- Về quản lý quá trình cung ứng dịch vụ vận tải cũng tương tự như trên, gặp nhiều
4.3.1.1. Giải pháp dịch vụ và chất lượng dịch vụ
• Giải pháp về nguồn lực cơ sở vật chất dịch vụ kho, vận
* Mở rộng và hiện đại hoá hệ thống kho bãi hiện tại
Hiện nay hệ thống kho bãi của Vosa Quảng Ninh đã phục vụ được những nhu cầu của KH với hệ thống kho thường, kho ngoại quan và bãi chứa container. So với hệ thống kho của các công ty logistics khác tại Việt Nam thì diện tích kho này còn rất nhỏ, phân bố không đều, nhưng việc đầu tư xây dựng kho ở các thành phố khác như Hà Nội, Hải Phòng là rất kho, do vậy giải pháp nên chọn đó là đầu tư theo chiều sâu, tận dụng cơ sở sẵn có, đầu tiên là mở rộng và hiện đại hóa hệ thống kho bãi hiện tại.
Việc mở rộng hệ thống nhà kho ở khu vực cảng Cái Lân không phải dễ dàng vì việc xin cấp đất sử dụng kinh doanh kho bãi còn gặp nhiều khó khăn, diện tích đất nhà nước cấp phép để có thể sử dụng cũng rất hẹp, theo dự kiến UBND tỉnh Quảng Ninh có thể cấp phép cho công ty sử dụng 5.000m2 , như vậy diện tích nhà kho tại Cái Lân có thể mở rộng thành 7.000m 2 . Do đó đề xuất của em đó là ngoài việc xin cấp đất để kinh doanh kho bãi, công ty nên dành một phần diện tích bãi container (khoảng 3.000 m2) để cải tạo thành kho kín, như vậy diện tích kho kín có thể đạt được là 10.000 m2 , với diện tích kho như vậy công ty mới có thể cung cấp các dịch vụ kho đa dạng hơn.
Công ty nên định hướng xây dựng hệ thống kho bãi theo mô hình kho ngoại quan kết hợp kho Cross – docking. Xây dựng hệ thống kho bãi này để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của các DN đầu tư nước ngoài và giúp tạo ra chất lượng dịch vụ cao hơn. Lợi ích lớn nhất của kho Cross – docking kết hợp với kho ngoại quan là cho phép KH nhận hàng trước khi
làm thủ tục hải quan, phân loại, tổng hợp, dán mã vạch cho hàng hoá ngay tại kho, sau đó phân phối đến từng của hàng bán lẻ thuận tiện hơn.
Hiện đại hoá kho bãi bằng cách trang bị máy móc hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ kho. Thiết bị cần đầu tư bao gồm:
- Hệ thống băng chuyền để chuyển tải hàng hoá: hàng hoá được vận chuyển trong khu vực kho sẽ không phải sử dụng nhân công trực tiếp, việc di chuyển hàng hoá sẽ do hệ thống băng chuyền làm. Như vậy vừa tiết kiệm sức lao động, tiết kiệm chi phí nhân công lại nâng cao khả năng vận chuyển hàng hoá với khối lượng lớn và tốc độ nhanh hơn, đảm bảo an toàn cho hàng hoá lưu chuyển trong kho.
- Xe nâng: là một phương tiện không thể thiếu trong nhà kho, tuy nhiên hệ thống xe nâng của công ty còn yếu, trọng tải thấp, công ty cần đầu tư xe nâng hiện đại như xe nâng điện tự động, có tải trọng lớn hơn, di chuyển nhanh và được trang bị phần mềm quản lý, kết nối trực tiếp với trung tâm quản lý kho, sẽ giúp cho người điều khiển có thông tin chính xác về hàng hoá, địa điểm xếp dỡ hàng hoá thuận tiện và nhanh chóng nhất.
- Nâng cấp hệ thống giá kệ kho hàng để có thể nâng đỡ được hàng hoá có trọng lượng lớn.
- Bên cạnh đó cần trang bị thiết bị công nghệ dán mã vạch và đọc mã vạch, với công nghệ này công ty sẽ kiểm soát được hàng hoá lưu chuyển trong kho một cách dễ dàng.
* Đầu tư mua mới hệ thống phương tiện vận tải
Đối với nguồn lực cho hoạt động vận tải, để tránh tình trạng bị động trong việc vận chuyển hàng hoá, tránh việc thường xuyên phải đi thuê xe của các công ty vận tải khác, công ty nên đầu tư, trích nguồn kinh phí để mua mới hệ thống xe tải, đầu kéo container để chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của KH. Đây cũng là một giải pháp lâu dài, công ty tránh được tình trạng thường xuyên thuê xe ở bên ngoài, không để rơi vào tình trạng bị ép giá thuê xe trong thời điểm mùa vụ, chủ động trong việc cung cấp dịch vụ cho KH và định giá mức dịch vụ của mình. Về trước mắt, nguồn kinh phí cho việc đầu tư hệ thống xe này là rất lớn, nhưng trong lâu dài, việc khai thác hệ thống xe sẽ mang lại nguồn lợi lớn cho công ty, tạo ra khả năng cạnh tranh cao cho công ty.
Hiện nay số nhân lực làm trong hoạt động vận tải tuy trẻ nhưng trình độ còn yếu và thiếu, còn nhân lực trong lĩnh vực kho tuy có kinh nghiệm lâu năm nhưng không được đào tạo thường xuyên, không được cập nhập kiến thức chuyên môn mới. Do đó công ty cần phải chú trọng đào tạo nguồn nhân lực trẻ này để phục vụ trong hoạt động về lâu dài.
Đào tạo trong nước: Công ty có thể phối hợp với các tổ chức như Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) và các hiệp hội ngành nghề mở các lớp đào tạo về nghiệp vụ kho, giao nhận, vận tải…, mời chuyên gia nước ngoài giảng dạy để nhân viên tiếp xúc và có cách nhìn nhận về vấn đề dưới góc độ của một công ty logistics chuyên nghiệp, cùng với đó sẽ mở rộng được mối quan hệ với các công ty khác.
Đào tạo ở nước ngoài: công ty cử nhân viên có năng lực và triển vọng cao để cho đi nước ngoài du học, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ở trình độ cao như thạc sĩ quản trị logistics, đây là chuyên ngành mà ở Việt Nam chưa có trường Đại học nào đào tạo.
Bên cạnh việc đào tạo, công ty cũng cần phải có chế độ đãi ngộ thoả đáng đối với các nhân viên để khích lệ tinh thần làm việc của họ bằng việc tổ chức các chuyến du lịch, tháng lương thứ 13, hay có các khoản trợ cấp, phụ cấp hợp lý…
Đối với dịch vụ kho nói riêng, công ty nên áp dụng hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System), đây là một hệ thống quản lý phù hợp với các DN trung bình và lớn. Nét ưu việt của hệ thống WMS đó là khả năng quản lý, an toàn và phù hợp với việc kiểm soát hàng hoá XNK, hỗ trợ thiết bị nhận dạng đối tượng bằng tần số sóng radio và có nhiều ngôn ngữ dành cho người sử dụng. Với việc sử dụng phần mềm quản lý này công ty có thể dễ dàng quản lý tất cả các khâu từ nhập hàng, giao hàng, kiểm kê và thống kê, báo cáo kết quả và dự báo kế hoạch cho những năm tiếp theo.
Việc ứng dụng CNTT và phầm mềm quản lý trong các hoạt động kho vận nói riêng và trong toàn bộ hệ thống các hoạt động của công ty nói chung là rất cần thiết, nó đang là xu hướng chung của tất cả các công ty muốn nâng cao hiệu lực hoạt động của mình, dễ dàng hơn trong việc kiểm soát các hoạt động theo trình tự và mô hình nhất định.