05 Mạng lưới khách hàng Trên 10 khách hàng cấp
2.3.3 Kiểm sốt nội bộ đối với quy trình bán hàng – thu tiền: 1 Mơi trường kiểm sốt:
Các yếu tố của mơi trường trường kiểm sốt thể hiện tại Tổng cơng ty: • Tính chính trực và các giá trịđạo đức:
Tổng cơng ty xây dựng các chuẩn mực về đạo đức đối với từng đối tượng hoạt động trong từng phịng ban, các chuẩn nực này được phổ biến trong từng phịng ban, từng bộ phận cụ thể.
Căn cứ vào các văn bản này mà trưởng bộ phận, phịng ban sẽ soạn thảo những quy định cụ thể và rõ ràng hơn để các nhân viên cấp dưới căn cứ vào đĩ để thực hiện các hoạt động trong phạm vi cơng việc của mình.
• Cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm:
Cơng việc, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các cấp quản lý được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của Tổng cơng ty và được phổ biến tới từng phịng ban, từng bộ phận dưới dạng văn bản.
• Vai trị độc lập của bộ phận kiểm tra:
Hàng năm Sở tài chính, cơ quan thuế và kiểm tốn Nhà nước đều kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ của Tổng cơng ty đối với Nhà nước.
Ngồi ra Tổng cơng ty cũng nhờ đến sự kiểm tốn của các cơng ty kiểm tốn độc lập để kiểm tốn báo cáo tài chính của Tổng cơng ty.
• Chính sách nhân sự:
Tổng cơng ty cĩ Phịng tổ chức lao động và tiền lương. Phịng này cĩ nhiệm vụ xây dựng định mức về tiền lương, chính sách nhân sự. Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự, đào tạo, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.
• Các yếu tố tác động từ bên ngồi:
Thuốc lá là mặt hàng chịu nhiều sự kiểm sốt nhiều của chính phủ nên ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về sản xuất tiêu thụ (khơng được quảng cáo, khuyến mãi dưới bất kỳ hình thức nào), cũng như hợp tác với các đối tác bên ngồi.
• Cơ cấu tổ chức:
Sự phân chia trách nhiệm, báo cáo và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị được thể hiện một cách tổng quát bằng sơ đồ tổ chức, đồng thời cũng được quy định rõ trong điều lệ hoạt động của Tổng cơng ty.
2.3.3.2 Rủi ro:
Một số rủi ro liên quan đến quy trình bán hàng – thu tiền tại Tổng cơng ty được xác định và phân tích ảnh hưởng cụ thể qua bảng sau:
Bảng 2.8: Bảng phân tích ảnh hưởng
của các rủi ro trong quy trình bán hàng – thu tiền.
Các rủi ro Ảnh hưởng Kí hiệu
Nhân viên bán hàng cĩ thể chấp nhận bán những mặt hàng mà hàng tồn kho khơng đủ để cung cấp.
Ảnh hưởng đến uy tín của Tổng cơng ty.
Khơng thực hiện được hợp đồng kinh tế.
A1
Nhân viên bán hàng cĩ thể chấp nhận bán hàng cho những khách hàng vượt mức giới hạn nợ cho phép
Khơng thu được nợ.
Lỗ do nợ khĩ địi. A2
Nhân viên bán hàng cĩ thể cam kết một lịch trình giao hàng mà thời gian giao hàng khơng đảm bảo.
Khơng giao được hàng cho khách hàng.
Khơng thực hiện được hợp đồng kinh tế.
Mất uy tín trong kinh doanh.
A3
Nhân viên giao hàng cĩ thể giao nhầm hàng, sai địa chỉ, hàng hố khơng đúng quy cách, khơng đúng và khơng đủ số lượng.
Giao hàng trễ, phát sinh thêm chi phí vận chuyển.
Mất uy tín trong kinh doanh.
Nhân viên bán hàng cĩ thể khơng lập hố đơn, lập làm nhiều lần, lập sai hố đơn cho khách hàng về số lượng, chủng loại, số tiền, khách hàng, phương thức giao nhận, thanh tốn
Khách hàng khơng chấp nhận thanh tốn.
Doanh thu ghi nhận sai. Nợ phải thu bị ghi nhận sai.
A5
Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu của khách hàng.
Nhầm lẫn trong thu hồi nợ. Khơng thu được tiền bán hàng. Ảnh hưởng uy tín của Tổng cơng ty.
A6
Ghi nhận sai thơng tin về khách hàng, hàng hố.
Giao hàng sai khách hàng. Bán sai hàng hố.
Phát sinh thêm chi phí.
A7
Xuất kho, giao hàng khơng được xét duyệt bán
Xuất kho, giao hàng khơng đúng số lượng
Mất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng.
Mất hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Tổng cơng ty.
A8
Chênh lệch tiền nợ - tiền thu về trong quá trình thanh tốn
Ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh của Tổng cơng ty. A9
Trong quá trình nhập liệu kế tốn tại Phịng kế tốn tài chính, một số rủi ro được xác định qua bảng sau:
Bảng 2.9: Một số rủi ro khi nhập liệu cho hố đơn GTGT – Giấy báo cĩ – Phiếu thu.
Rủi ro Dịng nhập liệu Sai qui định (B1) Sai số (tên) (B2) Khơng liên tục (B3) Khơng nằm trong giới hạn (B4) Sai dấu (B5) Hố đơn GTGT Số hố đơn X X X Ngày hố đơn X Mã khách hàng X Tên khách hàng X Địa chỉ X Mã số thuế X Đ.khoản t.tốn X Ngày t.tốn X Mã hàng X X Tên hàng X Số lượng X X Đơn giá X X Thanh tiền X X TK Nợ/Cĩ X X % VAT X X X Thuế VAT X X Tổng cộng X X Giấy báo cĩ Mã ngân hàng X X Tên ngân hàng X Ngày chứng từ X
(Nguồn: Phịng kế hoạch tổng hợp và Phịng kế tốn tài chính, TCT Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai) Số chứng từ X X X Số tài khoản X Mã khách hàng X X Tên khách hàng X Địa chỉ X Mã số thuế X TK Nợ/Cĩ X X Mã tiền tệ X X Tỷ giá GD X X Số tiền X X Phiếu thu Số phiếu thu X X X Ngày chứng từ X Mã khách hàng X X Tên khách hàng X Địa chỉ X Mã số thuế X Người nhận X Số tiền nợ X X Số tiền t.tốn X X TK Nợ/Cĩ X X Mã chi tiết X X Mã tiền tệ X X Tỷ giá GD X X Tổng cộng X X Số c.từ gốc X