3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống của công ty sống của công ty
3.1.1 Nhân tố bên ngoài
• Điều kiện tự nhiên
Việc gieo trồng các loại rau củ và chăn nuôi các loại động vật ở các vùng miền của nước ta chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi điều kiện tự nhiên. Nếu thuận lợi cây cối, động vật sinh trưởng và phát triển tốt, ngược lại hạn hán, lũ lụt...dẫn đến mất mùa. Nguồn hàng của công ty bị phụ thuộc vào những nguồn cung ứng do đó nguồn hàng
những chính sách thích hợp để đảm bảo nguồn hàng ổn định đề phòng những trường hợp điều kiện không thuận lợi và các nhà cung cấp không cung ứng đủ hàng để bán cho người tiêu dùng.
• Sản xuất mang tính thời vụ
Đặc điểm này cũng ảnh hưởng đến hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống, do đố việc nghiên cứu nắm rõ thời điểm nuôi trồng và thu hoạch các loại sản phẩm là hết sức cần thiết. Việc này giúp cho công ty có thể dự báo để đưa ra quá trình mua hàng tốt hơn. Mặt khác, công ty cũng nên tập trung bố trí lực lượng mua hàng vào những thời điểm chính vụ để mua được hàng với giá rẻ, chất lượng cao đảm bảo nguồn hàng tốt nhất cho công ty.
• Cung cầu thị trường
Cung cầu thị trường là nhân tố quan trọng nhất mà công ty cần nghiên cứu để đáp ứng tốt nhất nhằm mang lại lợi nhuận cao. Sự biến động của cung cầu diễn biến rất phức tạp ảnh hưởng lớn đến quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty. Vì vậy, công ty phải tìm hiểu kỹ sự biến động cung cầu thị trường đối với mỗi loại sản phẩm để có thể ứng phó kịp thời với những biến động mạnh, bất ngờ và thoả mãn tốt nhất những nhu cầu đó.
3.1.2 Nhân tố bên trong
• Nguồn vốn của công ty
Với nguồn vốn kinh doanh năm 2010 là 31,1 tỷ đồng và tăng lên 31,5 tỷ đồng vào năm 2011, công ty có thể đầu tư, phát triển thêm cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Tập trung nguồn vốn vào những hoạt động cần thiết phục vụ tốt cho việc tạo được nguồn hàng với số lượng và chất lượng đảm bảo nhất cho công ty. Ngoài ra, công ty cũng nên huy động thêm nguồn vốn để phát triển hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tạo nguồn và thu mua của mình.
Mối quan hệ với các nhà cung ứng rất quan trọng đảm bảo nguồn hàng tốt và ổn định cho công ty. Đặc biệt đối với các sản phẩm tươi sống có thể được thu mua trực tiếp nên quan hệ với nhà cung ứng tốt thì công ty có thể dễ dàng thương lượng giá cả, số lượng... Vì vậy, trong quá trình giao dịch với nhà cung ứng công ty cần phải giữ mối quan hệ tốt đẹp và có những chính sách đảm bảo lợi ích cho những nhà cung ứng.
3.2 Đinh hướng hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống của công ty
Vai trò của hoạt động tạo nguồn và mua hàng rất quan trọng. Công ty muốn có nguồn hàng ổn định với chất lượng cao thì phải thực hiện tốt công tác này. Một số định hướng cho hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống của công ty:
- Đây là sản phẩm tươi sống nên yêu cầu đầu tiên đặt ra cho công ty là phải nâng cao chất lượng nguồn hàng để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm đang được người dân đặt lên hàng đầu, do vậy muốn bán được hàng thì cần chú trọng đến chất lượng sản phẩm.
- Công ty phải đảm bảo được số lượng sản phẩm tươi sống cũng như sự ổn định của nguồn hàng do các nhà cung ứng cung cấp. Như vậy công ty mới có thể đáp ứng thường xuyên nhu cầu của khách hàng.
- Mở rộng mạng lưới thu mua cũng như tìm kiếm thêm nhiều nhà cung ứng để làm phong phú hơn nguồn hàng của công ty, đặc biệt là các loại đặc sản trái cây của các vùng miền ở nước ta. Nguồn hàng càng đa dạng thì càng có nhiều sự lựa chọn hơn cho khách hàng từ đó mang lại nhiều doanh thu hơn cho công ty.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với những nhà cung ứng sản phẩm tươi sống để đảm bảo nguồn hàng ổn định, chắc chắn. Đồng thời nếu thiết lập được mối quan hệ tốt thì quá trình đàm phán thương lượng cũng dễ dàng hơn và công ty có thể mua được nguồn hàng với giá rẻ.
- Tăng cường quản lý các hợp đồng với những nhà cung ứng để nguồn hàng được giao đúng thời gian yêu cầu với số lượng đầy đủ và chất lượng đảm bảo.
- Tạo điều kiện giúp đỡ cho các nhà cung ứng khi cần thiết để có được nguồn hàng tốt nhất.
- Đảm bảo lợi ích cho lực lượng lao động phục vụ cho hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống.
- Đặt ra khoảng ra thu mua đối với từng loại sản phẩm tươi sống để kiểm soát được chi phí thu mua mà công ty phải chi ra.
- Đầu tư thêm cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tạo nguồn, thu mua, dự trữ sản phẩm tươi sống.
3.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống của công ty công ty
Sau khi phân tích tình hình cụ thể của hoạt động tạo nguồn và thu mua sản phẩm tươi sống của công ty TNHH Co-opmart Huế qua 2 năm 2010-2011 thì có một số giải pháp cụ thể để công ty hoàn thiện hoạt động này.
3.3.1 Về công tác tạo nguồn
3.3.1.1 Hoàn thiện công tác dự báo nhu cầu của người tiêu dùng và nghiên cứu thị trường nguồn hàng thị trường nguồn hàng
Nhu cầu đối với những sản phẩm tươi sống luôn luôn biến động vì đây là những loại thực phẩm được sử dụng để chế biến các món ăn hàng ngày trong gia đình. Do vậy công ty muốn tạo được nguồn hàng hợp lý thì cần phải dự báo chính xác nhu cầu của người tiêu dùng và nghiên cứu kỹ thị trường nguồn đầu vào.
• Hoàn thiện công tác dự báo nhu cầu của người tiêu dùng
Để dự báo chính xác nhu cầu của người tiêu dùng thì công ty phải tập trung nghiên cứu thị trường đầu ra của những sản phẩm tươi sống. Nghiên cứu thị trường đầu ra là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng, nếu công tác này được làm tốt, nó sẽ cung cấp đầy đủ thông tin chính xác để giúp người làm marketing đưa ra một chiến lược phù hợp
và do đó mang lại hiệu quả cao. Ngược lại, nếu công tác nghiên cứu thị trường đầu ra thu thập về những thông tin không chính xác, không phản ảnh đúng tình hình thực tế thị trường, và do không dựa trên cơ sở thông tin vững chắc nên quyết định được đưa ra sẽ không sát với thực tế, dẫn đến hoạt động marketing sẽ không hiệu quả, lãng phí nhân vật lực, từ đoa sẽ đưa ra những dự báo không chính xác về nhu cầu của người tiêu dùng dẫn đến hoạt động tạo nguồn hàng của công ty cũng không hiệu quả. Vì vậy một số giải pháp giúp công ty làm tốt công tác nghiên cứu thị trường đầu vào tạo cơ sở cho việc tạo nguồn hàng:
- Xây dựng bộ phận nghiên cứu thị trường có trình độ chuyên môn cao, thường xuyên đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên đó. Việc thu thập thông tin chính xác, nhanh chóng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, kỹ năng của nhân viên. Do vậy, việc thiết lập một đội ngũ nhân viên tốt là một điều hết sức cần thiết.
- Nhu cầu của người tiêu dùng được dự báo chính xác dựa trên cơ sở những thông tin thu thập được từ thị trường. Do vậy, muốn dự báo chi tiết nhu cầu thì đội ngũ nhân viên của công ty phải thường xuyên cập nhật, tổng hợp, phân tích, đánh giá tốt thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra những kết quả chính xác nhất.
- Công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với những tổ chức nghiên cứu thu thập thông tin thị trường để có được nguồn thông tin mới nhất về những biến động nhu cầu trên thị trường. Đặc biệt đối với những sản phẩm tươi sống thì nhu cầu của người dân thay đổi hằng ngày, nên việc cập nhật thông tin đối với công ty rất quan trọng tạo cơ sở đưa ra những kế hoạch nguồn hàng phù hợp nhất.
Khi công tác nghiên cứu thị trường đầu ra của các sản phẩm tươi sống được hoàn thiện sẽ giúp công ty đưa ra những dự báo chính xác về nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó sẽ có những kế hoạch tạo nguồn hàng hợp lý cho công ty.
Việc nghiên cứu thị trường nguồn hàng nhằm mục đích tìm được nơi cung ứng hàng chất lượng tốt với giá cả hợp lý để có được nguồn hàng tốt nhất cho công ty. Để hoàn thiện công tác này thì công ty phải:
- Thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về những nguồn cung ứng sản phẩm tươi sống cho công ty. Đối với những sản phẩm này thì yêu cầu về chất lượng được đặt lên hàng đầu, do vậy việc đầu tiên là công ty phải tìm hiểu, đánh giá về chất lượng hàng hoá của các nguồn cung ứng. Những sản phẩm tươi sống với chất lượng tốt luôn được người tiêu dùng lựa chọn nên để có nguồn hàng đáp ứng nhu cầu thì công ty nên thường xuyên kiểm tra chất lượng nguồn hàng từ các nhà cung ứng. Những thông tin khác cần phải thu thập về nguồn cung ứng là số lượng, thời gian giao hàng...Số lượng hàng hoá và thời gian giao hàng phản ánh khả năng đáp ứng đầy đủ và kịp thời những nhu cầu thị trường, do vậy công ty phải lựa chọn những nhà cung ứng có khả năng cung cấp đầy đủ hàng hoá và kịp thời nguồn hàng cho công ty.
- Cần xác định nguồn hàng là trực tiếp hay trung gian để kiểm soát chi phí mà công ty phải bỏ ra. Nếu là nguồn hàng trực tiếp thì mức giá thu mua sẽ rẻ hơn, còn nguồn trung gian vì đã được bán qua nhiều khâu nên giá mua sẽ đắt hơn.
- Cần cập nhật thường xuyên giá cả thị trường để đưa ra mức giá mua hợp lý nhất mang lại lợi nhuận cao cho công ty.
- Sản phẩm tươi sống yêu cầu sự tươi ngon, do vậy công ty phải nghiên cứu phương thức nhận hàng, vận chuyển hàng hoá về siêu thị...của những nguồn cung ứng để đảm bảo nguồn hàng tốt nhất.
Hoàn thiện việc nghiên cứu thị trường nguồn hàng sẽ giúp cho công ty có được những cơ sở chính xác để xây dựng kế hoạch mua hàng với chất lượng tốt, số lượng đảm bảo với giá cả hợp lý nhất nhằm mang lại lợi nhuận cao cho công ty.
Xây dựng chiến lược và kế hoạch tạo nguồn phải dựa trên cơ sở của công tác nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra, kết hợp những yếu tố bên ngoài và bên trong của công ty. Đối với sản phẩm tươi sống thì việc xây dựng một kế hoạch hợp lý, một chiến lược đúng đắn thì những công tác này rất quan trọng.
Một chiến lược tạo nguồn sản phẩm tươi sống hợp lý trên cơ sở phối hợp các yếu tố của môi trường bên ngoài và bên trong của công ty là phải đáp ứng nhu cầu thị trường, mang lại hiệu quả cao và tạo ra sự phân phối nhịp nhàng giữa các bộ phận. Chiến lược tạo nguồn của công ty nên tập trung đầu tư cơ sở vật chất như hệ thống kho hàng, phương tiện vận tải...để phục vụ tốt hơn cho hoạt động tạo nguồn hàng cho công ty.
Hoạt động tạo nguồn hàng phải đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng đồng thời đảm bảo được mục tiêu lợi nhuận của công ty. Chiến lược tạo nguồn phải đưa ra được số lượng hàng hoá cần thiết, yêu cầu về chất lượng và mức lợi nhuận dự kiến cho những năm tiếp theo.
3.3.1.3Đa dạng hoá các hình thức tạo nguồn hàng
Hiện nay công ty sử dụng hai hình thức tạo nguồn chính là thu mua trực tiếp và thu mua qua hợp đồng. Hai hình thức này không tạo được sự chủ động về nguồn hàng cho công ty, phải phụ thuộc nhiều vào các nhà cung ứng. Để không bị thụ động về nguồn hàng sản phẩm tươi sống công ty có để mở rộng thêm những hình thức tạo nguồn của mình. Công ty có thể liên doanh, liên kết với những nguồn cung ứng đang thiếu vốn đầu tư ở Huế để mở rộng việc sản xuất cũng như tạo ra thị trường tiêu thụ lớn và ổn định cho người dân địa phương hoặc tự mở rộng sản xuất các loại sản phẩm tươi sống để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng. Tuy nhiên, việc sử dụng hình thức liên doanh liên kết với những nhà cung ứng thì công ty phải bỏ vốn để hỗ trợ cho quá trình nuôi trồng của nơi sản xuất. Còn hình thức tự mở rộng sản xuất các sản phẩm tươi sống thì công ty phải tìm được địa điểm thích hợp và bỏ ra một số vốn tương đối lớn. Nhưng ưu điểm của hai hình thức này là giúp cho công ty chủ động hơn trong việc tạo nguồn
hàng cho mình. Việc chủ động được nguồn hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty, có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng cũng như có được nguồn đầu vào với giá rẻ nhằm mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho công ty.
3.3.1.4 Xây dựng mối quan hệ tốt với những nhà cung ứng
Việc nghiên cứu thị trường nguồn hàng là cơ sở để công ty lựa chọn những nhà cung ứng hàng hoá phù hợp nhất. Trong quá trình hợp tác với những nhà cung ứng thì công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ nhằm tạo được nguồn hàng ổn định, lâu dài cho công ty. Để làm tốt việc này công ty nên:
- Có chính sách khuyến khích hợp lý đối với những nhà cung ứng lâu năm và những nhà cung ứng sản phẩm chất lượng tốt. Việc đưa ra những chính sách này sẽ giúp cho những nhà cung ứng này có ấn tượng tốt về công ty , cung cấp hàng hoá đầy đủ, kịp thời với chất lượng tốt nhất.
- Hỗ trợ quá trình vận chuyển đối với những nguồn hàng ở xa công ty.
- Tránh xảy ra những mâu thuẫn, khiếu nại trong quá trình ký kết hợp đồng với những nhà cung ứng. Nếu có thì công ty nên giải quyết kịp thời để duy trì mối quan hệ với những nhà cung ứng.
Việc công ty tạo mối quan hệ tốt với những nhà cung ứng nhằm tạo ra sự hợp tác lâu dài, đồng thời tạo không khí vui vẻ, thoải mái trong quá trình đàm phán, thương lượng để ký kết hợp đồng.
3.3.2 Về công tác thu mua
3.3.2.1 Đảm bảo nguồn hàng cho công ty
Trong giai đoạn gần đây, sự cạnh tranh giữa các công ty đang diễn ra gay gắt. Việc các nhà cung ứng bán hàng cho những siêu thị khác với giá cao hơn hoặc tìm cách ép giá đối với công ty đã xảy ra. Muốn ngăn chặn tình trạng này để đảm bảo nguồn hàng của công ty là điều rất cần thiết. Công ty cần thực hiện những việc sau để đảm bảo tốt nguồn hàng của mình:
- Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với những nguồn sản xuất sản phẩm tươi sống để nguồn hàng được ổn định, lâu dài.
- Thường xuyên trao đổi thông tin để nắm được tình hình, khả năng cung ứng của những nhà cung ứng. Việc này giúp công ty có thể nắm được tình hình nguồn hàng về số lượng, chất lượng cũng như thời gian giao hàng...của những nhà cung ứng để kịp thời đối phó với những trường hợp rủi ro có thể xảy ra.