Bộ công cụ thu thập số liệu gồm các mẫu thu thập về:
- Mẫu thu thập kết quả đầu ra của các cơ sở y tế: bao gồm số lượng khoa phòng, số giường bệnh, số ngày nội trú, số lượt khám ngoại trú chung của cả cơ sở, số ca điều trị nội trú theo nhóm bệnh nhân trước ARV, ARV bậc 1 năm đầu, ARV bậc 1 từ năm thứ hai, ARV bậc 2. Ngoài ra, số lượt xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh cho các bệnh nhân nội trú và ngoại trú tại cơ sở cũng được thu thập (Phụ lục 1)
- Mẫu thu thập chi phí lao động: do bộ phận tài chính kế toán tại cơ sở thu thập bao gồm tổng chi phí cho nhân sự tại các khoa phòng như lương cơ bản, phụ cấp, các khoản đóng góp về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, công đoàn, thu nhập tăng thêm của đơn vị theo Nghị định 43 về tự chủ tài chính và các khoản thu nhập của phòng khám ngoại trú do nhà tài trợ hỗ trợ. Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm phân bổ thời gian lao động của các nhân viên y tế nếu người đó kiêm nhiều chức năng như điều trị nội trú, khám ngoại trú và các công việc hành chính, chuyên môn khác của cơ quan. Ngoài ra mẫu thu thập còn bao gồm các thông tin về tổng nhân lực làm việc tại phòng khám ngoại trú HIV bao gồm cả cán bộ hợp đồng có phân bổ thời gian làm việc cho công việc điều trị và không phải là điều trị HIV
(Phụ lục 2).
- Mẫu thu thập chi phí hành chính: do bộ phận tài chính kế toán thu thập cho các chi phí vận hành chung của cơ sở: điện, nước, xăng xe, văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ (Phụ lục 3).
- Mẫu thu thập chi phí khấu hao: do bộ phận tài chính kế toán thu thập các thông tin về trang thiết bị tại các khoa phòng bao gồm giá trang thiết bị, năm mua tài sản, tỷ lệ chiết khấu. Chi phí chiết khấu được áp dụng cho cả chi phí khấu hao trụ sở làm việc của cơ sở điều trị đó (Phụ lục 4).
- Mẫu thu thập chi phí điều trị nội trú: được thiết kế để thu thập các thông tin từ các bệnh án nội trú bao gồm các thông tin về dịch tễ cơ bản của người bệnh, tình hình tham gia bảo hiểm y tế, tình trạng bệnh, tình hình điều trị ngoại trú HIV hiện nay, tình hình chuyển đi và đến, toàn bộ số lượng thuốc, vật tư tiêu hao, dịch
vụ chẩn đoán, phẫu thuật của bệnh nhân. Thông tin về các chi phí điều trị nội trú được thu thập theo hóa đơn xuất viện của bệnh nhân (Phụ lục 5).
- Mẫu chi phí điều trị ngoại trú: được thiết kế để thu thập các thông tin từ bệnh án ngoại trú bao gồm các thông tin về dịch tễ cơ bản của người bênh, giai đoạn bệnh, mức CD4, số lượng thuốc, các dịch vụ chẩn đoán hình ảnh đã sử dụng (Phụ
lục 6).