- Tìm kiếm trong Windows 2000:
8- Trộn tài liệu tạo thành vănbản mới Nội dung:
Nội dung:
Trộn dữ liệu trong một bảng biểu ựã có sẵn ( ựã lưu trong ựĩa cứng với một tên nào ựó ) với một văn bản mẫu ựể tạo thành một văn bản mới. Vắ dụ ựã có sẵn một mẫu giấy mời và một danh sách khách mời ta sẽ trộn chúng với nhau ựể có một tập giấy mời hoàn chỉnh.
Các bước tiến hành:
* Tạo sẵn mẫu giấy mời và ghi vào ựĩa với tên là GM. * Tạo một bảng biểu chứa danh sách những người sẽ mời * Trộn lẫn hai văn bản này thành một giấy mời hoàn chỉnh
8.1 - Tạo mẫu giấy mời cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam ựộc lập tự do hạnh phúc --- Giấy mời Trân trọng kắnh mời Ông/Bà: đến dự : Thời gian : địa ựiểm : Rất hân hạnh ựược ựón tiếp Ngày tháng năm 1996
* Ghi giấy mời vào ựĩa với tên GM
8.2 - Tạo danh sách khách mời
* Chọn nút NEW ựể mở một của sổ mới che lên trên cửa sổ chứa giấy mời
* tạo một bảng chứa danh sách khách mời, vắ dụ bảng có bảng 4 cột và 6 dòng theo mẫu dưới ựây
Hoten noidung thoigian diadiem
Nguyễn Văn Tâm Dự họp tổng kết 8h30 Hội trường 204 Trần Thanh Bình Dự liên hoan chia tay 11h30 Nhà hàng Hương sen Cao Thị Vân Học nghị quyết 7h30 Phòng 12 - A1
đào Hoàng Lâm Họp thi ựua 7h30 Phòng hội thảo Phạm Minh Hồng Dự cưới 10h30 Nhà riêng
Lưu ý:
Dòng ựầu tiên của bảng biểu là Tiêu ựề do ựó không viết tiếng việt có dấu, không ựược
viết các chữ cách nhau - Không trang trắ ựường viền của bảng biểu
* Ghi bảng biểu này vào với tên DS (danh sách)
* Chọn FILE - CLOSE ựóng cửa sổ bảng biểu lại, lúc này cửa sổ chứa giấy mời lại hiện ra.
* Chọn tiếp GET DATA - OPEN DATA SOURSE Khi ựó hiện lên tên các tệp lưu trong ựĩa cứng của máy, chọn tên tệp DS rồi OK
* Trên màn hình xuất hiện thêm một thanh công cụ mới ( Hình 36.4)
Hình 36.4
ta chỉ quan tâm ựến hai nút là nút ựầu tiên bên trái (Insert Merge field) và nút thứ 5 tắnh từ
phải qua trái (Merge to New document)
* đưa chuột ựến sau dấu hai chấm trên dòng Trân trọng ... sau ựó chọn Insert Merge field, xuất hiện một khung nhỏ chứa tiêu ựề các cột bảng biểu - nháy chuột vào Hoten. Lúc này bên cạnh dấu hai chấm sẽ xuất hiện một nhóm ký tự lạ
* Tiếp tục thao tác với các dòng Thời gian, địa ựiểm ...
* Cuối cùng nháy chuột vào nút Merge to New document ta sẽ có ựược số giấy mời cần thiết
* Ghi văn bản này vào ựĩa hoặc ựóng cửa sổ lại không ghi.
Chú ý:
Nếu muốn trình bày kiểu chữ cho văn bản sẽ trộn ta chỉ việc bôi ựen cụm ký tự vừa ựiền vào giấy mời sau ựó chọ Format - Font và làm các thao tác nhưựã trình bày ở phần ựầu.
Sau khi trộn có thể mỗi giấy mời sẽ nằm trên một trang giấy. Muốn ghép một số giấy mời vào một trang ta cần ựể con trỏ ở dưới giấy mời ( cách một , hai dòng ) sau ựó bấm hai lần phắm Delete , giấy mời phắa dưới sẽựược kéo lên trang hiện thời.