Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai đã và đang nỗ lực hết mình để hồn thành những chỉ tiêu mà Ban lãnh đạo Tỉnh đã đề ra. Xác định nhiệm vụ, mục tiêu cho giai đoạn tới 2010 - 2015, Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm đồng Nai sẽ trở thành một doanh nghiệp lớn, hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, trở thành một thương hiệu cĩ uy tín trong cả nước đối với tồn tổ hợp Tổng cơng ty nĩi chung và bản thân Tổng cơng ty nĩi riêng [10].
Hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc lá điếu của Tổng cơng ty đã được thực hiện theo một quy trình hợp lý và chặt chẽ, mà cụ thể là quy trình bán hàng – thu tiền đã hoạt động hiệu quả từ khâu nhận đơn đặt hàng đến khâu cuối cùng là chuyển giao hàng, khơng cĩ sự chồng chéo gây mất thời gian cho khách hàng, đảm bảo sự thống nhất của các khâu, nhằm tiết kiệm được nhiều thời gian và giúp khách hàng thuận lợi trong việc liên hệ đặt và mua hàng.
Từ cơ sở lý luận của chương 1 và thực trạng ở chương 2, để quy trình bán hàng – thu tiền tại Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai ngày càng hợp lý, chặt chẽ và hoạt động hiệu quả hơn, chương 3 sẽ đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình này tại Tổng cơng ty.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN
HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘI ĐỐI VỚI QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TỔNG CƠNG TY CƠNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI TIỀN TẠI TỔNG CƠNG TY CƠNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI 3.1 Nhận xét:
3.1.1 Nhận xét chung:
Tổng Cơng ty Cơng Nghiệp Thực Phẩm Đồng Nai, tiền thân là Cơng ty thuốc lá Đồng Nai, hiện tại là Tổng Cơng ty với mơ hình hoạt động Cơng ty mẹ - Cơng ty con, theo hình thức Cơng ty mẹ đầu tư tài chính vào Cơng ty con nên lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của Tổng cơng ty vẫn là sản xuất kinh doanh thuốc lá điếu. Qua quá trình tìm hiểu, ta thấy Tổng cơng ty là một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Tổng cơng ty luơn phấn đấu hồn thành nhiệm vụ được giao, hồn thành kế hoạch sản xuất dự kiến, đảm bảo cĩ lãi. Tổng cơng ty luơn chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, tỉ trọng đĩng gĩp cho ngân sách Nhà nước ngày càng lớn. Để hoạt động cĩ hiệu quả, Tổng cơng ty luơn phấn đấu đa dạng hố sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng. Tổng cơng ty cũng luơn chú trọng đến việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu chuyển từ nguồn nguyên liệu nhập khẩu giá cao sang nguồn nguyên liệu trong nước với giá thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty đã đi vào ổn định, sản lượng năm sau cao hơn năm trước, chất lượng sản phẩm ngày càng được cải thiện, là nhờ vào hệ thống máy mĩc thiết bị, dây chuyền sản xuất được trang bị tương đối hồn chỉnh đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ.
Kết quả đĩ là nhờ cĩ sự quản lý điều hành thành cơng hoạt động sản xuất kinh doanh của bộ máy quản lý nĩi chung và Ban lãnh đạo Tổng cơng ty nĩi riêng. Nĩi đến việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Ban lãnh đạo, chúng ta khơng thể khơng nĩi đến hệ thống thơng tin kế tốn. Cĩ thể nĩi rằng, hệ thống thơng tin kế tốn là chìa khố vàng của sự thành cơng của các nhà quản lý. Các nhà quản lý khơng thể điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt được nếu khơng dựa vào hệ thống thơng tin kế tốn, dù cĩ tài giỏi đến mấy đi chăng nữa thì cũng khơng đạt hiệu quả cao như mong muốn. Nhận thức được điều đĩ, Tổng cơng ty đã đưa vào sử dụng
phần mềm kế tốn đáp ứng được nhu cầu quản lý trong mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con.
3.1.2 Chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ sử dụng trong quy trình bán hàng – thu tiền của Tổng cơng ty được thiết kế rõ ràng, khoa học, cung cấp đầy đủ các thơng tin cần thiết để ghi sổ sách, lập các loại báo cáo đồng thời cũng lưu giữ thơng tin về các cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện hoạt động. Chứng từ được luân chuyển qua các phịng ban, các bộ phận cũng được kiểm sốt và lưu trữ theo đúng quy định đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, đánh giá và cả cơng tác kiểm tốn nếu cần.
3.1.3 Thủ tục kiểm sốt:
Trên cơ sở nhận định được những rủi ro khơng mong muốn cĩ thể xảy ra trong quá trình bán hàng – thu tiền nên Tổng cơng ty đã quy định những thủ tục kiểm sốt cơ bản để hạn chế những rủi ro này. Và trên thực tế thực hiện hoạt động những thủ tục kiểm sốt này đã phát huy những tác dụng tích cực bảo đảm cho quá trình bán hàng – thu tiền diễn ra liên tục, bảo vệ được hàng hố và tài sản của Tổng cơng ty. Cụ thể chúng ta cĩ thể xem xét qua bảng khảo sát việc kiểm sốt rủi ro trong quy trình này như sau:
Bảng 3.1: Bảng thống kê mơ tả ý kiến
về một số rủi ro cĩ thể xảy ra trong quy trình bán hàng – thu tiền.
Rủi ro Mẫu Trung bình Độ lệch chuẩn 1 2 3 4 1. Chấp nhận bán hàng khi khơng đủ hàng 17 1.00 .000
2. Chấp nhận một lịch trình giao hàng khơng đảm bảo về thời
gian 17 1.18 .393
3. Chấp nhận bán hàng vượt mức giới hạn nợ cho phép 17 1.41 .507 4. Giao nhầm hàng, hàng bị sai lệch về chủng loại 17 1.24 .437 5. Lập hĩa đơn nhiều lần, lập sai hĩa đơn, chủng lọai, số tiền,
tên khách hàng, phương thức thanh tốn. 17 1.41 .507
6. Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu. 17 1.82 .809
7. Ghi nhận, cập nhật sai thơng tin khách hàng 17 1.35 .702 8. Xuất kho giao hàng khi khơng cĩ lệnh bán 17 1.35 .606