MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HỮU HƯNG
4.3.1. xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng
phần Viglacera Hữu Hưng
4.3.1. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công tyCổ phần Viglacera Hữu Hưng Cổ phần Viglacera Hữu Hưng
a. Mô hình cơ cấu tổ chức mới của CTCP Viglacera Hữu Hưng.
Qua thời gian tìm hiểu về thực trạng cơ cấu tổ chức của CTCP Viglacera Hữu Hưng em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ câu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả bộ máy quản lý của công ty. Ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị chưa hợp lý trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cũng như các phòng ban. Đê khắc phục tình trạng này theo tôi em nên:
• Bổ sung thêm 1 PGĐ kỹ thuật phụ trách công việc của phòng kỹ thuật nhằm san sẻ công việc với PGĐ hiện tại do khối lượng công việc cuả PGĐ hiện tại là rất lớn. Như vậy Ban giám đốc mới sẽ gồm 3 người: 1 GĐ và 2 PGĐ.
• Thành lập phòng xuất nhập khẩu: Được tách ra từ phòng kinh doanh. Phòng này với số lượng 5 người gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của PGĐ kinh doanh.
• Thành lập phòng marketing: Được tách ra từ phòng kinh doanh. Phòng này gồm 4 người: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên. Chịu sự chỉ đạo của PGĐ kinh doanh.
Việc tách riêng 2 phòng marketing và xuất nhập khẩu sẽ giúp cho phòng kinh doanh giảm được gánh nặng trong công việc. Và việc tách riêng đó sẽ tao nên sự chuyên môn hóa trong công việc , giúp công ty đạt được hiệu quả hơn về cơ cấu tổ chức cũng như iệu quả về hoạt động kinh doanh.
Như vậy mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty sẽ như sau
b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban mới.
PGĐ kỹ thuật: 1 người
• Quyền hạn:
Được quyền quyết định về các lĩnh vực kỹ thuật của Công ty.
Được quyền ký một số văn bản, giấy tờ do Giám đốc ủy quyền. • Nhiệm vụ:
Giám sát, đôn đốc và kiểm tra hoạt động sản xuất, xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất
Lập kế hoạc sản xuất, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất
Lập quy trình theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án mở rộng, cải tạo, đầu tư mới đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.
Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất và phải chịu trách nhiệm về các số liệu đã báo cáo
• Yêu cầu
Học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kỹ thuật trở lên.
Kỹ năng: kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp khéo léo, kỹ năng xử lý thông tin,
Kinh nghiệm: 6 năm trong lĩnh vực liên quan.
Tuổi: trên 35 tuổi (Nam/ Nữ).
Phòng marketing: 5 người
Trong cơ chế thị trường, sự cạnh tranh khốc liệt làm cho công ty rất khó khăn để có được một chỗ đứng, đòi hỏi phải có các nghiệp vụ cần thiết để khuếch trương sản phẩm, hàng hóa của mình đưa sản phẩm của mình tới tay người tiêu dùng. Tại CTCP Viglacera Hữu Hưng một số nghiệp vụ liên quan tới khách hàng được phân tán ở từng phòng ban làm cho sự quan tâm đến khách hàng trong nhiều năm ít quan trọng khiến thị trường của công ty không phát triển chủ yếu phụ thuộc vào các khách hàng truyền thống.
Để có thể tồn tại trên thị trường Công ty phải có các biện pháp thu hút sự chú ý của khách hàng. Công ty phải tự tìm kiếm khách hàng cho sản phẩm của mình đưa công ty đứng vững trên con đường phát triển. Do đó cần thiết phải có một phòng chuyên trách về các vấn đề sản phẩm hàng hóa của mình, vấn đề khách hàng từ đó đưa ra kết luận cần thiết cho sự phát triển của công ty đó chính là phòng marketing.
Sơ đồ 4.2. Sơ đồ cơ chức của phòng marketing.
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng, ta thấy trưởng phòng quản lý chung cả phòng, giao nhiệm vụ cho phó phòng, phó giám đốc chỉ đạo trực tiếp từng cá nhân thực hiện, cá nhân có trách nhiệm thực hiện và báo cáo trực tiếp với phó phòng, phó phòng sẽ báo cáo cho trưởng phòng. Và cuối cùng trưởng phòng sẽ báo cáo cho PGĐ kinh doanh do phòng này chịu sự kiểm soát của PGĐ kinh doanh.
Chức năng nhiệm vụ của phòng:
• Thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu khách hàng, thị trường
• Tiến hành các hình thức xúc tiến, quảng cáo, định giá và phân phối… sao cho sản phẩm của Công ty tiêu thụ được nhiều và mang lại lợi nhuận tối đa
• Đưa ra được các chiến lược phát triển sản phẩm
• Kết hợp các bộ phận trong doanh nghiệp để thực hiện chiến lược đó • Xử lý các thắc mắc của khách hàng, những vấn đề khách hàng • Nghiên cứu tìm các hướng phát triển mới
• Hoạch định chiến lược marketing
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao
Trưởng phòng
Phó phòng
Nhân viên quảng cáo Nhân viên nghiên
cứu thị trường
Nhân viên hoạch đinh chiến lược sản phẩm
Yêu cầu:
• Trưởng phòng:
Học vấn: Tốt nghiệp ĐH trở lên chuyên ngành PR, Báo Chí, Marketing, Kinh Tế
Kỹ năng: Quản lý, điều hành, giao tiếp, đàm phán, phân tích và tổng hợp thông tin, nhạy bén với các xu hướng của thị trường kinh doanh, lập kế hoạch truyền thông, tiếng anh giao tiếp tốt
Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự trong ngành quảng cáo – truyền thông.
Tuổi: Trên 32 tuổi (Nam/ Nữ). • Phó phòng:
Học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, marketing… Kỹ năng: Giao tiếp, tiếng anh, lập kế hoạch truyền thông
Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tương đương Tuổi: 25 tuổi ( Nam/ Nữ)
• Nhân viên: (3 người)
Học vấn: Đại học, cao đẳng chuyên ngành kinh tế, marketing
Kỹ năng: Giao tiếp, ngoại giao tốt, thành thạo tiếng Anh, Chịu được áp lực công việc, có khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm, có khả năng thuyết phục.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, am hiểu thị trường
Tuổi: Trên 25 tuổi (Nam/ Nữ).
Phòng xuất nhập khẩu:
Chức năng, nhiệm vụ của phòng:
• Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất - nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp Tổng Giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác.
• Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty, • Thực hiện cung cấp chứng từ XNK, hóa đơn xuất nhập hàng hóa, đồng thời quản lý
Trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng trong và ngoài nước để xúc tiến thương mại, trong đó tập trung cho việc tạo chân hàng làm hàng xuất khẩu
• Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng thương hiệu của Công ty.
• Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, giá cả, nhu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu để tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đàm phán tiến tới ký kết các hợp đồng kinh tế.
• Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách XNK, thuế của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định
Yêu cầu:
• Trưởng phòng: 1 người
Học vấn: Đại học chuyên ngành thương mại quốc tế, quản trị kinh doanh trở lên
Kỹ năng: Quản lý, điều hành, giao tiếp tốt trong linh vực xuất nhập khẩu, giao tiếp tiếng Anh tốt.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, có sự hiểu biết rộng về tình hình các nước trên thế giới.
Tuổi: Trên 32 tuổi (Nam/ Nữ). • Phó phòng:1 người
Học vấn: Cử nhân chuyên ngành thương mại quốc tế, xuất nhập khẩu hoặc các lĩnh vực khác liên quan.
Kỹ năng: Tiếng Anh giao tiếp tốt, năng động, tự tin, có kỹ năng quản lý, phân tích, tổng hợp, có khả năng làm việc độc lập cao
Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
Tuổi: Trên 25 tuổi ( Nam/ Nữ) • Nhân viên: (3 người)
Học vấn: Đại học, cao đẳng chuyên ngành kinh tế, thương mại quốc tế.
Kỹ năng: Giao tiếp, ngoại giao tốt, thành thạo tiếng Anh, năng động, kỹ năng đàm phán, ký kết.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, có hiểu biết rộng về các nước trên thế giới.
Tuổi: Trên 25 tuổi (Nam/ Nữ).
c. Xây dựng mối quan hệ hợp lý giữa các phòng ban.
Mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ được quy định cụ thể. Tuy nhiên trong quá trình giải quyết công việc đòi hỏi phải có sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhay, có như vậy công việc mới giải quyết được một cách hiệu quả nhất.
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà công ty phải xây dựng một mối quan hệ hợp lý giữa các bộ phận với nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành công việc. Trong quá trình giải quyết công việc các bộ phận phải hoàn thành công việc theo quy định chức năng nhiệm vụ của mình, nếu yêu cầu công việc đòi hỏi phải phối hợp với các bộ phận khác thì phải tiến hành bàn bạc thảo luận với những bộ phận đó để giải quyết công việc tránh việc đùn đẩy công việc. Mọi vấn đề phát sinh đều phải được đưa ra xem xét và trình lãnh đạo cấp trên để giải quyết.
Để xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận một cách hợp lý ta phải xem xét trên các yếu tố:
• Tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động, sắp xếp lại bộ máy quản lý khoa học, tránh trùng lặp, chồng chéo, ít đầu mối. Bố trí cán bộ chỉ chốt có năng lực chuyên môn vững vàng tại các vị trí chỉ chốt.
• Bộ phận cấp dưới phải tuân thủ những yêu cầu của cấp trên nhưng không phải thụ động và cũng phải đưa ra ý kiến phản hồi với cấp trên.
• Các bộ phận phòng ban phải có mối quan hệ qua lại tạo điều kiện giúp đỡ nhau trong công việc để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
d. Hoàn thiện đội ngũ lao động.
Tuyển dụng lao động:
• Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển.
• Tuyển dụng nhân sự không chỉ là nhiệm vụ của phòng tổ chức nhân sự, và cũng không chỉ là công việc đơn giản bổ sung người lao động cho doanh nghiệp, mà đó thực sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn cẩn thận. Nó đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận
trong doanh nghiệp với nhau, phải có sự định hướng rõ ràng, phù hợp của lãnh đạo doanh nghiệp.
• Các nguồn và phương pháp tuyển dụng nhân lực: Khi có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển dụng từ lực lượng do động ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài, nguồn bên trong thường được ưu tiên hơn. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài có ý nghĩa hơn.
Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển dụng
Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức.
Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân sự của các tổ chức.
Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài chúng ta có thể áp dụng các phương pháp thu hút sau đây:
Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức (tương tự như trên).
Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác.
Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm.
Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm.
Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề.
Quá trình tuyển dụng phải đáp ứng được các yêu cầu dưới đây:
Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và kế hoạch nguồn nhân lực.
Tuyển chọn những người có trình độ chuyên môn cần cho công việc để đạt tới năng suất lao động.
Tuyển chọn được những người có kỹ luật, trung thực, gắn bó yêu nghề.
Quá trình tuyển dụng nhân sự có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp sau này, đồng thời nó có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh của Công ty bởi. Vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho Công ty có được những nhân sự có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của Công ty trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng tránh được chi phí do tuyển chọn lại cũng như rủi ro trong công việc.Khi doanh nghiệp thu hút được nhiều người ứng tuyển và tuyển chọn được những người phù hợp với doanh nghiệp, thì chất lượng nhân sự sẽ được nâng lên rất nhiều. Từ đó, hiệu quả công việc của doanh nghiệp cũng sẽ được thay đổi. Vì vậy cần có kế hoạch cụ thể và quá trình sàng lọc thông tin cẩn thận.
Bố trí , sắp xếp lao động:
Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đặt nhân sự vào vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của họ nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc. Bố trí nhân sự được thực hiện theo các bước gồm: Phân tích và đánh giá nhu cầu nhân sự, đánh giá và dự tính khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực hiện tại, đưa ra trù tính quy hoạch đội ngũ cán bộ nguồn, tiến hành bổ nhiệm nhân sự vào các vị trí theo đúng năng lực và sở trường của mỗi người, xác lập nhóm làm việc hiệu quả.
Việc bố trí nhân sự phải đảm bảo:
• Thứ nhất, bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty
• Thứ hai, bố trí nhân sự phải đảm bảo đúng người đúng việc. Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của nhân viên làm gia tăng năng suất lao động và động lực của nhân viên khi làm việc.
• Thứ ba, bố trí nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động.
cao nhất nhằm thực hiện được mục tiêu chung của tổ chức với chi phí nhỏ nhất, hiệu quả công việc là lớn nhất.
Đào tạo và phát triển đội ngũ lao động:
Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai.
• Các hình thức đào tạo:
Đào tạo nhân sự tại công ty: nhằm bổ sung những kiến thức kỹ năng cho người lao động để họ có thể thực hiện công việc tốt hơn trong cả hiện tại và tương lai. Việc đào tạo do các bộ phận chức năng trong công ty thực hiện. Người đào tạo có thể là nhà quản trị, các chuyên gia kỹ thuât, người lao động có tay nghề cao, cũng có thể mời người đào tạo