12 34 10 Chênh lệch giữa tiền nợ tiền thu về trong quá trình thanh
3.2.1 Ch ứng từ và luân chuyển chứng từ:
• Trong các cách thức đặt hàng của Tổng cơng ty cĩ phương thức đặt hàng qua điện thoại. Phương thức đặt hàng này cĩ nhiều tiện lợi cho khách hàng nhưng lại mang đến nhiều rủi ro cho Tổng cơng ty. Các rủi ro cĩ thể xem xét là:
- Sai tên khách hàng, sai địa chỉ.
- Sai lệch về số lượng, chủng loại, địa điểm giao hàng.
Vấn đề này đã được khảo sát cụ thể tại Tổng cơng ty và được thể hiện qua bảng thống kê mơ tả sau:
Bảng 3.2: Bảng thống kê mơ tả ý kiến về một số rủi ro
cĩ thể xảy ra trong quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng qua điện thoại.
Rủi ro Mẫu Trung
bình
Độ lệch chuẩn
1. Phương thức bán hàng qua điện thoại mang lại nhiều rủi ro
cho Tổng cơng ty. 17 3.76 .437
2. Sai lệch tên, địa chỉ cĩ thể xảy ra khi khách hàng đặt hàng
qua điện thoại. 17 4.06 .556
3. Sai lệch về số lượng, chủng lại mặt hàng, địa điểm giao
hàng cĩ thể xảy ra khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại 17 4.00 .707
Mẫu chọn 17
Với giá trị: 1: Hồn tồn khơng đồng ý 2: Khơng đồng ý
3: Khơng ý kiến 4: Đồng ý
5: Hồn tồn đồng ý
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua bảng thống kê mơ tả trên, ta thấy các ý kiến đều đồng ý cho rằng phương thức đặt hàng qua điện thoại mang lại nhiều rủi ro cho Tổng cơng ty (trung bình lớn hơn 3 và độ lệch chuẩn nhỏ hơn 1 chứng tỏ mẫu chọn tập trung và đáng tin cậy).
Những sai lệch này cĩ thể là sơ hở cho các đối thủ cạnh tranh lợi dụng làm ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín của Tổng cơng ty. Cho nên để hạn chế rủi ro này, ngồi thủ tục gọi điện thoại đặt hàng trước để Tổng cơng ty chuẩn bị hàng bán khách hàng nên gửi kèm email hoặc fax để làm cơ sở xác định việc đặt hàng của mình.
• Nhân viên bán hàng thuộc Phịng kế hoạch tổng hợp chưa cĩ nghiệp vụ về kế tốn nên lúc lựa chọn các bút tốn định khoản trong danh sách các bút tốn được quy định sẵn thường lựa chọn sai, đồng thời hàng tuần kế tốn hàng tồn kho cũng phải kiểm tra lại việc định khoản của nhân viên bán hàng này, thao tác này rất tốn thời gian và cơng sức.
Kiến nghị được đưa ra để giải quyết tạm thời là Phịng kế tốn tài chính nên sắp xếp để một nhân viên kế tốn thực hiện hoạt động lập hố đơn thay vì để nhân viên bán hàng lập. Như vậy hoạt động lập hĩa đơn trong quy trình bán hàng – thu tiền cĩ thể được thiết lập lại như sau:
- Bước 1: Khi khách hàng cĩ nhu cầu mua hàng sẽ đến Phịng kế hoạch tổng hợp làm giấy mua hàng theo mẫu của Tổng cơng ty.
- Bước 2: Phịng kế hoạch tổng hợp sau khi cân đối giữa nhu cầu của khách hàng và khả năng cung cấp hàng sẽ ra lệnh bán hàng.
- Bước 3: Sau khi kí duyệt, giấy mua hàng sẽ được chuyển cho kế tốn bán hàng để lập hĩa đơn GTGT. Sau đĩ chuyển trả Giấy mua hàng lại cho Phịng kế hoạch tổng hợp để lưu trữ.
- Bước 4: Nếu khách hàng thanh tốn qua ngân hàng, sau khi ủy nhiệm chi (hoặc giấy xác nhận của ngân hàng) được kế tốn cơng nợ duyệt sẽ chuyển cho kế tốn bán hàng cùng với lệnh bán hàng để làm căn cứ lập hĩa đơn GTGT (Nếu thanh tốn bằng tiền mặt sẽ bỏ qua bước này).
- Bước 5: Hĩa đơn GTGT sau khi cĩ đầy đủ các chữ ký (Khách hàng, người lập phiếu (nhân viên bán hàng), thủ kho, kế tốn trưởng, thủ trưởng đơn vị) và con dấu theo quy định sẽ được chuyển 01 liên (liên 1) về cho kế tốn bán hàng để lưu trữ, 02 liên (liên 2 và liên 3) cịn lại giao cho khách hàng.
Phịng kế hoạch tổng hợp Phịng kế tốn tài chính (Kế tốn bán hàng)
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Sơđồ 3.1: Sơđồ mơ tả kiến nghị về quy trình lập hĩa đơn GTGT khi thanh tốn bằng tiền mặt.
Phịng kế tốn tài chính (Kế tốn cơng nợ)
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Sơđồ 3.2: Sơđồ mơ tả kiến nghị về
quá trình duyệt cơng nợ khi khách hàng thanh tốn qua ngân hàng.
KH GMH Xét duyệt & lập LBH GMH N Lập HĐGTGT HĐGTGT NPT GVHB DT HTK KH In HĐGTGT KH UNC UNC Kế tốn bán hàng Bảng kê cơng nợ
Phịng kế hoạch tổng hợp Phịng kế tốn tài chính (Kế tốn bán hàng)
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Sơ đồ 3.3: Sơđồ mơ tả kiến nghị về
quy trình lập hĩa đơn GTGT khi khách hàng thanh tốn qua ngân hàng.
Kiến nghị này cũng đã được khảo sát ý kiến tại Tổng cơng ty, kết quả khảo sát thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.3: Bảng thống kê mơ tả ý kiến về việc cần thiết
cĩ một nhân viên kế tốn tạm thời hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ bán hàng.
Rủi ro Mẫu Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Cần thiết cĩ một nhân viên kế tốn tạm thời hỗ trợ thực
hiện nghiệp vụ bán hàng. 17 3.71 .772
Mẫu chọn 17
Với giá trị: 1: Hồn tồn khơng đồng ý 2: Khơng đồng ý
3: Khơng ý kiến 4: Đồng ý
5: Hồn tồn đồng ý
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
KH GMH Xét duyệt & ra LBH GMH N Lập HĐGTGT HĐGTGT NPT GVHB DT HTK KH In HĐGTGT KTCN UNC GMH
Qua bảng thống kê mơ tả trên, ta thấy các ý kiến đều đồng ý cho rằng cần thiết cĩ một nhân viên kế tốn tạm thời hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ bán hàng (trung bình lớn hơn 3 và độ lệch chuẩn nhỏ hơn 1 chứng tỏ mẫu chọn tập trung và đáng tin cậy).
Kiến nghị này chỉ mang tính chất hỗ trợ tại thời điểm hiện tại, xét về lâu dài, Tổng cơng ty nên tạo điều kiện bồi dưỡng thêm kiến thức và nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn cho nhân viên Phịng kế hoạch tổng hợp để đảm bảo phát huy tối đa nguồn lực hiện cĩ tại Tổng cơng ty.
3.2.2 Thủ tục kiểm sốt:
3.2.2.1 Quy trình thanh tốn:
Chính sách bán hàng của Tổng cơng ty là khơng bán chịu. Hiện tại, đối với hoạt động bán hàng và thu tiền mặt, khi lập phiếu thu cho khách hàng kế tốn thanh tốn chỉ dựa vào số tiền thực tế mà khách hàng nộp vào để lập phiếu thu nên cĩ thể xảy ra sai lệch giữa số tiền nhận được với số tiền thực đã ghi trên hĩa đơn GTGT. Vì vậy khi lập phiếu thu cho khách hàng kế tốn thanh tốn nên dựa vào hố đơn GTGT với đầy đủ các chữ ký liên quan (Khách hàng, người lập phiếu (nhân viên bán hàng), thủ kho, kế tốn trưởng, thủ trưởng đơn vị) để đảm bảo thu vào chính xác số tiền ghi trên hố đơn. Nhận định này được đưa ra dựa trên bảng thống kê mơ tả sau:
Bảng 3.4: Bảng thống kê mơ tả ý kiến về việc cần thiết dựa vào hĩa đơn GTGT với đầy đủ chữ ký liên quan đểđảm bảo thu đúng và đủ số tiền trên hĩa đơn.
Rủi ro Mẫu Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Khi lập phiếu thu cần thiết dựa vào hĩa đơn GTGT với đầy đủ chữ ký liên quan để đảm bảo thu đúng và đủ số tiền trên hĩa đơn.
17 4.59 .507
Mẫu chọn 17
Với giá trị: 1: Hồn tồn khơng đồng ý 2: Khơng đồng ý
3: Khơng ý kiến 4: Đồng ý
5: Hồn tồn đồng ý
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua bảng thống kê mơ tả trên, ta thấy các ý kiến đều đồng ý cho rằng khi lập phiếu thu cần thiết dựa vào hĩa đơn GTGT với đầy đủ chữ ký liên quan để đảm bảo thu đúng và
đủ số tiền trên hĩa đơn (trung bình lớn hơn 4 và độ lệch chuẩn nhỏ hơn 1 chứng tỏ mẫu chọn tập trung và đáng tin cậy).
Cho nên quá trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động thanh tốn bằng tiền mặt nên được thiết kế lại như sau:
- Bước 1: Khách hàng mang hĩa đơn GTGT đã được kí duyệt đến Phịng kế tốn tài chính để yêu cầu kế tốn thanh tốn lập phiếu thu.
- Bước 2: Sau khi phiếu thu đã được lập theo đúng những thơng tin ghi trên hĩa đơn GTGT, kế tốn thanh tốn in phiếu thu và chuyển cho Thủ quỹ.
- Bước 3: Thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký xác nhận.
- Bước 4: Cập nhật thơng tin vào sổ quỹ, thủ quỹ lưu trữ phiếu thu, đồng thời chuyển phiếu thu lại cho kế tốn thanh tốn để lưu trữ, và một phiếu chuyển cho khách hàng để tiến hành nhận hàng.
Phịng kế tốn tài chính
Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Sơ đồ 3.4: Sơđồ mơ tả kiến nghị về việc
lập phiếu thu trong quy trình thanh tốn bằng tiền mặt.