7. Nội dung nghiên cứ u:
2.3.3.1 Quy trình thanh tốn L/C xuất khẩu
a) Tiếp nhận, xác thực L/C (sửa đổi L/C) trước khi thơng báo cho khách hàng.
- Trách nhiệm của Sở quản lý.
• Tất cả các L/C, sửa đổi L/C do ngân hàng nước ngồi gửi đến NHNo trước khi thơng báo cho khách hàng đều phải được Sở quản lý kiểm tra, xác thực L/C, sửa đổi L/C gửi bằng điện SWIFT phải đúng mẫu quy định, nếu là MT999 thì phải xác nhận được mã điện đúng, nếu gửi bằng thư thì phải xác định được chữ ký cho đúng, Sở quản lý mới chuyển về cho chi nhánh.
- Trách nhiệm của chi nhánh.
Chi nhánh chỉ thơng báo L/C (sửa đổi L/C) đối vối L/C đã được kiểm tra tính xác thực, chân thật bề ngồi, cĩ dẫn chiếu các quy tắc, thơng lệ quốc tế như: UCP 500, UCP 600, ISP 98, Chi nhánh từ chối thơng báo những sửa đổi L/C mà L/C gốc khơng do NHNo thơng báo, hoặc sửa đổi nhận được sau khi NHNo đã gửi chứng từ
địi tiền, L/C (sửa đổi L/C khơng xác định được tính xác thực, chân thật bề ngồi, L/C (sửa đổi L/C) khơng xác định được địa chỉ người thụ hưởng. [11]
b) Thơng báo L/C kèm xác nhận.
- Đối với L/C do Ngân hàng đại lý của NHNo phát hành yêu cầu NHNo thơng báo kèm xác nhận, trước khi chuyển L/C cho chi nhánh, trong vịng 8 giờ làm việc kể từ khi nhận được điện. Sở quản lý phải cĩ trách nhiệm.
- Nghiên cứu và đề xuất phí xác nhận, mức ký quỹ đối với ngân hàng phát hàng (nếu cần thiết), trình Tổng giám đốc phê duyệt xác nhận L/C do Ngân hàng đại lý phát hành.
- Chi nhánh chỉ thơng báo L/C (sửa đổi L/C) đối với L/C đã được kiểm tra tính xác thực, chân thật bề ngồi, cĩ dẫn chiếu các quy tắc, thơng lệ quốc tế như: UCP 500, UCP 600, ISP 98. Chi nhánh từ chối thơng báo những sửa đổi L/C mà L/C gốc do NHNo thơng báo, hoặc sửa đổi nhận được sau khi NHNo đã gửi chứng từ địi tiền, L/C (sửa đổi L/C) khơng xác định được tính xác thực, chân thật bề
ngồi, L/C (sửa đổi L/C) khơng xác định được địa chỉ người thụ hưởng. [11]
c) Kiểm tra và thơng báo LC (tu chỉnh L/C) khơng kèm xác nhận tại chi nhánh.
- Khi nhận được L/C (sửa đổi L/C) do Sở Quản lý chuyển về chi nhánh, thanh tốn viên cĩ trách nhiệm.
- Phụ trách phịng/kiểm sốt viên cĩ trách nhiệm kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi L/C với thư thơng báo, ký trước khi lãnh đạo ký duyệt.
- Sau khi hồn tất việc kiểm tra, kiểm sốt (lưu ý L/C gốc phải đĩng dấu và ghi ngày ký), giao một bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C kèm thư thơng báo cho người thụ hưởng hoặc ngân hàng của người thụ hưởng. L/C, sửa đổi L/C cĩ thểđược giao trực tiếp cho khách hàng (trường hợp giao trực tiếp cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản L/C copy lưu tại hồ sơ ngân hàng), hoặc được gửi đảm bảo qua bưu điện. Thanh tốn viên phải theo dõi việc thơng báo cho khách hàng.
- Thơng báo cho ngân hàng phát hành về việc nhận được L/C, sửa đổi L/C hoặc ý kiến của khách hàng về việc sửa đổi L/C nếu được yêu cầu.
- Những L/C, sửa đổi L/C bằng điện đã đầy đủ nội dung như quy định tại
điểm 1 điều 21 nhưng ngân hàng phát hành vẫn gửi tiếp thư xác nhận thì chi nhánh gửi bản xác nhận đĩ cho khách hàng mà khơng cĩ trách nhiệm kiểm tra nội dung. [11]
d) Kiểm tra chứng từ
- Trách nhiệm của Thanh tốn viên.
• Kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ do khách hàng xuất trình. Ký xác nhận mặt sau của L/C gốc trị giá bộ chứng từ xuất trình, rút số dư trên bìa hồ sơ.
• Sau khi kiểm tra, thanh tốn viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất, chuyển tồn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan cùng phiếu kiểm tra chứng từđến Kiểm sốt viên hoặc Phụ trách phịng.
- Trách nhiệm của Kiểm sốt viên/Phụ trách phịng Thanh tốn Quốc tế:
• Kiểm tra lại tồn bộ chứng từ như quy định nĩi trên, các ý kiến của thanh tốn viên và ghi rõ ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, ký tên và chuyển lại cho thanh tốn viên.
• Trường hợp khơng thống nhất ý kiến với thanh tốn viên về tình trạng của bộ chứng từ, Phụ trách phịng cĩ trách nhiệm quyết định sử lý trước khi báo cho khách hàng sửa chữa.
- Xử lý chứng từ cĩ sai xĩt
Sau khi cĩ ý kiến của phụ trách phịng về tình trạng bộ chứng từ, nếu chứng từ
cĩ sai xĩt, thanh tốn viên phải thơng báo ngay cho khách hàng.
- NHNo sẽ khơng phải kiểm tra chứng từ, trừ việc ký nhận loại, số lượng chứng từ và ngày giờ nhận trong các trường hợp (xem chi tiết phụ lục 3)
e) Gửi chứng từ và địi tiền
Trong tất cả các trường hợp, thanh tốn viên phải lập điện, thư địi tiền theo quy định của L/C khi cĩ ý kiến của Kiểm sốt viên/Phụ trách phịng.
- Trường hợp chứng từ phù hợp
• L/C quy định địi tiền bằng thư. - Chứng từ khơng phù hợp
Chứng từ sai sĩt khơng thể thay thế, sửa chữa được trước hết đề nghị khách hàng yêu cầu người mua sửa đổi L/C. Nếu khơng sửa đổi được sử lý như sau:
• L/C quy định địi tiền bằng điện.
• L/C quy định địi tiền bằng thư:
Việc lập thư địi tiền phải được thực hiện theo đúng chỉ thị hướng dẫn trong L/C.
• Trường hợp chứng từ sai sĩt khơng được Ngân hàng phát hành chấp nhận, chi nhánh đề nghị khách hang chuyển sang hình thức thanh tốn nhờ thu theo L/C hoặc trả lại chứng từ cho khách hàng.
- Điện địi tiền và thưđịi tiền kèm bộ chứng từ trước khi gửi phải được kiểm sốt viên, phụ trách Phịng kiểm tra trình Lãnh đạo ký duyệt, ký hậu hối phiếu nếu cần thiết.
- Việc gửi chứng từ thực hiện theo quy định của L/C và hoặc theo yêu cầu của khách hàng (sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc thưđảm bảo).
- Trong trường hợp chiết khấu chứng từ, chi nhánh hạch tốn nội bảng giá trị đã được chiết khấu và nhập ngoại bảng giá trị bộ chứng từ gửi đi địi tiền.
- Căn cứ danh sách tài khoản NOSTRO của NHNo tại nước ngồi do Sở
Quản lý cung cấp, Chi nhánh lựa chọn tài khoản để hướng dẫn ngân hang nước ngồi trả tiền trong chỉ thịđịi tiền. [11]
f) Chiết khấu chứng từ
- Chiết khấu miễn truy địi: (NHNo mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro khi ngân hàng phát hành L/C từ chối thanh tốn hoặc khơng cĩ khả năng thanh tốn).
• Chú ý: Nghiệp vụ chiết khấu miễn truy địi cĩ rủi ro cao, chi nhánh phải hết sức thận trọng khi thực hiện.
- Chiết khấu cĩ truy địi
NHNo thực hiện chiết khấu chứng từ được quyền truy địi khách hàng nếu Ngân hàng phát hành từ chối thanh tốn hoặc khơng cĩ khả năng thanh tốn.