7. Kết cấu đề tài
1.1.3.4.Cấu trúc của VHDN
Phúc
VHDN là một khái niệm trừu trượng và rất khĩ nắm bắt, vì thế việc xây dựng VHDN cũng như đánh giá VHDN của một tổ chức là một việc làm khĩ. Muốn giải quyết được vấn đề này thì chúng ta cần phải hiểu VHDN được cấu thành từ những yếu tố nào, quan hệ giữa các bộ phận ra sao và các bộ phận này cĩ vai trị như thế nào?
Hiện nay, đa phần các học giả đều cho rằng: các yếu tố cấu thành nên VHDN cĩ nhiều tầng lớp từ trong ra ngồi, được mơ tả theo thứ tự như sau: tầng gốc, tầng sâu, tầng giữa và tầng bề mặt. Chúng ta cĩ thể hình dung các lớp cắt đĩ giống như một mặt cắt của một thân cây.
a. Tầng gốc
Đây là phần trong cùng của mặt cắt ngang của một cây gỗ, là phần rắn chắc nhất, cây gỗ cĩ thời gian phát triển càng dài thì lõi này càng lớn và rắn chắc. Phần này cịn được gọi là nhĩm các giá trị cốt lõi cơ bản. Giá trị văn hĩa của một tổ chức cũng như phần lõi này, tạo dựng được giá trị phải mất nhiều năm và giá trị này chỉ khẳng định được sự xác lập của nĩ thơng qua việc thâm nhập, chuyển tải các biểu hiện của giá trị vào các nhĩm yếu tố chuẩn mực, khơng khí của tổ chức và yếu tố hữu hình. Điều này cho thấy, giá trị khi đã được xác lập muốn xĩa bỏ nĩ cũng khơng dễ dàng trong ngày một ngày hai, nhưng giá trị cũng cĩ thể bị suy thối, bị thay đổi trong một số điều kiện.
Tầng gốc bao gồm những giá trị chung bao trùm lên tồn bộ doanh nghiệp như: tầm nhìn, sứ mệnh, triết lí kinh doanh, các giá trị cốt lõi, niềm tin chủ đạo, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất, chi phối tất cả các yếu tố khác của VHDN.
b. Tầng sâu
Đây là tầng liền kề với tầng gốc trong cùng, cịn được gọi là nhĩm yếu tố chuẩn mực. Nĩ bao gồm các yếu tố như đạo đức kinh doanh, lịch sử của doanh nghiệp, người sáng lập doanh nghiệp và các thế hệ lãnh đạo, các nghi lễ, sự kiện…
Đạo đức kinh doanh bao gồm nhiều phạm vi khác nhau. Trong phạm vi xã hội, đạo đức kinh doanh chính là việc doanh nghiệp tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình trong quá trình hoạt động.
Trong phạm vi những người cĩ liên quan đến doanh nghiệp, thì đĩ là việc doanh nghiệp tơn trọng quyền lợi của các bên cĩ liên quan đến mình, đặt lợi ích của khách hàng, nhà đầu tư, đối tác lên hàng đầu. Trong phạm vi của doanh nghiệp, đạo đức kinh doanh liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các thành viên trong đĩ, các quan hệ và lợi ích kinh tế của
Phúc
họ trong cơng việc, trong kinh doanh. Trong phạm vi cá nhân, đạo đức kinh doanh chính là quan hệ giữa người với người trong một tổ chức, ví dụ như lịng trung thực, thiện chí, hợp tác. Trong bốn phạm vi trên, nếu doanh nghiệp cĩ thể dung hịa mọi hoạt động của mình, mang lợi ích cho mình đồng thời mang lại lợi ích cho người khác, cho đất nước và xã hội thì cĩ thể nĩi doanh nghiệp đĩ cĩ đạo đức kinh doanh.
Nhĩm các yếu tố chuẩn mực cịn bao gồm lịch sử của doanh nghiệp. Lịch sử của doanh nghiệp được xác lập bởi người sáng lập doanh nghiệp cùng các thế hệ lãnh đạo là một phần quan trọng để tạo nên VHDN. Một doanh nghiệp trong quá trình tồn tại và phát triển của mình tạo nên được giá trị nhất định, hình thành được những chuẩn mực hành vi nhất định. Những giá trị và chuẩn mực nào gắn với sự phát triển của doanh nghiệp sẽ trở thành sắc thái đặc thù thành đặc trưng riêng của nĩ. Những chuẩn mực đĩ đã khơng bị mất đi theo thời gian mà ngược lại, chúng được duy trì, được củng cố trong hoạt động của doanh nghiệp và được giữ gìn, truyền đạt từ thế hệ này sang thế hệ khác, đĩ là truyền thống, là lịch sử của doanh nghiệp.
Các nghi lễ, sự kiện là một thành phần quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển VHDN. Nghi lễ là những hoạt động đã được dự kiến từ trước và chuẩn bị kĩ lưỡng dưới các hình thức, các hoạt động, sự kiện văn hĩa – xã hội chính thức, nghiêm trang, tình cảm được thể hiện định kì hay bất thường nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức và vì lợi ích của những người tham dự. Đây là dịp để những người lãnh đạo cĩ cơ hội giới thiệu về những giá trị, những hoạch định tương lai, những đổi mới của tổ chức trong thời gian tới, cũng như tạo cơ hội để các thành viên chia sẻ về mọi vấn đề trong tổ chức. Các nghi lễ bao gồm: nghi lễ chuyển giao, nghi lễ củng cố, nghi lễ nhắc nhở, nghi lễ liên kết.
c. Tầng giữa
Cĩ thể hình dung đây là vịng bên ngồi liền kề với nhĩm yếu tố chuẩn mực, bao gồm các yếu tố về hệ thống quản lí và phong cách quản lí. Phần này được gọi là nhĩm yếu tố phong cách quản lí và khơng khí làm việc của tổ chức.
Hệ thống quản lí là một yếu tố quan trọng trong VHDN, bao gồm tất cả các chế độ và thủ tục quản lí thuộc tất cả các lĩnh vực như thủ tục kiểm tra, quản lí; hệ thống đánh giá và điều chỉnh kết quả; hệ thống thiết lập mục tiêu và kế hoạch kinh doanh; hệ thống thơng tin kinh doanh và quyết định nghị sự; chế độ khen thưởng, phúc lợi và bồi
Phúc
thường,…., sao cho phù hợp với mục tiêu chiến lược lâu dài và nhất quán với giá trị cốt lõi cơ bản của doanh nghiệp. Nĩ tạo thành bộ khung cho việc vận hành hằng ngày và ra quyết định trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Phong cách quản lí miêu tả cách thể hiện thái độ và quyền lực của người lãnh đạo trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Phong cách quản lí được thể hiện theo nhiều cách khác nhau như: độc đốn, dân chủ, cứng nhắc hay mềm dẻo,…, khái niệm này được sử dụng để phản ánh khơng khí làm việc trong một tổ chức thoải mái đến mức độ nào.
Sự phát triển của doanh nghiệp đồng nghĩa với sự phong phú của các tập tục, nghi lễ, các quy tắc ứng xử mà doanh nghiệp mong đợi người lao động thực hiện theo. Đĩ chính là các quy tắc diễn ra trong giao tiếp ứng xử giữa các nhân viên với nhau, cấp trên – cấp dưới, bên trong – bên ngồi.
d. Tầng bề mặt
Đây là tầng được ví như vịng ngồi cùng của cây gỗ, các yếu tố của tầng này là dễ nhìn thấy nên cịn được gọi là nhĩm yếu tố hữu hình. Xếp vào nhĩm này là các yếu tố liên quan đến kiến trúc, trụ sở của doanh nghiệp, cách tổ chức khơng gian làm việc (như văn phịng, bàn ghế, tài liệu,..), các trang thiết bị, điều kiện làm việc, đồng phục nhân viên, logo, các khẩu hiệu, các sản phẩm, dịch vụ, cơng nghê áp dụng vào quá trình hoạt động, ngơn ngữ sử dụng trong các thơng điệp, tài liệu quảng cáo,…
Đây là cấp độ văn hĩa cĩ thể nhận thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên, nhất là các yếu tố vật chất như: kiến trúc, bài trí, đồng phục,…, cấp độ này cĩ đặc điểm là chịu nhiều ảnh hưởng của tính chất cơng việc kinh doanh của cơng ty, quan điểm của người lãnh đạo và ít khi thể hiện được những giá trị thực sự trong VHDN. Trong điều kiện mơi trường bên ngồi thay đổi thì nhĩm yếu tố vịng ngồi cùng này sẽ chịu tác động đầu tiên và nĩ cũng dễ thay đổi hơn các tầng ở vịng trong. Khi các tầng ở bên ngồi so với tầng gốc trong cùng thay đổi trong một thời gian dài, thì đến một lúc nào đĩ sẽ làm suy thối giá tị của tầng gốc này. Đến lúc đĩ thì VHDN thay đổi một cách tự phát. Sự thay đổi này cĩ thể phù hợp hoặc cản trở mục tiêu, nhiệm vụ của DN.
e. Mối quan hệ của các yếu tố cấu thành VHDN
Các thành phần của bốn tầng nĩi trên cĩ quan hệ mật thiết với nhau, chúng phụ thuộc và tác động lẫn nhau, làm xuất hiện những đặc tính riêng của một tổ chức và từ đĩ hình thành nên VHDN của tổ chức đĩ. Sự phụ thuộc, tác động lẫn nhau giữa các yếu tố càng cao thì VHDN càng được hình thành một cách rõ rệt, nhưng nếu sự phụ thuộc, sự tác động đĩ yếu, khơng rõ ràng thì VHDN được hình thành cũng sẽ mờ nhạt, khơng cĩ
Phúc
tính nhất quán. Vì thế để xây dựng VHDN theo đúng ý muốn thì doanh nghiệp phải bắt đầu triển khai từ các ý muốn đĩ, xây dựng chúng theo đúng hướng mà doanh nghiệp đặt ra.