- Cạnh tranh trong lĩnh vực chế biến thực phẩm ngày càng mạnh mẽ và gay gắt 17 Hoạt động tài chính:
3.3Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
3.3Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
Khi thực hiện đánh giá môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán viên tiến hành đồng thời việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát có liên quan, để xác định những thủ tục kiểm soát đã được đơn vị thiết lập và những thủ tục còn thiếu cần phải bổ sung.
Khi xem xét các thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên phải xem xét các thủ tục này có được xây dựng dựa trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản, như: nguyên tắc phân
công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Từ các thông tin thu thập được trong giai đoạn trước tại Công ty liên doanh J- VCanFood, kiểm toán viên nhận thấy: có sự hiện hữu nhiều của các thủ tục kiểm soát. Chẳng hạn, Công ty đã ban hành các quy chế về tài chính; các quy định cụ thể về quản lý vật tư, chi phí tiêu thụ... Cụ thể:
Với tiền tại quỹ, chỉ sử dụng cho các khoản chi tiêu dưới 10 triệu đồng và chi tạm ứng, chi trả lương. Bất cứ khoản chi nào từ quỹ tiền mặt đều phải có phiếu chi được phê duyệt, trong đó phải ghi rõ ngày tháng và mục đích chi. Chức năng phê duyệt được phân cấp theo quy mô của số tiền đó: Giám đốc điều hành sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt chi đối với những khoản tiền có giá trị trên 5 triệu đồng, với các phiếu chi có số tiền nhỏ hơn 5 triệu sẽ do các phó Giám đốc phê duyệt.
Với doanh thu, toàn bộ doanh thu đều phải có hoá đơn và phiếu giao nhận có đủ chữ ký xác nhận. Hoá đơn phải được đánh số liên tục từ trước, các hoá đơn mất hiệu lực phải được huỷ bỏ. Doanh thu chưa thu tiền phải được sự phê chuẩn của Ban Giám đốc, thời hạn nợ, hạn mức nợ phải phù hợp với các chính sách tín dụng của Công ty.
Tuy nhiên, qua quá trình quan sát thực tế tại phòng kế toán của Công ty liên doanh J-VCanFood, kiểm toán viên phát hiện còn có sự chồng chéo và trùng lắp trong việc ghi nhận doanh thu và quy trình kiểm soát hàng xuất kho: Một khách hàng muốn làm đại lý cho Công ty thì phải đến đăng ký tại phòng kinh doanh. Sau khi xem xét về địa thế, khả năng bán của khách hàng thì Công ty mới đồng ý cho làm đại lý. Đồng thời khách hàng làm đại lý phải nộp khoản tiền bảo tín cho Công ty dựa trên các mức tiêu thụ dự kiến của đại lý. Khi chấp nhận khách hàng làm đại lý, Công ty sẽ giao cho khách hàng một quyển sổ theo dõi lượng hàng mua hàng ngày. Hàng ngày, đại lý mang sổ đăng ký mua, nhân viên bộ phận bán hàng xác nhận lượng hàng mà khách hàng mua trong ngày và viết phiếu xuất kho. Đối với số lượng mua ít, cuối ngày cộng tổng các khoản mua trong ngày, nhân viên bộ phận bán hàng viết hoá đơn bán hàng. Đối tượng mua một lần nhiều, thì viết hoá đơn bán hàng ngay. Người mua sau khi nhận được phiếu xuất kho hoặc hoá đơn thì
xuống phân xưởng lấy hàng, lượng hàng đại lý lấy có thể lấy trong một vài ngày mới lấy hết lượng ghi trên phiếu xuất kho, hoá đơn. Thủ kho sẽ ghi lượng hàng vào sau phiếu xuất kho và hoá đơn cho đến khi đại lý nhận đủ hàng. Sau khi nhận hàng, đại lý ra cổng được bảo vệ đóng dấu xác nhận. Tiền bán hàng nộp chi thủ quỹ ngay nếu thu được nhiều, nếu ít thì sau 2 hoặc 3 ngày. Do vậy, khi Công ty ghi nhận doanh thu theo hoá đơn bán hàng thì có thể doanh thu đó được phản ánh chưa phù hợp vì trong ngày khách hàng chỉ nhận một phần trên phiếu xuất, còn lại là ngày hôm sau, phần khách hàng chưa nhận phải là khoản ứng trước. Còn bộ phận bán hàng viết phiếu xuất kho chưa đúng quy định, do lượng xuất ra thực tế nhiều khi nhỏ hơn trên phiếu xuất.
Sau khi đã tìm hiểu về môi trường kiểm soát, các chu trình kế toán và các thủ tục kiểm toán được Công ty khách hàng áp dụng, kiểm toán viên sẽ sử dụng hiểu biết của mình để trả lời các câu hỏi trong Bảng câu hỏi đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ do AASC thiết kế.
Bảng số 6: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Khách hàng: CÔNG TY LIÊN DOANH J-VCANFOOD Khoản mục: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Người thực hiện: Đạt Vinh Ngày thực hiện: 01/12/2002
Các vấn đề cần tìm hiểu N/A Có Không Ghi chú
A TỔNG QUÁT