12 34 10 Chênh lệch giữa tiền nợ tiền thu về trong quá trình thanh
3.2.3 Tổ chức bộ máy kế tốn:
Với cách thức tổ chức cơng tác kế tốn như đã trình bày ở trên, trong thời gian qua hoạt động trong quá trình bán hàng và thu tiền vẫn tiến hành một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Phịng kế tốn tài chính của Tổng cơng ty đã cĩ kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng, tuy nhiên việc tách biệt chức năng cơng việc giữa kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng vẫn chưa rõ ràng xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ. Để phịng ngừa và hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro cĩ thể xảy ra thì Phịng kế tốn tài chính của Tổng cơng ty nên tách biệt chức năng cơng việc giữa kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng. Kiến nghị này được đưa ra từ khảo sát thực tế tại Tổng cơng ty thể hiện qua bảng thống kê mơ tả sau:
Bảng 3.6: Bảng thống kê mơ tả ý kiến về việc cần thiết
tách biệt rõ ràng hai phần hành kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng
Ý kiến khảo sát Mẫu Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Việc cần thiết tách biệt rõ ràng chức năng và quyền lưu trữ giữa hai phần hành kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng
17 3.88 .697
Mẫu chọn 17
Với giá trị: 1: Hồn tồn khơng đồng ý 2: Khơng đồng ý
3: Khơng ý kiến 4: Đồng ý
5: Hồn tồn đồng ý
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua bảng thống kê mơ tả trên, ta thấy các ý kiến đều đồng ý về việc cần thiết tách biệt hai phần hành kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng (trung bình lớn hơn 3 và độ lệch chuẩn nhỏ hơn 1 chứng tỏ mẫu chọn tập trung và đáng tin cậy).
Chức năng nhiệm vụ của hai phần hành kế tốn cơng nợ và kế tốn tiền gửi ngân hàng cĩ thểđược phân chia như sau:
• Kế tốn cơng nợ:
- Theo dõi các khoản phải thu khách hàng, các khoản phải trả người bán và các khoản phải thu, phải trả khác căn cứ vào các hố đơn bán hàng và hố đơn mua hàng.
- Mở các sổ chi tiết để theo dõi cơng nợ chi tiết cho từng đối tượng. - Mở sổ cái để theo dõi cơng nợ.
- Đơn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn.
- Theo dõi các khoản nợ của cơng ty và tiến hành đề xuất trả nợ đúng hạn cho người bán.
- Định kỳ lập biên bản đối chiếu cơng nợ với khách hàng và với người bán. • Kế tốn tiền gửi ngân hàng:
- Thực hiện các hoạt động chuyển tiền, thu tiền qua ngân hàng. - Nhận giấy báo nợ, giấy báo cĩ từ ngân hàng.
- Ghi các sổ chi tiết, sổ cái tiền gửi ngân hàng.
- Định kỳ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của ngân hàng.
3.2.4 Giám sát:
Bảng 3.7: Bảng thống kê mơ tả ý kiến về hoạt động kiểm sốt tại Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai.
Ý kiến khảo sát Mẫu Trung
bình
Độ lệch chuẩn
1. Việc xây dựng hoạt động của Tổng cơng ty phù hợp với
chuẩn ISO là một điều rất quan trọng khi hội nhập 17 4.41 .795 2. Ban kiểm sốt đã thực hiện được vai trị giám sát và đánh
giá độc lập của mình tại Tổng cơng ty 17 3.53 .514
Mẫu chọn 17
Với giá trị: 1: Hồn tồn khơng đồng ý 2: Khơng đồng ý
3: Khơng ý kiến 4: Đồng ý
5: Hồn tồn đồng ý
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua bảng thống kê mơ tả trên, ta thấy các ý kiến đều đồng ý về việc nên xây dựng hoạt động của Tổng cơng ty phù hợp với chuẩn ISO và đồng ý về vai trị giám sát, đánh giá độc lập của Ban kiểm sốt đối với Tổng cơng ty (trung bình lớn hơn 3 và độ lệch chuẩn nhỏ hơn 1 chứng tỏ mẫu chọn tập trung và đáng tin cậy).
Như vậy, các hoạt động của Ban ISO và Ban kiểm sốt cần phải được quan tâm và hồn thiện hơn nữa để các ban này cĩ thể phát huy được hết khả năng quản lý của mình tại Tổng cơng ty. Kiến nghị được đưa ra như sau:
Ban ISO: Việc xây dựng hoạt động của Tổng cơng ty theo tiêu chuẩn ISO là một điều rất cần thiết và quan trọng trong thời kỳ hội nhập. Vì vậy Ban ISO của Tổng cơng ty nên thể hiện vai trị giám sát và đánh giá độc lập của mình bằng cách hoạt động tích cực hơn nữa để theo sát quá trình thực hiện các hoạt động của Tổng cơng ty theo tiêu chuẩn ISO. Nhằm kịp thời phát hiện, thơng báo và đề cử những phương án giải quyết cho Tổng giám đốc và Hội đồng thành viên những sai lệch trong các hoạt động của Tổng cơng ty so với tiêu chuẩn ISO đã được xây dựng.
Ban Kiểm sốt: Trong thời gian qua Ban kiểm sốt của Tổng cơng ty đã được bầu ra dưới quyền của Kiểm sốt viên để tiến hành kiểm sốt các Cơng ty con trực thuộc quyền quản lý của mình bằng cách kiểm sốt tình hình thực hiện nhiệm vụ mà Tổng cơng ty đề ra, tình hình thực hiện nghĩa vụ và quy định của Nhà nước, tình hình sử dụng những nguồn vốn mà Tổng cơng ty đã hỗ trợ. Tuy nhiên, Ban kiểm sốt chưa thực hiện được hết vai trị giám sát và đánh giá độc lập của mình tại Cơng ty mẹ. Vì vậy, Ban kiểm sốt nên kiểm sốt các hoạt động của Cơng ty mẹ, kiểm sốt tình hình sử dụng các nguồn vốn nhà nước cũng như nguồn vốn huy động được từ các cơng ty con để kịp thời cảnh báo tới Hội đồng thành viên những rủi ro cĩ thể xảy ra trước khi trở nên nghiêm trọng. Đồng thời, ban kiểm sốt cũng nên nghiên cứu, xem xét lại hệ thống kiểm sốt nội bộ của Tổng cơng ty trong tất cả các quy trình như doanh thu, chi phí, đầu tư… để tiến hành bổ sung, sửa chữa những khiếm khuyết và loại bỏ những hoạt động khơng cần thiết để hệ thống kiểm sốt nội bộ của Tổng cơng ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả như mong muốn.
Như vậy, Ban kiểm sốt và Ban ISO cần tổ chức các cuộc kiểm tra và đánh giá thường xuyên hơn đối với các hoạt động tại Tổng cơng ty nĩi riêng và tồn bộ tổ hợp của Tổng cơng ty theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con nĩi chung.
TĨM TẮT CHƯƠNG 3
Việc thiết lập các quy trình hoạt động hợp lý trong doanh nghiệp nĩi chung, tạo sự xuyên suốt và chặt chẽ trong quy trình bán hàng – thu tiền nĩi riêng là rất quan trọng trong cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để cĩ một quy trình bán hàng – thu tiền ngày càng hồn thiện và khép kín, chương 3 đã nêu bật lên kiến nghị là hiện tại cần thiết phải cĩ sự hỗ trợ lập hĩa đơn, định khoản nghiệp vụ bán hàng của nhân viên Phịng kế tốn tài chính (cĩ thể gọi là kế tốn bán hàng) trong việc luân chuyển chứng từ bán hàng. Khắc phục được rủi ro trong phương thức bán hàng qua điện thoại bằng việc yêu cầu khách hàng gửi kèm theo fax va email. Đối với kế tốn thanh tốn, cần thiết phải dựa vào hĩa đơn GTGT với đầy đủ chữ ký liên quan nhằm đảm bảo thu đủ và đúng số tiền trên hĩa đơn. Kết hợp với việc phân nhiệm cụ thể trên phần mềm kế tốn các chức năng của mỗi nhân viên Phịng kế tốn tài chính khi sử dụng phần mềm, nhằm xác định chính xác nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên. Ngồi ra cũng cần cĩ sự phối hợp quản lý của Ban ISO và Ban Kiểm sốt trong tồn bộ quy trình hoạt động nhằm phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sĩt.
Qua quá trình phân tích đã giúp ta hiểu rõ hơn quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai, thấy được tầm quan trọng của hoạt động kiểm sốt trong tồn bộ quy trình hoạt động. Do đĩ Tổng cơng ty cần cĩ những phương pháp phịng ngừa rủi ro, đồng thời áp dụng những phương pháp này sao cho phù hợp để quản trị rủi ro hợp lý. Hạn chế những khoản nợ xấu gia tăng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận và hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty.
Một số giải pháp và kiến nghị tác giả đưa ra đã đáp ứng được nhu cầu thực tế và đã được thử nghiệm thực hiện tại Tổng cơng ty. Kết quả đạt được là đã gĩp phần khắc phục một số điểm cịn hạn chế trong hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình bán hàng - thu tiền. Kết quả này được thể hiện qua sự đồng ý của Kế tốn trưởng, Kiểm sốt viên và các nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình tại Tổng cơng ty thơng qua cuộc khảo sát ý kiến về tính ứng dụng của đề tài (Phụ lục 2, Phụ lục 3 và Phụ lục 4).
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh hội nhập của nền kinh tế hiện nay, sự phát triển vững mạnh của các doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết và là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, gĩp phần vào cơng cuộc cơng nghiệp hĩa, hiện đại hĩa đất nước. Đối với các doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn thuộc sở hữu Nhà nước, cĩ mạng lưới hoạt động rộng khắp đã và đang đĩng gĩp một phần khơng nhỏ vào thu ngân sách, gĩp phần giảm thiểu tỷ lệ thất nghiệp tại các địa phương [11].
Một mơi trường kinh doanh lành mạnh, thơng thống sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận thật sát với các thơng tin thị trường, những biến động về giá cả hàng hĩa… việc mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, bán hàng và thu hồi nợ nhanh chĩng là tiền đề giúp các doanh nghiệp hoạt động ngày càng hiệu quả. Tuy thuốc lá là mặt hàng mà Nhà nước khơng khuyến khích sản xuất cho nên Nhà nước đã ban hành một số biện pháp hạn chế việc tiêu thụ thuốc lá, nhưng khơng thể phủ nhận rằng lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuốc lá đã và đang đĩng gĩp rất lớn vào nguồn thu ngân sách. Vì vậy, các cấp lãnh đạo Tỉnh cần tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai phát huy tính chủ động sáng tạo, nâng cao năng lực quản lý, tăng hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường, phát triển sản xuất kinh doanh, tạo việc làm và nâng cao đời sống người lao động.
Bên cạnh những kế hoạch và chiến lược đã được xác định từ trước, Tổng cơng ty cần phải linh hoạt tiếp cận thơng tin thị trường, nâng cao các hoạt động kiểm sốt các quy trình, đặc biệt là đối với quy trình bán hàng – thu tiền, cũng như thường xuyên đơn đốc, nhắc nhở và điều chỉnh phương hướng hoạt động sao cho phù hợp với từng thời điểm, tình hình và diễn biến của thị trường nhằm phát huy tối đa tiềm năng sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty. Những điều chỉnh, thay đổi cơ chế chính sách trong quy trình hoạt động cần phải cĩ lộ trình thực hiện và kiểm sốt chặt chẽ để tránh gây mất ổn định cho hoạt động bán hàng nĩi riêng, cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty nĩi chung. Mặt khác, Tổng cơng ty cần tổ chức thực hiện đầy đủ, đúng, chính xác và hợp lý những chính sách mà Nhà nước đã ban hành nhằm đảm bảo việc kinh doanh hợp pháp và tạo uy tín trên thị trường./.