Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất nhập kho. Yêu cầu này có thể đến từ các bộ phận, phòng ban khác hoặc trực tiếp từ KH.
Bước 2: Xác định sơ bộ quy cách hàng hóa để có cơ sở và phương án thực hiện việc xuất nhập hàng. Cần xác định chính xác khối lượng, đặc điểm hàng hóa, phương tiện vận chuyển hàng hóa để tránh nhầm lẫn. Kiểm tra cả thời gian nhập xuất kho, vị trí xếp hàng và
chuẩn bị nhân lực, phương tiện làm hàng, kiểm tra diện tích kho bãi cũng như các điều kiện cần thiết khác. Sau đó cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho việc xuất nhập hàng trong kho.
Bước 4: Đối với hàng nhập kho, sau khi kiểm tra xác nhận tình trạng, số lượng hàng hóa, thời gian nhập hàng thì lập phiếu nhập kho và tiến hành nhập hàng vào trong kho. Nếu tình trạng hàng hóa khác trong giấy tờ nhận được thì cần lập biên bản bất thường về tình trạng hàng hóa.
Bước 5: Đối với hàng xuất kho, cần xác định xem số lượng hàng trên chứng từ và lượng hàng thực tế tồn kho có phù hợp hay không. Nếu phù hợp với yêu cầu xuất kho thì lập kế hoạch xuất kho.
Trước hết cần lập hồ sơ nhập đối ứng. Hồ sơ này tùy từng KH mà có sự khác biệt, tuy nhiên thông thường gồm có: 02 tờ khai nhập, 01 phiếu đóng gói hàng hóa, 01 hóa đơn, 01 thông báo gửi hàng, 01 đặt hàng, báo cáo nợ chứng từ, 01 bản sao để lưu. Sau đó tiến hành làm thủ tục xuất kho. Việc xuất kho được tiến hành theo quy tắc FIFO (nhập trước xuất trước).
Bước 6: Sau khi hoàn thành công việc xuất nhập kho hàng hóa thì bộ phận kho lập báo cáo nhập xuất hàng, thanh toán chi phí, báo cáo thu gửi phòng Kế toán, báo cáo khối lượng hoàn thành gửi cho Ban giám đốc và tiến hành lưu giữ hồ sơ theo quy định