- Xây dựng hòm thư góp ý, để khách hàng có thể bày tỏ, đóng góp những ý kiến, những vấn đề bức xúc Giúp công ty theo sát được quá trình hoạt động của nhân viên.
3.2.3 Nâng cao độ an toàn của dịch vụ.
Độ an toàn của dịch vụ chính là nguyên nhân nhiều nhất mà khách hàng lựa chọn khi đến với công ty. Đó là thành tích tốt của Bưu điện trong việc tạo dựng uy tín và lòng tin trong lòng khách hàng, điều đó cũng cho thấy kỳ vọng của khách hàng về độ an toàn của dịch vụ rất cao. Trách nhiệm của công ty là phải cố gắng hết sức để đảm bảo cho bưu gửi của khách hàng không chỉ đến đúng địa chỉ mà còn không bị hư hỏng hay mất mát gì. Qua phân tích số liệu, hầu hết khách hàng đánh giá rất đồng ý về độ an toàn cao của dịch vụ CPN, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một tỷ lệ khách hàng gặp
các sự cố như thời gian chậm trễ, mất mát, thất lạc thậm chí là hư hỏng. Bưu điện cần nỗ lực thực hiện thêm một số biện pháp sau nhằm góp phần khắc phục giảm thiểu tỷ lệ gặp phải sự cố của khách hàng:
- Hướng dẫn cho khách hàng cách điền đầy đủ những thông tin cần thiết của người gửi và người nhận, nên ghi thêm số điện thoại để tiện liên lạc trong những trường hợp cần thiết. Đây là bước ban đầu nhưng hết sức quan trọng, nếu khách hàng ghi nhầm lẫn địa chỉ hoặc ghi không rõ sẽ dễ dẫn đến tình trạng thất lạc xảy ra.
- Nhân viên cần kiểm tra hàng hóa của khách hàng trước khi gửi về số lượng cũng như mặt chất lượng, phải thỏa mãn những yêu cầu của quy định mà Tập đoàn đã ban hành. Những hàng hóa dễ vỡ phải có cách gửi riêng, nếu những hàng hóa dễ hư hỏng khách hàng phải viết biên bản xác nhận không khiếu nại nếu xảy ra sự hư hỏng…
- Để tránh thất lạc bưu gửi của khách hàng, trong từng khâu, từng bộ phận chuyển phát trong quá trình giao nhận phải kiểm tra số lượng bưu kiện, mã bưu kiện chính xác rồi mới ký nhận. Để khi xảy ra sai sót, thất lạc ở khâu nào sẽ dễ dàng xử lý.
- Cần có biện pháp xử lý nặng nếu như để nhân viên đẻ xảy ra việc mất mát và thất lạc bưu gửi của khách hàng ngoài những lý do mà công ty quy định sẽ chịu trách nhiệm đền bù.
- Khi giao bưu gửi cho người nhận cần có xác nhận chữ ký, ghi lại số chứng minh nhân dân tránh giao bưu phẩm nhầm đối tượng.
- Yêu cầu khách hàng giữ lại chứng từ để sử dụng trong trường hợp xảy ra sự cố. Việc đảm bảo an toàn cho bưu gửi của khách hàng trong quá trình kinh doanh dịch vụ CPN là điều mà mỗi nhân viên thực hiện yêu cầu cần phải có tinh thần trách nhiệm cao, luôn cẩn thận, tỉ mỉ tránh xảy ra những sự cố không đáng có. Công ty nên khuyến khích nhân viên phát huy truyền thống tốt đẹp của Bưu điện là luôn luôn đảm bảo cho khách hàng cảm thấy an tâm khi sử dụng dịch vụ CPN. Xây dựng lòng tin, uy tín trong lòng khách hàng nhằm giữ vững mối quan hệ với những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ.