- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp
2.2.2.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ª Các loại nguyên vật liệu sử dụng
ª Các loại nguyên vật liệu sử dụng
Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào chính cấu thành nên sản phẩm xây lắp hoàn chỉnh, thông thường CPNVL chiếm khoảng từ 60% đến 70% GTSP xây lắp.
Để tạo thành sản phẩm xây lắp, cần rất nhiều các loại nguyên vật liệu với quy cách, chủng loại phong phú. Tùy thuộc vào thiết kế ban đầu, dự toán xây lắp và hợp đồng xây dựng được ký kết giữa hai bên mà xí nghiệp lựa chọn những NVL phù hợp để thi công.
CPNVLTT tạo nên sản phẩm xây lắp gồm nhiều loại, phân theo từng nhóm :
• Chi phí NVL chính : gạch, cát, đá, xi măng, sắt thép, bê tông, ống nước…
• Chi phí NVL phụ : đinh, kẽm, que hàn, chất phụ gia (sika, dermacote, chất chống thấm penetron, nhựa bitum…)
• Nhiên liệu : xăng, dầu, oxy, cồn, than, củi…
• Vật kết cấu : vĩ kèo, xà gồ, bê tông, cống bê tông đúc sẵn…
• Các thiết bị khác như : thiết bị vệ sinh, thiết bị điện, thiết bị truyền dẫn…
ª Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Phương pháp mà kế toán xí nghiệp áp dụng khi đánh giá NVL xuất kho là phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước-xuất trước (FIFO).
Trên thực tế, tại các công trình xây lắp của xí nghiệp, NVL khi mua về được kế toán đội thi công ghi nhận và theo dõi, NVL không nhập qua kho mà xuất thẳng thi công, trị giá xuất kho căn cứ vào hóa đơn mua hàng và số lượng thực nhập.
Nguyên vật liệu xuất kho sử dụng cho hạng mục, công trình nào thì sẽ được tính trực tiếp vào CPNVLTT cho hạng mục, công trình đó căn cứ vào số lượng thực tế nhập và đơn giá thực tế xuất kho lấy theo hóa đơn.
Ví dụ : Có tình hình nhập vật liệu thép trong T09/2009 tại xí nghiệp như sau :
- NVL thép tồn kho ngày 1/09/09 của công trình Pungkook Bình Dương: 0 đ - Tình hình nhập, xuất trong tháng như sau : (đơn giá không bao gồm thuế)
+ Ngày 1/09/09 nhập : 644 kg thép tấm, đơn giá 11.428 đ/kg + Ngày 1/09/09 xuất : 644 kg thép tấm.
+ Ngày 3/09/09 nhập : 1.330 kg thép tấm, đơn giá 11.475 đ/kg. + Ngày 3/09/09 xuất : 1.330 kg thép tấm.
+ Ngày 28/09/09 nhập : 463 kg thép hình, đơn giá 13.600 đ/kg. + Ngày 28/09/09 xuất : 463 kg thép hình.
- Căn cứ vào số liệu đã cho, giá trị xuất kho theo phương pháp này như sau :
+ Tại ngày 1/09/09 :
Đơn giá xuất kho : 644 kg x 11.428 đ/kg = 7.359.632 đ
+ Tại ngày 3/09/09
Đơn giá xuất kho : 1.330 kg x 11.475 đ/kg = 15.261.750 đ
+ Tại ngày 28/09/09
Đơn giá xuất kho : 463 kg x 13.600 đ/kg = 6.296.800 đ ª Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa (biên nhận).
- Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, bảng kê hóa đơn CPNVLTT, bảng tổng hợp CPNVLTT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 621, sổ cái TK 621, sổ chi tiết TK 1388.1, sổ chi tiết TK 331.2 và các TK khác có liên quan.
+ Một số mẫu chứng từ :
Bảng 2.2: Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào
Bảng 2.3 : Mẫu hóa đơn GTGT
Bảng 2.4 : Mẫu phiếu nhập kho- xuất kho
Bảng 2.5 : Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(Nguồn : Phòng kế toán - Xí nghiệp xây dựng số 9 [8])
ª Trình tự luân chuyển chứng từ : Có 2 trường hợp
+ NVL do đội thi công tự mua :
- Tùy vào nhu cầu thực tế thi công, tiến độ thi công; đội thi công tiến hành liên hệ nhà cung cấp, đặt mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu nhập kho, kế toán đội thi công căn cứ vào chứng từ gốc là biên nhận thực nhập, tiến hành lập phiếu nhập kho, đồng thời lập phiếu xuất thẳng ra công trình theo giá thực tế nhập kho ghi trên hóa đơn.
- Định kỳ hàng tháng, kế toán đội sẽ lập Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, bảng kê chi tiết CPNVLTT kèm theo hóa đơn bản chính và 01 hóa đơn photocophy gửi về phòng kế toán xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp sẽ ký nhận vào bảng kê và hóa đơn photocophy cho đội thi công. Căn cứ vào các chứng từ gốc này, kế
toán xí nghiệp ghi nhận CPNVLTT phát sinh trong kỳ vào các tài khoản và sổ sách có liên quan tương ứng với từng đối tượng tập hợp chi phí.
Sơđồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từđối với khoản mục CPNVLTT- trường hợp đội tự mua
+ NVL do xí nghiệp mua :
- Hầu hết các nguyên vật liệu chính có giá trị lớn thường được đặt hàng thông qua phòng kế toán xí nghiệp. Khi có nhu cầu mua vật tư, đội thi công sẽ đề nghị xí nghiệp hỗ trợ, bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành chọn lọc nhà cung cấp, nhận báo giá và đặt hàng, NVL sẽ được chuyển thẳng về công trình. Khi nhận hàng kế toán đội sẽ lập phiếu nhập-xuất kho tương ứng với biên nhận giao hàng và số lượng thực nhập.
- Khi nhận được biên bản giao nhận hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán xí nghiệp tiến hành các thủ tục cần thiết thanh toán tiền mua NVL đồng thời kế toán định khoản ghi tăng số tiền cho đội vay (hoặc ghi giảm số tiền phải trả
cho đội) và ghi vào sổ NKC, sổ chi tiết các TK 331.1và TK 331.2, TK 1388.1.
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày - Bảng kê hóa đơn HHDV mua vào - Bảng kê chi tiết CPNVL…. - Hóa đơn Phòng kế toán xí nghiệp - Báo giá - Đơn đặt hàng - Hợp đồng kinh tế - Phiếu chi - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Sổ Nhật ký chung - Sổ chi tiết TK - Sổ cái Kế toán đội
- Chứng từ mua hàng (hóa đơn, biên nhận) sẽ được photocopy gửi cho kế toán đội thi công kiểm tra, đối chiếu. Cuối mỗi tháng, kế toán đội lập bảng kê chi tiết hóa đơn HHDV mua vào kèm hóa đơn photocopy về xí nghiệp.
- Sau khi kiểm tra số liệu, CPNVLTT phát sinh được kế toán định khoản và ghi nhận vào các sổ có liên quan như sổ NKC, sổ chi tiết các TK 331.2, TK 1388.1, TK 621 theo từng công trình, hạng mục công trình.
Sơđồ 2.6 : Trình tự luân chuyển chứng từđối với khoản mục CPNVLTT- trường hợp nguyên vật liệu do xí nghiệp mua
ª Tài khoản sử dụng
- Để theo dõi và ghi nhận CPNVLTT phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng:
• Tài khoản 621 ‘Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp’
+ TK này có phát sinh tăng bên nợ, phát sinh giảm bên có và cuối kỳ kế toán sẽ tất toán tài khoản, chuyển số dư sang TK 154 ‘Chi phí sản xuất dở dang’ phục vụ công tác tính GTSP.
+ TK 621 được mở chi tiết cho từng hạng mục công trình, công trình. - Ngoài ra còn có một số tài khoản khác có liên quan như :
• Tài khoản 331.2 ‘Phải trả các đội’
Ghi cuối tháng
- Bảng kê Hóa đơn - HHDV mua vào, bảng kê chi tiết CPNVLTT. - Biên nhận giao hàng. - Hóa đơn Phòng kế toán xí nghiệp - Báo giá - Hợp đồng kinh tế - Đơn đặt hàng Kế toán đội thi công Phòng kế toán xí nghiệp - Sổ cái. - Sổ NKC - Sổ chi tiết - ( ghi nhận CPNVLTT) - Nhật ký chung - Sổ chi tiết TK, sổ
cái (nghiệp vụ mua)
• Tài khoản 1388.1 ‘Phải thu các đội’
ª Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Tập hợp CPNVLTT
- CPNVLTT phát sinh được hạch toán theo 2 trường hợp sau :
+ Trường hợp 1 : vật tư do đội thi công tự mua
- Ngày 30/09/2009, kế toán đội thi công tập hợp chứng từ và lập Bảng kê hóa đơn HHDV mua vào, bảng kê chi tiết CPNVL phát sinh của công trình Nhà văn phòng công ty Pungkook Bình Dương T09/2009 gửi về xí nghiệp.
- Khi nhận chứng từ, kế toán xí nghiệp tiến hành kiểm tra và ký nhận vào bảng kê, hóa đơn photocophy để đội lưu phục vụ quyết toán công trình.