Cĩ hệ thống tài khoản chuẩn sắp xếp các Tài khoản theo các số hiệu tài khoản do Bộ tài chính quy định, đơn vị cĩ thể mở thêm các tài khoản chi tiết đến bảy (07) ký tự.
Danh mục định khoản:
Bao gồm tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho theo từng phương thức nhập - xuất và cách định khoản chi tiết cho từng nghiệp vụ đĩ tại đơn vị, khi lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất kho người sử dụng chỉ cần chọn loại nghiệp vụ trong danh mục định khoản thì chương trình sẽ tự động hạch tốn kế tốn theo khai báo sẵn trong danh mục.
Danh mục đăng ký bút tốn tổng hợp:
Bao gồm tất cả các bút tốn kết chuyển các tài khoản cĩ số dư cuối kỳ bằng 0. Chương trình sẽ dựa vào danh mục này để tự động tạo các bút tốn kết chuyển số dư các tài khoản cĩ số dư cuối kỳ bằng khơng (0).
Một số chức năng cơ bản của các phần hành kế tốn trong phần mềm:
• Kế tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay:
- Cho phép thu tiền của nhiều khách hàng trên cùng một phiếu thu.
- Cho phép thanh tốn và kê khai thuế VAT của nhiều hố đơn trên cùng một phiếu chi. Ghi nhận các bút tốn định khoản trên cùng một chứng từ (cĩ thể định khoản một nợ nhiều cĩ và ngược lại).
- Người sử dụng cĩ thể cập nhật bổ sung các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phí, khoản mục chi phí ngay khi cập nhật chứng từ thu, chi.
- Kết chuyển số liệu sang các phân hệ cơng nợ phải thu và cơng nợ phải trả cũng như phân hệ kế tốn tổng hợp.
• Kế tốn hàng tồn kho:
- Chương trình hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số, chữ và mã vạch.
- Từng loại vật tư, hàng hố, thành phẩm, cơng cụ, vật rẻ được theo dõi thơng tin chi tiết như loại hàng, nhĩm hàng, mã hàng, kích cỡ, chất lượng, màu sắc, mã vạch, đơn vị tính, hệ số quy đổi, mức dự trữ tối đa, mức dự trữ tối thiểu, giá bán lẻ, giá bán sỉ theo năm (05) cấp đại lý khác nhau, ngày sản xuất, hạn sử dụng,…
- Chương trình cĩ thể thiết lập cho những nhân viên khơng cĩ nghiệp vụ kế tốn để nhập liệu các thơng tin ban đầu như nhập, xuất kho, bán hàng mà khơng cần hiểu biết về tài khoản, định khoản. Sau đĩ phần mềm sẽ phát sinh các bút tốn tự động theo sự khai báo định khoản trước của kế tốn trưởng.
- Người sử dụng cĩ thể kiểm tra, so sánh giá mua của từng mặt hàng nhập lần này với lần nhập trước liền kề ngay khi cập nhật phiếu nhập.
- Chương trình hỗ trợ chức năng phân tích hàng tồn kho (nhằm tối ưu hố tồn kho): liệt kê các loại hàng hố, vật tư tồn quá mức dự trữ tối đa hoặc tồn kho dưới mức tối thiểu để nhà quản lý cĩ kế hoạch giải phĩng tồn kho hoặc mua nhập thêm để đảm bảo tiến độ sản xuất và tiêu thụ.
- Chương trình tự động tính và điền giá xuất bình quân gia quyền tháng vào từng phiếu xuất vật tư hàng hố.
- Cho phép nhập vào hoặc xuất đi từ nhiều kho trên cùng một chứng từ nhập hoặc xuất.
• Kế tốn tài sản cốđịnh:
- Theo dõi đầy đủ các thơng tin chi tiết của từng tài sản cố định như nguồn vốn hình thành, nguyên giá, giá trị hao mịn, giá trị cịn lại, thời gian sử dụng, bộ phận sử dụng, nước sản xuất, năm sản xuất, lý do tăng giảm.
- Quản lý một tài sản được hình thành bằng nhiều nguồn vốn.
- Từng tài sản cố định qua các lần sữa chữa, nâng cấp đều được theo dõi để xác định tổng giá trị và chi phí hình thành tài sản tại mọi thời điểm.
- Cho phép quản lý tính khấu hao tài sản, thay đổi phương thức tính và thời gian tính khấu hao.
- Cho phép khai báo ngầm định các tài khoản liên quan (tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí, đối tượng tập hợp chi phí), nhờ đĩ chương trình tự động tính và tạo các bút tốn phân bổ khấu hao vào ngày cuối tháng cho từng tài sản, từng phịng ban, từng nguồn vốn, từng đối tượng tập hợp chi phí.
- Chương trình cĩ chức năng hỗ trợ cơng tác kiểm kê tài sản cố định qua các bước sau:
o Bước 1: In báo cáo tài sản theo nơi sử dụng cho mục đích kiểm kê.
o Bước 2: Cập nhật thơng tin kiểm kê tài sản.
o Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê.
o Bước 4: In báo về kết quả kiểm kê tài sản. • Kế tốn cơng nợ:
- Chương trình hỗ trợ cơng tác theo dõi cơng nợ tức thời cho từng khách hàng, từng khu vực giúp doanh nghiệp cĩ kế hoạch thu hồi cơng nợ một cách nhanh chĩng và hiệu quả.
- Chương trình hỗ trợ cơng tác phân tích cơng nợ, tại mọi thời điểm cĩ thể so sánh cơng nợ của từng khách hàng với giới hạn nợ tối đa của khách hàng đĩ để liệt kê những khách hàng cĩ số dư nợ quá mức cho phép để nhà quản lý kịp thời quyết định bán hay khơng bán tiếp cho những khách hàng đĩ.
- Chương trình hỗ trợ phân tích tuổi nợ, nợ quá hạn theo từng khách hàng, từng khu vực giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thu hồi cơng nợ, lập dự phịng những khoản phải thu khĩ địi một cách kịp thời. Cĩ kế hoạch thanh tốn đúng hạn cho nhà cung cấp.
- Chương trình hỗ trợ lập bản đối chiếu cơng nợ với mọi khách hàng hoặc nhà cung cấp trong một khoảng thời gian bất kỳ một cách tự động và chính xác.
• Kế tốn tổng hợp:
- Cĩ chức năng phân tích và tổng hợp chi phí dựa trên mã chi phí cĩ tính hệ thống. - Cuối kỳ chương trình thực hiện tự động các bút tốn kết chuyển các tài khoản cĩ số dư cuối kỳ bằng khơng (0) để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện khố sổ cuối kỳ kế tốn. Tự động chuyển số dư kế tốn từ năm này qua năm kế tiếp.