đơn, theo
dõi nợ
Phịng kế tốn tài chính
- Thơng tin về hàng hĩa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền).
- Thơng tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh tốn, phương thức thanh tốn, số tài khoản).
- Thơng tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh tốn, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hĩa đơn, theo dõi số dư tổng hợp.
4.Thu tiền Phịng kế tốn
tài chính
- Thơng tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh tốn, phương thức thanh tốn).
- Thơng tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh tốn, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Thơng tin về hĩa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng, giá mua tổng số tiền, khách hàng).
- Thơng tin về phương thức thanh tốn.
- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng.
(Nguồn: Phịng kế tốn tài chính, TCT Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai)
2.3.2 Các hoạt động trong quy trình bán hàng – thu tiền:
Quy trình bán hàng – tiền tại Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai được mơ tả khái quát qua các bước sau:
- Bước 1: Khách hàng đến bộ phận bán hàng của Phịng kế hoạch tổng hợp tại Tổng cơng ty để đặt mua hàng.
- Bước 2: Sau khi hồn thành các thủ tục bán hàng, Tổng cơng ty tiến hành giao hàng cho khách hàng, đồng thời kế tốn cơng nợ của Phịng kế tốn tài chính cập nhật doanh thu bán hàng và cơng nợ phát sinh (nếu Tổng cơng ty cho khách hàng gối đầu).
- Bước 3: Kế tốn cơng nợ tiến hành đơn đốc việc trả tiền của khách hàng để ghi nhận thu tiền (bước này xảy ra nếu ở bước 2 cĩ xảy ra nghiệp vụ Tổng cơng ty cho khách hàng gối đầu).
- Bước 4: Cuối mỗi tháng, kế tốn cơng nợ đối chiếu cơng nợ với khách hàng. Cuối năm tài chính, Phịng kế hoạch tổng hợp và Phịng kế tốn tài chính lập báo cáo bán hàng, đối chiếu cơng nợ cuối năm và lập biên bản thanh lý hợp đồng khi khách hàng đã trả hết nợ.
Quy trình bán hàng – thu tiền Cuối mỗi tháng, cuối năm tài chính Phịng kế hoạch tổng hợp Phịng kế tốn tài chính Bộ phận giao nhận Các bên liên quan
(Nguồn: Phịng kế hoạch tổng hợp, TCT Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai)
Sơđồ 2.4: Sơđồ mơ tả quy trình bán hàng -
thu tiền tại Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai.
Trong quy trình bán hàng – thu tiền, cĩ các quy trình phụ như sau: • Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng.
• Quy trình lập hĩa đơn GTGT. • Quy trình thanh tốn.
• Quy trình xuất kho và giao hàng.
2.3.2.1 Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng:
• Đánh giá và lựa chọn khách hàng:
Thuốc lá là mặt hàng cĩ ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ của người tiêu dùng nên chính phủ cũng áp dụng nhiều biện pháp hạn chế việc tiêu thụ thuốc lá, cụ thể là Bộ Cơng Thương đã cấp phép kinh doanh thuốc lá điếu cho cho các cơ sở kinh doanh mua hàng trực tiếp từ doanh nghiệp sản xuất thuốc lá.
Ghi nhận doanh thu Giao hàng Thu tiền Báo cáo bán hàng và đối chiếu cơng nợ, thanh lý hợp đồng kinh tế Khách hàng Bán hàng
Căn cứ vào nhu cầu mở rộng và phát triển thị trường, năng lực sản xuất của Tổng cơng ty, Phịng kế hoạch tổng hợp sẽ đề xuất việc phát triển khách hàng theo mục tiêu thị trường.
Các khách hàng được lựa chọn để quan hệ mua hàng trực tiếp trước tiên phải cĩ quy mơ là doanh nghiệp trở lên, cĩ giấy phép kinh doanh thuốc lá điếu theo quy định của Chính phủ (giấy phép này do Bộ Cơng Thương cấp). Nếu khách hàng cĩ cửa hàng bán thuốc lá tại 01 tỉnh thì giấy phép này do Sở Cơng Thương cấp dưới sự uỷ quyền của Bộ Cơng Thương. Trường hợp khách hàng cĩ cửa hàng bán thuốc lá tại 02 tỉnh trở lên thì giấy phép này do Bộ Cơng Thương trực tiếp cấp [5]. Bên cạnh đĩ Tổng cơng ty cũng xây dựng những tiêu chí để lựa chọn khách hàng của mình như sau:
Bảng 2.4: Tiêu chí lựa chọn khách hàng
STT Tiêu chí Tiêu chuẩn