GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

a. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH TẾ KẾ HOẠCH P.TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ MÁY GẠCH NGÃI CẦU NHÀ MÁY GẠCH HỮU HƯNG PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT

b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.

Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty và tất cả cổ

đông có quyền bỏ phiếu đều được tham dự.

Đại hội cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thường niên có quyền thảo luận và thông qua:

• Báo cáo tài chính kiểm toán hàng năm, báo cáo của BKS và HĐQT. • Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty.

• Bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên HĐQT.

• Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định mức cổ tức hàng năm và mức cổ tức tạm ứng của từng loại cổ phần.

• Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn năm mươi phần trăm (50%) tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty.

• Quyết định việc Công ty mua lại hơn mười phần trăm (10%) nhưng không quá ba mươi phần trăm (30%) tổng số cổ phần phổ thông đã bán.

• Quyết định sửa đổi và bổ sung Điều lệ, tăng và giảm Vốn điều lệ của Công ty

Hội đồng quản trị (HĐQT): do đại HĐCĐ bầu ra là cơ quan có đầy đủ quyền hạn

để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc đại hội đồng cổ đông.

Quyền hạn và nhiệm vụ của HĐQT:

• Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm của công ty;

• Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. • Xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược.

• Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác

• Quyết định giải pháp phát triển thị trường; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong

báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty.

• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định.

• Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.

• Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông.

• Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

• Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.

Ban kiểm soát ( BKS) bao gồm: Một trưởng BKS và hai thành viên. Các chức danh của Ban kiểm soát thường có nhiệm kỳ từ 3 - 5 năm trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị và phải do Đại hội cổ đông bầu ra.

Các quyền hạn và nhiệm vụ của BKS

• Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty:

Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.

Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.

• Kiểm tra bất thường: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu .

• Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Tổng giám đốc ( TGĐ).

• Quyền hạn.

 Được quyền điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và ủy quyền cho phó giám đốc giải quyết một số vấn đề của công ty..

Chỉ đạo toàn diện công tác sản xuất kinh doanh và các hoạt động tài chính của Công ty.

Quyết định tất cả những vấn đề thuộc thẩm quyền về quản lý hoạt động hàng ngày của Công ty, hoặc những nội dung theo ủy quyền của ĐHĐCĐ và HĐQT Công ty.

 Đề nghị HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, mức lương hoặc thù lao, các lợi ích và các điều khoản khác trong hợp đồng lao động đối với Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.

• Trách nhiệm.

Đại diện Công ty để làm việc với các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của công ty và tình hình thực. hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, xã hội

Xây dựng chiến lược phát triển công ty trong tương lai

Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty

Phó giám đốc (PGĐ).

• Quyền han.

Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo, kí kết, điều hành công việc khi giám đốc vắng mặt

Được quyền quyết định về lĩnh vực tài chính, kinh doanh của công ty • Trách nhiệm.

Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả của hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính kế toán của công ty.

Giám sát, đôn đốc và kiểm tra hoạt động tài chính kế toán và kinh doanh của công ty.

 Giám sát và đánh giá các cá nhân trong bộ máy quản trị thực hiện công việc, đào tạo cán bộ trong công ty

Báo cáo định kỳ kết quả kinh doanh, tài chính theo tuần, theo tháng, theo quý với Giám đốc.

Các phòng ban và nhà máy với những chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắm bắt thông tin của người lãnh đạo mình. Tuy nhiên hiện nay công ty mới chỉ có một phó giám đốc phụ trách cả về kinh doanh và kỹ thuật. Khối lượng công việc của Phó giám đốc là khá lớn, nếu kéo dài sẽ dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc. Phó giám đốc thường xuyên phải làm thêm giờ, làm thêm vào những ngày nghỉ. Do phải xử lý, tổng hợp kết quả báo cáo kinh doanh của các bộ phận, phòng ban gửi lên để trình Giám đốc. Cần có thêm 1 phó giám đốc phụ trách vấn đề kỹ thuật của công ty.

Phòng tổ chức lao động- hành chính.

Bảng 3.4. Cơ cấu lao động phòng tổ chức lao động- hành chính.

Chức vụ Số lượng Trình độ

Trưởng phòng 1 Đại học

Phó phòng 1 Đại học

Nhân viên y tế 2 Cao đẳng

Bảo vệ 2 Lao động phổ thông

Nhân viên tạp vụ 2 Lao động phổ thông

Nhân viên hành chính, văn thư 2 Đại học

(Nguồn: Phòng tổ chức lao động- hành chính) Chức năng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

• Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo lao động, tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, phục vụ bảo vệ.

• Ngiên cứu đề xuất các biện pháp giúp giám đốc công ty chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong công tu thực hiện tốt các chủ trương của giám đốc về các lĩnh vực do phòng quản lý.

• Tổng hợp, phân tích, báo cáo, thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý để phục vụ công tác chung của công ty

• Nhiệm vụ

• Công tác tổ chức bộ máy quản lý và quản lý cán bộ công nhân viên • Công tác lao động, tiền lương và các chế độ

• Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. • Công tác phục vụ, vệ sinh

• Công tác y tế, chăm sóc sức khỏe • Công tác bảo vệ tuần tra.

 Phòng kinh doanh.

Bảng 3.5. Cơ cấu lao động phòng kinh doanh

Chức vụ Số lượng Trình độ

Trưởng phòng 1 Đại học

Phó phòng 1 Đại học

Nhân viên kinh doanh 2 Đại học, cao đẳng

Nhân viên marketing 1 Đại học

Nhân viên XNK 1 Cao đẳng

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Chức năng:

• Xây dựng kế hoạch và ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm

• Tìm hiểu thị trường tiêu thụ sản phẩm và trực tiếp bán hàng tới tay người tiêu dùng

• Thực hiện hoạt động marketing

• Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu

Nhiệm vụ:

• Tiếp khách hàng, phận tích thị trường. Lập kế hoạch, theo dõi sản xuất mẫu chào hàng

• Làm thủ tục thực hiện việc xuất khẩu cho toàn bộ các đơn hàng đã ký

• Thực hiện việc bán hàng và chăm sóc khách hàng.

• Hàng tháng Phòng kinh doanh đã họp và giao kế hoạch doanh thu cho từng thị trường, từng tổ, từng nhân viên và có kiểm tra theo dõi đôn đốc

• Viết hóa đơn bán hàng thu tiền đảm bảo đúng kịp thời, các thông tin số liệu doanh thu, hàng ra khỏi kho thực hiện báo cáo đầy đủ chính xác

• Hàng tháng có bản lộ trình cam kết về trả nợ của các cá nhận và công trình do các công nhân tiêu thụ đang theo dõi

• Đảm bảo tốt công tác quản lý kho thành phẩm không bị thừa thiếu và phục vụ bốc hàng theo yêu cầu của khách hàng.

Ta thấy phòng kinh doanh của công ty phải làm khá nhiều việc trong khi số lượng nhân viên còn hạn chế. Để giảm bớt tình trạng quá tải trong công việc nói trên, phòng nên tuyển thêm nhiều nhân viên hơn nữa. Vừa phải ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, lại phải kiêm thêm và các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động marketing khiến cho công việc của phòng kinh doanh luôn luôn là quá tải dẫn đến hiêu quả hoạt động kinh doanh chưa cao. Mục tiêu của công ty trong thời gian tới là xuất khẩu thêm nhiều mặt hàng sang thị trường châu Âu. Chính vì vậy công ty cần thiết phải có một phòng ban riêng chuyên đảm nhận các công việc về xuất nhập khẩu và marketing. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Phòng kỹ thuật.

Bảng 3.6. Cơ cấu lao động phòng kỹ thuật

Chức vụ Số lượng Trình độ

Trưởng phòng 1 Đại học

Phó phòng 1 Đại học

Nhân viên 3 Đại học, cao đẳng

(Nguồn: Phòng kỹ thuật)

Chức năng.

• Điều khiển về lĩnh vực kỹ thuật trong công ty.

• Kết hợp cùng các bộ phận Nhà máy bộ phận TCLĐ - HC rà soát xây dựng định mức kỹ thuật

• Tham mưu giúp việc cho giám đốc và lãnh đạo công ty trong việc quản lý vận hành Nhà máy, lĩnh vực kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, đầu tư, thi công xây dựng, công tác vật tư.

Nhiệm vụ.

• Lập hồ sơ thiết kế, dự toán, hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán các hạng mục công trình theo đúng tiến độ đề ra.

• Đôn đốc, giám sát triển khai xây dựng các dự án đầu tư mở rộng, cải tạo đầu tư mới đảm bảo yêu cầu kĩ thuật

• Lập phương án, lên bản vẽ thiết kế và phối hợp với Nhà máy triển khai sửa chữa lớn, thay thế và đầu tư mới thiết bị cho công ty đảm bảo kịp thời phục vụ sản xuất

• Thực hiện công tác bảo hộ lao động và an toàn lao động

• Lập kế hoạch SXKD hàng tháng và kế hoạch cả năm trình Tổng công ty phê duyệt • Kiểm tra phân loại sản phẩm.

Phòng kinh tế- kế hoạch.

Chức vụ Số lượng Trình độ

Trưởng phòng 1 Đại học

Phó phòng 1 Đại học

Nhân viên 2 Cao đẳng

(Nguồn: Phòng kinh tê – kế hoạch)

Chức năng:

• Tham mưu, giúp việc lãnh đạo Tổng công ty trong tổ chức quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh về các lĩnh vực kinh tế và kế hoạch.

Nhiệm vụ:

• Giám sát về mặt tài chính trong quá trình sản xuất kinh doanh,

• Quản lý vật tư, tài sản, tiền vốn theo quy định, thực hiện chế độ thu nộp với ngân sách nhà nước,

• Lập báo cáo quyết toán kết quả kinh doanh quý, năm, nộp các cơ quan.

• Giám sát các định mức kinh tế, kỹ thuật sản xuất, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

• Xây dựng kế hoạch chiến lược đầu tư và phát triển

Phòng tài chính – kế toán.

(Phòng TCKT công ty gồm 7 người: kế toán trưởng , phó phòng , bốn cán bộ kế toán và thủ quỹ)

Mỗi một nhân viên trong bộ máy kế toán phụ trách một phần hành kế toán nhất định. Mỗi một người đều có chức năng và nhiệm vụ riêng. Cụ thể là:

• Kế toán trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của kế toán viên trong phòng. Có nhiệm vụ lập các kế hoạch tài chính, sản xuất kinh doanh, kế hoạch tín dụng ngân hàng hàng năm. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.

• Kế toán thanh toán và theo dõi các khoản phải thu phải trả: Theo dõi cặp nhặt thu chi tiền mặt hàng ngày, tình hình thanh toán tạm ứng, tăng giảm tiền gửi, các khoản tiền vay, trả nợ ngân hàng và các khoản phải thu, phải trả hàng ngày.

• Kế toán vật tư và các khoản phải trả khách hàng: Hạch toán chi tiết và tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn các kho nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng đang di trên đường và theo dõi công nợ, thanh toán các khoản phải trả người bán.

• Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh: theo dõi công nợ phải thu bán hàng, hạch toán chi tiết thành phẩm nhập xuất kho, tiêu thụ và hàng tồn kho, theo dõi tình hình công nợ phải thu của người mua, xác định doanh thu và kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng.

• Kế toán TSCĐ: thống kê tổng hợp và theo dõi trợ cấp BHXH, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao hàng tháng, tập hợp thông tin kinh tế hàng ngày, lập báo cáo thống kê định kỳ, cuối tháng quyết toán BHXH.

• Phó phòng: là kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, theo dõi quỹ lương và quyết toán giao khoán chi phí, thu nhập các nhà máy: Căn cứ vào các chi phí phát sinh trong tháng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tính phân bổ tiền lương, trích BHXH trong tháng. Chịu trách nhiệm tổng hợp lập báo cáo định kỳ tháng, quý, năm

• Thủ quỹ: Là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh