Điều lệ doanh nghiệp và theo quy chế tổ chức hoạt động doanh nghiệp dƣới sự ủy quyền.
Thực hiện vai trị tham mƣu cho Ban Giám Đốc về cơng tác tổ chức hoạt động quản lý, điều hành, cơ chế phối hợp phù hợp với các quy định của Pháp luật liên quan, Nghiên cứu và đề xuất các mơ hình quản lý kinh doanhm các phƣơng pháp quản lý khoa học và hiệu quả.
Thừa hành Ban Giám Đốc kiểm tra- giám sát- kiểm sốt một số hoạt động quản lý nội bộ theo sự phân cơng của Ban Giám Đốc.
Tổng hợp và phân tích các báo cáo về quản trị điều hành cho Ban Giám Đốc.
Ban giám sát: Là đơn vị đƣợc Ban giám đốc thành lập nhằm kiểm tra, kiểm sốt, giám sát và xử phạt, chế tài trong tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chức năng cụ thể nhƣ sau:
- Tổ chức kiểm tra hàng ngày hoặc định kỳ về việc tuân thủ nội qui lao động của doanh nghiệp, các qui định về vận chuyển hàng hố, các qui định về khai thác và sản xuất, .... Đƣợc quyền lập biên bản xử lý các hành vi vi phạm nội qui lao động, các qui định của doanh nghiệp, đề xuất hình thức xử lý, xác định và yêu cầu bồi thƣờng thiệt hại trình trực tiếp cho Ban Giám đốc doanh nghiệp xem xét quyết định.
- Trên cơ sở phê duyệt của Ban giám đốc doanh nghiệp trên biên bản xử lý vi phạm, Ban giám sát phải phối hợp cùng Phịng HC-NS thực hiện các thủ tục xử lý sai phạm đúng theo qui định của doanh nghiệp phù hợp với Pháp luật về lao động.
- Trong quá trình hoạt động, Ban giám sát phải xây dựng Bản qui định các hình thức xử phạt và yêu cầu bồi thƣờng, xác định cụ thể mức bồi thƣờng thiệt hại cho từng hành vi sai phạm và thƣờng xuyên cập nhật các hành vi sai phạm mới vào qui định này. Sau đĩ trình Ban Giám đốc ký ban hành, đồng thời phải cĩ chữ ký xác nhận chấp thuận của Ban chấp hành cơng đồn cơ sở.
Phịng hành chính – nhân sự: Là đơn vị trực tiếp thực hiện các cơng tác: - Quản trị nhân sự bao gồm: tuyển dụng, tổ chức đào tạo, đánh giá, thực hiện các chính sách khen thƣởng – kỷ luật, lƣơng – thƣởng, phụ cấp, trợ cấp và bảo hiểm xã hội.
- Quản trị hành chính bao gồm: Theo dõi cơng tác an ninh, an tồn lao động, vệ sinh mơi trƣờng, trang trí cảnh quan, giao dịch các cơ quan hữu quan về lao động.
- Chịu trách nhiệm xây dựng và trình Ban giám đốc ký ban hành các qui định về xử lý kỷ luật lao động nêu rõ qui trình phối hợp và thẩm quyền xứ lý. Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện qui định này.
- Đĩng gĩp ý kiến cho các đơn vị trong việc xây dựng các hình thức xử phạt kỷ luật lao động phù hợp với Nội qui lao động và Bộ Luật lao động.
- Quản trị cơng nghệ thơng tin bao gồm: Xây dựng và quản lý hệ thống mạng, lắp đặt và quản lý hệ thống máy vi tính cho các đơn vị, cài đặt và kiểm sốt việc sử dụng các phần mềm và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống cơng nghệ thơng tin.
Phịng kế tốn & Bán hàng:
Bộ phận kế tốn:
Thực hiện các cơng tác kế tốn bao gồm: Xây dựng hệ thống hạch tốn kế tốn theo chuẩn mực của Nhà nƣớc qui định và theo đặc thù hoạt động của Doanh nghiệp; tổ chức các phần hành kế tốn vật tƣ, thanh tốn – cơng nợ – ngân hàng, kế tốn chi phí giá thành, kế tốn thuế, .... ; thiết lập và kiểm sốt các qui trình về thu – chi, thẩm định giá mua hàng, kiểm kê, …
Thực hiện các cơng tác tài chính bao gồm: Theo dõi việc sử dụng nguồn vốn, cân đối vốn và dự trừ các nguồn huy động vốn cho Doanh nghiệp theo nhu cầu thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh (nhƣ vốn vay, vốn huy động, ...); thiết lập hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ các tiêu chí quản trị theo yêu cầu của Ban Giám đốc Doanh nghiệp.
Bộ phận bán hàng:
Tiếp nhận thơng tin đặt hàng từ khách hàng, báo cáo Ban giám đốc và/ hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan để xác nhận năng lực cung ứng và phản hồi với khách hàng.
Tổ chức cân xe hàng và xác nhận phiếu xuất hàng tại trạm cân đảm bảo đúng, đủ về số lƣợng, chủng loại sản phẩm giao hàng nhằm kiểm sốt chặt chẽ số lƣợng xuất bán hàng ra khỏi doanh nghiệp, tránh thất thốt và ngăn ngừa tiêu cực.
Thu tiền đặt cọc, thu tiền hàng.
Quản lý hợp đồng bán hàng, quản lý tiến độ thanh tốn và thu hồi cơng nợ.
Thực hiện cơng tác khảo sát giá cả và mua vật tƣ theo kế hoạch hoặc theo yêu cầu đột xuất của các đơn vị liên quan đƣợc sự phê duyệt của Ban Giám đốc doanh nghiệp.
Định kỳ đánh giá chất lƣợng vật tƣ, đánh giá nhà cung cấp và kiểm sốt quá trình thu mua vật tƣ.
Kiểm sốt xuất – nhập – tồn cho từng chủng loại vật tƣ, kiểm kê theo định kỳ và báo cáo lãnh đạo đơn vị.
Phịng kỹ thuật và chất lƣợng
Nhiệm vụ chính của Phịng kỹ thuật & Chất lƣợng là kiểm sốt và ổn định chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm. Gồm cĩ 2 bộ phận Bộ phận thí nghiệm & kiểm định , Bộ phận cơng kiểm.
Bộ phận thí nghiệm & kiểm định
Thí nghiệm các tiêu chí đánh giá nguyên vật liệu đầu vào.
Kiểm tra chất lƣợng thành phẩm về cƣờng độ, quy cách, khối lƣợng thể tích
Bộ phận cơng kiểm
Kiểm tra, kiểm sốt quy cách thành phẩm trong qúa trình cắt và sau khi ra lị
Phịng kinh doanh và tƣ vấn khách hàng:
Đảm nhiệm trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và tƣ vấn về các dịch vụ và sản phẩm của cơng ty đến khách hàng.
Nghiên cứu sự thay đổi của thị trƣờng, lập phƣơng án kinh doanh và thực hiện những đề án đã đƣợc giám đốc phê duyệt.
Soạn thảo, ký kết hợp đồng và đơn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã mua bán. Đảm bảo việc ký kết và thực hiện hợp đồng theo đúng pháp luật, hoạt động kinh doanh cĩ hiệu quả và bảo tồn đƣợc nguồn vốn.
Phân xƣởng sản xuất gạch AAC:
Phân xƣởng sản xuất gạch AAC là đơn vị thực hiện ngành nghề chính trong hoạt động của Cơng ty CP Vƣơng Hải hiện nay, mọi hoạt động của các đơn vị trực
thuộc doanh nghiệp chủ yếu phục vụ cho hoạt động của phân xƣởng. Phân xƣởng sản xuất gạch AAC là đơn vị điều hành tồn bộ các cơng tác sản xuất gạch AAC bao gồm các đơn vị: Tổ nghiền, Tổ phối liệu, Tổ cắt, Tổ nồi hơi & chƣng áp, Tổ dỡ gạch & LĐHC và Tổ bảo vệ. Thực hiện các chức năng sau:
Tổ nghiền:
- Tổ chức nghiền cát đầu vào, vận hành và bảo dƣỡng máy sàng cát, nghiền bi, kiểm tra độ linh động vữa cát trong chu trình nghiền.
Tổ phối liệu:
- Vận hành hệ thống máy trộn nghiền trộn theo cấp phối từ ban giám đốc hoặc từ phịng kỹ thụt v chất lƣợng và đ rĩt khuơn.
Tổ cắt
- Vận hành máy cắt ngang và dọc, cầu trục lật khuơn, cắt các khối gạch thành quy chuẩn.
Tổ nồi hơi & chƣng áp
- Vận hành thiết bị nồi hơi và lị chƣng áp, chƣng hấp gạch thành phẩm.
Tổ dỡ gạch & LĐ C
- Dỡ thành phẩm ra pallet , tiến hành đĩng gĩi gạch sau khi đã chƣng áp xong.
Đội Bảo vệ: Là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo an ninh trật tự, phịng chống cháy nổi, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp bao gồm các chức năng chính sau:
Tổ chức trực ca bảo vệ 24/24 giờ đảm bảo đủ quân số và khơng để trống các chốt bảo vệ quan trọng.
Kiểm sốt xe cộ, hàng hố, ngƣời ra vào cổng chính của doanh nhgiệp. Lập biên bản ghi nhận các sự việc, sự cố, hoặc hành vi vi phạm của các cá nhân, đơn vị ra vào khu vực cổng chính và khu văn phịng, sau đĩ chuyển cho Ban giám sát xử lý.
Thu nhận và vào sổ các phiếu xuất hàng từ các xe vận chuyển hàng hố ra khỏi cổng chính đã cĩ sự xác nhận của trạm cân.
Các CBNV bảo vệ ca đêm chịu trách nhiệm tổ chức bảo vệ tồn bộ thiết bị, máy mĩc và các tài sản khác trong tồn bộ doanh nghiệp.
Ghi nhận thơng tin các cá nhân, đơn vị đến giao dịch tại doanh nghiệp. Thực hiện việc hƣớng dẫn khách của doanh nghiệp theo yêu cầu của Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Thƣờng xuyên kiểm tra tình hình phịng chống cháy nổ, trật tự xe cộ vận chuyển, an ninh trật tự trong và ngồi khu vực gần cổng vào của doanh nghiệp để kịp thời xử lý hoặc thơng tin, báo cáo cho ngƣời cĩ thẩm quyền xử lý.