- Về quản lý quá trình cung ứng dịch vụ vận tải cũng tương tự như trên, gặp nhiều
4.3.1.2. Giải pháp về quy trình cung ứng dịch vụ
Theo nhận xét ở phần trên, điểm còn thiếu sót của công ty trong quy trình cung ứng dịch vụ chính là ở bước tiếp nhận thông tin KH chưa rõ ràng, chưa xác định cho nhân viên
thấy được các yêu cầu cần làm ở khâu đầu tiên này. Em xin đưa đề xuất để làm rõ ràng hơn các công việc ở khâu này.
- Bước 1: Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của KH: phòng dịch vụ tiến hành phân loại yêu cầu cung cấp dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến các dịch vụ công ty cung cấp về làm hàng xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa, bốc xếp lắp đặt, dịch vụ kho… và đánh giá khả năng đáp ứng trên cơ sở năng lực của công ty.
Khi xem xét thấy khả năng công ty có thể đáp ứng yêu cầu của KH thì những bộ phận có liên quan tiến hành các bước tiếp theo để cung cấp dịch vụ cho KH.
- Bước 2: Phòng dịch vụ xây dựng các phương án thực hiện, đồng thời dự tính các chi phí theo mỗi phương án.
- Bước 3: Tư vấn trao đổi các phương án tối ưu làm thủ tục XNK hàng hóa; Đưa ra các phương án vận chuyển bốc xếp với chi phí hợp lý; phương thức, cách thức thanh toán, chi trả hợp pháp, hợp lý.
- Bước 4: Sau khi đã xác định được những vấn đề cơ bản nhất trong quá trình cung cấp dịch vụ kho, vận cho KH, kiểm tra lại các phương án, chi phí thì tiến hành làm báo giá, hợp đồng.
- Bước 5: Ban giám đốc xem xét và trao đổi, chỉ đạo, đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc lập kế hoạch và phê duyệt báo giá, hợp đồng. Sau khi đã được Ban giám đốc duyệt, các phương án được trao đổi, thuyết trình lại với KH về giá, phương án thích hợp và các yêu cầu bổ sung.
- Bước 6: Sau khi KH xem và có phản hồi lại thì tiến hành kiểm tra lại và dự thảo các phương án về: các chi phí, khả năng thực hiện, phân tích lỗ lãi và tiến hành làm báo giá, hợp đồng.
- Bước 7: Khi giao báo giá và hợp đồng cho KH, dù KH có chấp nhận hay không vẫn phải tiến hành lưu hồ sơ, lập báo cáo và tìm hiểu thêm về hợp đồng.
- Bước 8: Báo giá và hợp đồng được chuyển tới phòng Kế toán, phòng Đại lý vận tải và cho thuê tàu và bộ phận kho, các chi nhánh nhận Phiếu yêu cầu làm hàng và bắt đầu tiến hành quá trình cung cấp dịch vụ.