Vận dụng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu tại SGD

II. Thực trạng rủi ro trong thanh toán tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam

2.1.Vận dụng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu tại SGD

2. Tình hình rủi ro trong thanh toán tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam

2.1.Vận dụng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu tại SGD

toán xuất nhập khẩu tại SGDI

Thực hiện thanh toán L/C hàng nhập trả ngay

Để thuận tiện trong việc quản lý, theo dõi quá trình thanh toán L/C. BIDV quy định mọi khoản thanh toán L/C bất kể từ nguồn nào: nguồn vốn tự

có của doanh nghiệp hay vốn vay ngân hàng đều được thực hiện qua tài khoản ký quỹ thanh toán L/C (TK 3832.01), trừ nguồn thanh toán L/C từ vốn vay theo hiệp định tài trợ nhập khẩu ODA).

* Tiếp nhận và kiểm tra đơn xin mở L/C:

Thanh toán viên phòng thanh toán quốc tế hướng dẫn nhà nhập khẩu làm thủ tục lập đơn xin mở L/C theo mẫu của SGDI và gửi tới SGDI cùng với hợp đồng ngoại thương, giấy yêu cầu thu ngoại tệ để trả thủ tục phí, hoặc đơn xin mua ngoại tệ đã ký quỹ và trả thủ tục phí, hoặc hợp đồng vay ngoại tệ nếu xin vay để thanh toán. Trong trường hợp người nhập khẩu không xuất giấy yêu cầu thu ngoại tệ thì trong đơn xin mở L/C phải ghi: cho phép SGDI được tự động trích tài khoản tiền gửi ngoại tệ của chúng tôi số... tại quý ngân hàng

để ký quỹ và thu thủ tục phí mở L/C.

Trên cơ sở những chứng từ đã nhận, thanh toán viên sẽ kiểm tra tính chất hợp pháp, hợp lý của đơn xin mở L/C, so sánh với hợp đồng mua bán ngoại thương xem các điều khoản có mâu thuẫn gì không và có phù hợp với thông lệ quốc tế hay không. Đứng trên quan điển bảo vệ nguồn ngoại tệ nước

Lưu Phương Lan - A1CN9 41

nhà đồng thời xuất phát từ thực tế trình độ của các nhà nhập khẩu Việt Nam còn chưa có kinh nghiệm áp dụng phương thức tín dụng chứng từ trong thanh toán hàng nhập khẩu, cho nên thanh toán viên phải đối chiếu cẩn thận đơn xin mở L/C với hợp đồng ngoại thương, nếu có phát hiện những sai sót hay mâu thuẫn gây bất lợi cho khách hàng phải đề nghị sửa đổi, bổ sung ngay. Mọi

điều chỉnh, bổ sung phải có chữ ký và dấu của các tổ chức nhập khẩu. * Ký quỹ mở L/C:

Sau khi kiểm tra xong chứng từ, nếu thấy đủ điều kiện, thanh toán viên sẽ thông qua chấp nhận mở L/C cho khách hàng và xác định mức ký quỹ của

đơn vị, thông thường là 100% trị giá của L/C nhưng cũng có đơn vị ít hơn. Việc xác định mức ký quỹ của từng đơn vị sẽ do phòng tín dụng quyết định bởi vì các đơn vị nhập khẩu nếu có tiền trên tài khoản tiền gửi sẽ trích chuyển vào tài khoản ký quỹ, đơn vị sẽđược hưởng lãi suất không kỳ hạn.

Căn cứ thông báo chấp nhận mở L/C đã được duyệt và căn cứ giấy nộp tiền hay giấy báo có hoặc bảng kê phát tiền vay cho đơn vị để ký quỹ thanh toán L/C, kế toán hạch toán:

Nợ: TK thích hợp (TM, TG tại NH khác, TG khách hàng...) Có: TK 3832.01 - TG ký quỹ thanh toán L/C

Trường hợp khách hàng không có ngoại tệ để ký quỹ, ngân hàng có thể

chuyển đổi cho khách hàng căn cứ lệnh chuyển đổi ngoại tệ, kế toán thực hiện:

+ Thu tiền bán ngoại tệ

Nợ: TK thích hợp

Có: TK 4020 - Thanh toán mua bán → (4912.11)

+ Chuyển số ngoại tệ bán cho khách hàng vào TK ký quỹ thanh toán L/C Nợ: TK 4010 - Mua bán ngoại tệ → (4911.11)

Có: TK 3832.01 - TG ký quỹ thanh toán L/C 8911

Sau khi xác nhận đủ số tiền ký quỹ, phòng thanh toán quốc tế thực hiện

Lưu Phương Lan - A1CN9 42

* Hình thức mở L/C:

Theo yêu cầu của người nhập khẩu, L/C có thể mở bằng các cách sau: - Bằng điện (Telex, SWIFT): thanh toán viên tại phòng thanh toán quốc tế của Sở vào điện MT 700 và MT 701 để mở chi tiết L/C mở chi tiết L/C, in ra một bản đưa cho trưởng phòng kiểm tra lại, được bổ sung mã (Testkey) đầy

đủ, sau khi được ký duyệt sẽ truyền về ngân hàng đầu tư và phát triển TW qua mạng truyền tin, kèm theo văn bản yêu cầu chuyển tiếp của chi nhánh theo mẫu (fax về phòng thanh toán quốc tế TW) mới được đánh qua Telex hoặc Swift ra nước ngoài. Hiện nay SGDI mở L/C bằng Swift chiếm phần lớn các L/C được mở vì chi phí thấp, độ an toàn cao, thời gian ngắn.

- Bằng thư: nội dung L/C do chi nhánh mở bằng thư được đánh máy trên

ấn chỉ quy định, sau khi được duyệt có đủ hai chữ ký uỷ quyền có hiệu lực (một chữ ký thứ nhất của lãnh đạo SGDI) như đã đăng ký cho ngân hàng thông báo mới gửi L/C đi. Thư mở L/C được gửi bằng thư bảo đảm tới phòng thanh toán quốc tế ngân hàng đầu tư và phát triển TW. Công văn gửi kèm tương tự L/C bằng điện.

Căn cứ thông báo chấp nhận L/C, đơn đề nghị mở L/C cùng với điện mở L/C (bản sao), kế toán hạch toán nhập ngoại bảng theo dõi nghĩa vụ thanh toán của ngân hàng đối với ngân hàng nước ngoài.

Nhập: TK 9210.08 - Bảo lãnh thanh toán L/C ∏ 9216.11xxx Số tiền hạch toán đúng bằng số tiền ghi trong L/C. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

* Nhận, kiểm tra chứng từ và thanh toán

Việc kiểm tra bộ chứng từ phải được thực hiện hết sức thận trọng, nếu thấy sự sai sót phải lập tức thông báo với khách hàng để kịp thời có sự điều chỉnh

Trong trường hợp có yêu cầu thay đổi các điều kiện của L/C (tu chỉnh L/C) từ phía khách hàng, người thụ hưởng L/C hoặc ngân hàng nước ngoài, khách hàng phải lập giấy yêu cầu tu chỉnh, thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản tu chỉnh, nếu đồng ý phải có xác nhận của ngân hàng,

Lưu Phương Lan - A1CN9 43

văn bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành L/C và huỷ bỏ những nội dung cũ có liên quan. Việc sửa đổi L/C có thể xuất phát từ người nhập khẩu hoặc người xuất khẩu, nhưng nội dung sửa đổi chỉ có giá trị hiện thực nếu thoả mãn các yêu cầu sau:

+ Sửa đổi bổ sung trong thời hạn hiệu lực của L/C và trước thời hạn giao hàng.

+ Các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ

sung L/C phải được tiến hành bằng văn bản như điện báo, thư từ, điện tín, Telex...Tất cả các giao dịch có liên quan đến sửa đổi hay bổ sung nội dung L/C phải được tiến hành trực tiếp giữa hai người xuất khẩu và nhập khẩu, song kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C.

Thanh toán viên tại chi nhánh lập điện MT 707 để chuyển tiếp ra nước ngoài theo đúng quy trình trên. Nếu tu chỉnh do người hưởng lợi chịu thì trong điện thư tu chỉnh cần nêu rõ và theo dõi khoản phí này trong hồ sơ L/C. Khi thanh toán tiền cho ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải trừ lại số

tiền này, hạch toán vào thu phí dịch vụ.

Trường hợp có tu chỉnh tăng hoặc giảm số tiền của L/C, căn cứ điện tu chỉnh L/C được duyệt (bản sao) kế toán thực hiện:

+ Nếu điện tu chỉnh L/C điều chỉnh tăng số tiền của L/C, SGDI phải

đảm bảo nguồn vốn thanh toán cho phần tăng thêm trước khi chuyển điện tu chỉnh, kế toán hạch toán:

Nhập TK 9210.08 - Bảo lãnh thanh toán L/C

Số tiền hạch toán: phần chênh lệch tăng so với số tiền L/C ban đầu + Nếu điện tu chỉnh L/C điều chỉnh giảm số tiền của Lô sấy, kế toán hạch toán:

Xuất TK 9210.08 - Bảo lãnh thanh toán L/C

Số tiền hạch toán: phần chênh lệch giảm so với số tiền L/C ban đầu Toàn bộ hồ sơ thanh toán L/C lưu theo dõi riêng, đóng nhật ký chứng từ cùng với thông báo tất toán L/C.

Lưu Phương Lan - A1CN9 44

* Thanh toán L/C:

Sở theo dõi tiến độ giao hàng để có kế hoạch chuẩn bị nguồn vốn thanh toán.

a) Khi nhận được bộ chứng từ L/C do ngân hàng nước ngoài gửi về, thanh toán viên kiểm tra chứng từ chặt chẽ, phù hợp với mọi điều khoản điều kiện quy định của L/C. Nếu bộ chứng từ hợp lệ, Sở chấp nhận và làm thủ tục thanh toán.

- Thông báo yêu cầu khách hàng chuyển đủ tiền để chuẩn bị thanh toán. - Sau khi đủ tiền trên tài khoản ký quỹ, Sở ký hậu vận đơn và giao chứng từ cho khách hàng.

- Lập điện MT 202 yêu cầu khách hàng trích tài khoản tiền gửi tại Sở để

thanh toán cho nước ngoài.

b) Đối với các L/C do TW thu xếp thanh toán bằng nguồn vốn tài trợ

ngắn hạn, Sở lập điện MT 799 đề nghị nhận nợ vay.

Mọi chậm trễ trong thanhn toán (do không đủ số dư, chuyển tiền chậm), Sở hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu phạt nếu có.

Thực hiện thanh toán L/C hàng xuất

* Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thực của L/C:

- Khi ngân hàng nhận được L/C nhờ thông báo, dù L/C được mở bằng thư hay điện thì bước đầu tiên mà ngân hàng phải làm là kiểm tra tính chân thực bề ngoài của L/C. Nếu chữ ký của ngân hàng mở không khớp với chữ ký (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

đã được đăng ký hoặc mã không đúng, thanh toán viên sẽ điện hỏi lại ngân hàng mở, nếu ngân hàng mở không trả lời xác nhận sẽ điện hỏi lại lần 2 và 3, sau cùng nếu không được sẽ liên hệ với nhà xuất khẩu để họ giải quyết. Ngược lại, nếu ngân hàng mở trả lời xác nhận thì thanh toán viên sẽ kèm bản xác nhận này vào L/C. Nếu kiểm tra chữ ký hoặc mã đã phù hợp, thanh toán viên sẽ ghi "Đã kiểm tra" (Tested) và ký tên. Sở cần liên hệ tới TW để chỉ định ngân hàng đại lý và theo dõi khi được báo có.

Lưu Phương Lan - A1CN9 45

- Kiểm tra nội dung L/C:

Nhằm tư vấn cho khách hàng xuất khẩu qua SGDI, việc kiểm tra nội dung L/C luôn được các cán bộ thanh toán xuất khẩu đặc biệt quan tâm. Vì thế, thanh toán viên thường lưu ý kiểm tra các nội dung quan trọng như: địa

điểm mở L/C, ngày mở, tên và địa chỉ của ngân hàng mở, thời hạn hiệu lực, loại L/C, giá trị L/C... cũng như các điều khoản đặc biệt khác để lưu ý khách hàng khả năng thực hiện trong tương lai.

Sau khi kiểm tra tính chân thực và nội dung của L/C, SGDI thông báo cho người hưởng lợi và thu phí thông báo.

* Thông báo L/C:

Việc thông báo sẽ được thực hiện như sau: cùng với thư thông báo là bản gốc L/C, SGDI chỉ có trách nhiệm chuyển nguyên văn bức điện L/C đó chức không chịu trách nhiệm dịch hay diễn giải bất cứ một điểm nào trong L/C đồng thời không chịu trách nhiệm về lỗi hay thiếu sót chậm chễ trong khi chuyển bức điện.

Trong hoạt động thực tế, do có những tình hình mới phát sinh trong khi ký hợp đồng giữa hai bên xuất nhập khẩu thường có những thay đổi trong nội dung L/C do vậy ngân hàng thông báo sẽ nhận những thông báo sửa đổi cho người hưởng lợi.

Khi nhận chứng từ đề nghị sửa đổi cũng như kiểm tra các yếu tố như đối với L/C chính. Sau đó ngân hàng phải thông báo cho khách hàng và thu phí sửa đổi, nội dung sửa đổi có nhiều loại nhưng tập trung chủ yếu vào sửa

đổi thời gian trong L/C (thời gian giao hàng, xuất trình, bộ chứng từ, ngày hết hạn hiệu lực...)

Ngoài nhiệm vụ thông báo L/C, SGDI còn đóng vai trò đại diện cho người xuất khẩu đòi tiền nước ngoài. Vì thế, SGDI còn có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ hàng hóa của người xuất khẩu.

Lưu Phương Lan - A1CN9 46

Nguyên tắc cơ bản của việc kiểm tra bộ chứng từ là các ngân hàng chỉ

kiểm tra với sự cẩn thận thích đáng đểđảm bảo về mặt hình thức các chứng từ

này phù hợp với các quy định trong L/C chứ không thể kiểm tra được tính xác thực của bộ chứng từ để tránh bị lừa đảo do chứng từ làm giả, đó cũng là nhược điểm của phương thức tín dụng chứng từ. Trên cơ sở nguyên tắc này, việc kiểm tra được thực hiện theo ba yêu cầu:

- Tính đầy đủ của bộ chứng từ: là đáp ứng yêu cầu về các loại và số

lượng chứng từ của L/C.

- Sự hoàn chỉnh về mặt hình thức: kiểm tra hình thức bề ngoài bộ chứng từ theo quy định của L/C: tên hàng hóa, ngày giao hàng, ngày hết hạn hiệu lực, giá trị, ngày xuất trình chứng từ...

- Xử lý bộ chứng từ sau khi đã kiểm tra: a) Trường hợp bộ chứng từ có sai sót:

Trong quá trình kiểm tra bộ chứng từ, nếu các chứng từ sai sót ít và nằm trong khả năng sửa chữa lại thì thông báo cho nhà xuất khẩu lập lại các chứng từ đó. Nếu sai sót quá nghiêm trọng như giá trị của hóa đơn so với giá trị L/C hoặc có liên quan đến hàng hoá không thể thanh toán theo L/C hiện hành, SGDI sẽ tư vấn cho nhà xuất khẩu đề nghị sửa đổi L/C cho phù hợp với chứng từ đã lập. Tuy nhiên, việc sửa chữa chứng từ rất mất thời gian, trong khi thời hạn xuất trình và thời hiệu của L/C có hạn. Nếu không sửa chữa được L/C và chứng từ cũng không sửa chữa được thì có một cách xử lý sau:

- SGDI sẽ điện báo ngân hàng mở hoặc ngân hàng trả tiền nêu rõ những sai sót trong bộ chứng từ và yêu cầu chấp nhận thanh toán nếu sai sót có thể

châm chước như sai lỗi chính tả, địa chỉ... điều này phù hợp với thiện chí của nhà nhập khẩu và ngân hàng mở hoặc người xuất khẩu phải có thư bảo đảm về những sai sót trên chứng từ: trường hợp này thường áp dụng đối với những khách hàng có uy tín với SGDI. Khi lập thư hay điện đòi tiền ngân hàng nước ngoài, trên thư hay điện phải ghi chú: "Negotiated under reserve" (Khách hàng được thanh toán theo điều kiện bảo lưu). Khách hàng được thanh toán

Lưu Phương Lan - A1CN9 47

theo điều kiện bảo lưu tức là trong trường hợp bên nước ngoài không chấp nhận thì trách nhiệm thanh toán lại cho ngân hàng thuộc về nhà xuất khẩu. - Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra chứng từ và giúp đỡ khách hàng sửa chữa những sai sót, thanh toán viên sẽ gửi chứng từ và đòi tiền theo quy

định của L/C.

- Trường hợp ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán thì thanh toán viên phải xác minh lại lý do nước ngoài từ chối thanh toán, đồng thời thông báo ngày cho khách hàng biết.

b) Bộ chứng từ phù hợp:

Sau khi kiểm tra nếu bộ chứng từ phù hợp với L/C, tuỳ theo L/C cho phép đòi tiền bằng điện hay thư mà SGDI sẽ tiến hành đòi tiền. Thông thường ngân hàng mở L/C và ngân hàng trả tiền là một. Khi đó, SGDI sẽ gửi thư hoặc

điện đòi tiền ngân hàng mở, yêu cầu ngân hàng ghi có vào tài khoản của BIDV có tài khoản NOSTRO tại đó hoặc ghi có vào tài khoản của BIDV ở (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

ngân hàng khác (nếu BIDV không có tài khoản tại ngân hàng mở).

Nếu trả tiền bằng điện, khi đòi tiền, SGDI yêu cầu ngân hàng trả tiền thông báo việc trả tiền có mã hóa: khi nhận được điện báo có từ BIDV chuyển tiếp sẽ thanh toán ghi có cho khách hàng. Với cách này, thời gian trên sẽ

nhanh hơn. Nếu L/C không cho phép đòi tiền bằng điện hay không ghi gì cả

và người thụ hưởng cũng không có yêu cầu gì thì SGDI sẽ gửi bộ chứng từ có kèm theo phiếu gửi chứng từ cùng với thư đòi tiền bằng dịch vụ phát chuyển