- Xây dựng hòm thư góp ý, để khách hàng có thể bày tỏ, đóng góp những ý kiến, những vấn đề bức xúc Giúp công ty theo sát được quá trình hoạt động của nhân viên.
3.2.6. Hoàn thiện hệ thống thông tin, ứng dụng thương mại điện tử vào kinh doanh và quản lý thông tin.
doanh và quản lý thông tin.
Ngày nay, với sự phát triển vũ bão của khoa học kỹ thuật nên việc xâm nhập của máy tình và mạng internet vào công việc kinh doanh vô cùng sâu sắc. Từ việc quản lý hệ thống bán hàng, quản lý nhân viên, tính tiền lương, quản lý sổ sách kế toán, ký kết hợp đồng, hội nghị…đều có thể thực hiện một cách dễ dàng thông qua mạng internet và máy tính. Bưu điện có lợi thế là một trong những công ty đi trước đón đầu về công nghệ thông tin so với các công ty khác. Công ty là chi nhánh của Tập đoàn bưu chính viễn thông trực thuộc Bộ thông tin và truyền thông nên có thể nói việc ứng dụng thương mại điện tử vào kinh doanh dịch vụ và quản lý thông tin là điều không quá khó. Tuy nhiên vấn đề này trên thực tế vẫn chưa được công ty chú trọng. Thứ nhất do trình độ nhân viên chưa đồng đều, không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo công việc trên máy tính. Thứ hai, do cơ sở vật chất kỹ thuật còn thiếu đồng bộ giữa những bưu điện ở các cấp là khác nhau. Để hoàn thiện hệ thống thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin được hiệu quả, Bưu điện cần thực hiện những kế hoạch sau:
- Trang bị đầy đủ hệ thống trang thiết bị máy móc vi tính, mạng internet phục vụ cho công việc kinh doanh dịch vụ bưu chính nói chung và dịch vụ CPN nói riêng.
- Hiện đại hóa công nghệ bưu chính chủ yếu đi vào hiện đại hóa bưu cục, sử dụng các thiết bị bưu chính hiện đại, kết hợp với các trung tâm chia chọn tự động thực hiện tới cấp huyện.
- Phát triển mạng chuyển phát an toàn, tin cậy đồng bộ với các dịch vụ hoàn thiện hàng hoá (lựa chọn, đóng gói, sắp xếp), dịch vụ kho bãi, dịch vụ quản lý chu trình cung cấp hàng hoá, dịch vụ tài chính bưu chính tạo ra kênh phân phối và thanh toán hàng hoá phù hợp với nhu cầu phát triển thương mại của tỉnh, góp phần thúc đẩy phát triển thương mại điện tử trong tương lai.
- Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên về tin học đồng thời có chương trình cụ thể về cách thức làm việc trên máy tính giúp nhân viên thực hiện công tác một cách dễ dàng thuận tiện.
- Đầu tư mua các phần mềm chuyên ngành cần thiết, có kỹ sư tin học hỗ trợ trong quá trình công tác của nhân viên.
- Một ứng dụng nữa của thương mại điện tử mà công ty có thể sử dụng đó là việc kiểm tra tình trạng của bưu gửi hiện đang ở đâu. Khách hàng có thể soạn tin mã số bưu gửi, gửi đến cho tổng đài của bưu điện, thì tin nhắn sẽ tự động được chuyển đến, cập nhật cho bạn bao nhiêu ngày nữa bưu gửi sẽ đến tay người nhận, hiện đang ở bưu cục nào. Như vậy, nếu khách hàng sử dụng dịch vụ CPN quốc tế sẽ cảm thấy an tâm hơn đồng thời có thể kiểm soát được sự an toàn của bưu gửi trong suốt toàn bộ hành trình của nó.
- Nếu có thể để khách hàng chủ động nhập thông tin vào máy tình rồi sau đó mới in thông tin ra rồi mới dán vào bưu gửi thì sẽ có rất nhiều lợi ích, thứ nhất ta tránh được những sai sót, thất lạc do chữ viết khách hàng không rõ, thứ 2 ta có thể lưu thông tin cá nhân khách hàng nhằm dễ dàng quản lý và phân loại khách hàng theo mức độ thường xuyên sử dụng.
- Để nâng cao chất lượng toàn trình chuyển - phát, Bưu điện nên xây dựng và đưa vào áp dụng thực tế chương trình tin học quản lý và định vị bưu phẩm CPN. Việc quản lý và định vị Bưu phẩm CPN online giúp nhân viên bưu điện và khách hàng sử dụng dịch vụ có thể theo dõi được hành trình bưu gửi từ khâu nhận gửi tại bưu cục gốc, hành trình chuyến đi của bưu gửi và đến bưu cục nhận phát khi vào website Bưu chính Việt
Nam ở địa chỉ http://vnpost.vn. Công ty nên xay dựng một tổng đài riêng dành cho khách hàng sử dụng dịch vụ nếu không thể online 24/24, chỉ cần soạn tin với cú pháp: “CPN (dấu cách) mã Bưu gửi” rồi gửi tới 8187 là có thể ngay lập tức nắm được bưu gửi của mình giờ đang ở trạng thái nào, vẫn đang trên đường vận chuyển thì đến đâu hay đã đến tay người nhận.
Việc ứng dụng thương mại điện tử vào kinh doanh và quản lý hệ thống thông tin là yêu cầu trước mắt mà Bưu điện cần phải ưu tiên. Trong cuộc chạy đua về ứng dụng khoa học và công nghệ, nếu công ty biết nắm bắt khai thác thế mạnh của nó sẽ giúp công việc kinh doanh rút ngắn thời gian, chính xác, an toàn và khoa học hơn.