- Cạnh tranh trong lĩnh vực chế biến thực phẩm ngày càng mạnh mẽ và gay gắt 17 Hoạt động tài chính:
BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC
3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC 1 PHÓ GIÁM ĐỐC 3 PHÓ GI M Á ĐỐC 4 PHÓ GIÁM ĐỐC 5 Phòng sản xuất PX. Sản xuất Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng công nghệ chấtlượng
Văn phòng tổng hợp Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Phòng kế toán Phòng hành chính
Hội đồng quản trị gồm 06 thành viên (trong đó bên Việt Nam 03 người, bên Nhật Bản 03 người). Nhiệm kỳ của các thành viên trong Hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ tịch Hội đồng quản trị của Công ty do các bên cử ra có trách nhiệm triệu tập chủ trì các cuộc họp của Hội đồng quản trị, Tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị được bầu ra hoặc miễn nhiệm bởi Đại hội cổ đông Công ty, sau đó sẽ bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị và cử Giám đốc điều hành.
Hội đồng quản trị của Công ty đã xây dựng được hệ thống văn bản quy định rõ ràng chức năng và quyền hạn của các cấp quản lý trong Công ty như Giám đốc điều hành, các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các trưởng phòng. Các văn bản pháp quy này nhằm tăng cường tính hiệu quả và trách nhiệm trong việc thực hiện công việc của mỗi cá nhân. Theo đó, Giám đốc điều hành là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người chịu trách nhiệm thực thi kế hoạch do HĐQT thông qua và phê duyệt. Giám đốc điều hành là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch của công ty, các Phó Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý các phòng chức năng trong Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp về tình hình công việc với Giám đốc điều hành.
Công ty đang áp dụng phương pháp quản lý trực tiếp trong điều hành công việc. Theo đó, hàng quý Hội đồng quản trị Công ty sẽ họp và quyết định các vấn đề quan trọng nhất có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và thông qua các kế hoạch như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự...Trên cơ sở những vấn đề đã được Hội đồng quản trị thông qua, Ban Giám đốc Công ty sẽ cụ thể hoá chúng bằng những quyết định kinh doanh cụ thể và chuyển các quyết định này tới cho các phòng trong Công ty. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm phổ biến quyết định này cho toàn bộ nhân viên trong phòng của
mình và đôn đốc, giám sát việc thực hiện của họ. Ngoài ra, Hội đồng quản trị có thể họp đột xuất do chủ tịch Hội đồng quản trị đề xuất hay do yêu cầu của Giám đốc điều hành hoặc các Phó Giám đốc.
Hàng tháng, Ban Giám đốc và các trưởng phòng tiến hành họp để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng, đối chiếu với các kế hoạch đã được Hội đồng quản trị thông qua và phát hiện những vấn đề bất thường xảy ra. Trên cơ sở đó, Ban Giám đốc sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra cách xử lý thích hợp.
Ngoài ra, để tăng cường sự quản lý của mình Hội đồng quản trị Công ty đã thành lập một Ban kiểm soát, để kiểm tra các hoạt động tài chính và kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát gồm 03 thành viên do Hội đồng quản trị cử ra. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 03 năm, Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về hoạt động của mình, đệ trình lên Hội đồng quản trị các báo cáo về hoạt động kiểm tra và đánh giá về báo cáo hàng năm của Công ty.
Qua tìm hiểu kiểm toán viên được biết: trong năm 2002 Công ty không có sự thay đổi về nhân sự trong Ban lãnh đạo, chính sách tài chính kế toán... Bên cạnh việc tìm hiểu những thay đổi trong năm 2002, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra việc khắc phục các vấn đề còn tồn tại đã được đề cập trong cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính 2001 như: tiền mặt sử dụng cho các khoản chi tiêu nhỏ phục vụ cho hoạt động hàng ngày không được Giám đốc phê duyệt, một số phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên trong Công ty còn thiếu các chữ ký phê duyệt hoặc không quy định rõ thời hạn hoàn tạm ứng... Thì được Ban Giám đốc cho biết: các vấn đề nêu trên đã được Ban Giám đốc Công ty khắc phục qua việc bổ sung các quy chế về việc chi (chi tạm ứng, chi hàng ngày...) đều phải được phê duyệt của Giám đốc điều hành (đối với các khoản chi vượt quá 5 triệu đồng) hoặc của Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách (đối với các khoản chi dưới 5 triệu đồng). Để xác minh các thông tin này, kiểm toán viên lấy một số chứng từ tạm ứng để kiểm tra thì thấy thông tin mà Ban Giám đốc Công ty khách hàng cung cấp là chính xác.
Căn cứ vào các thông tin trên kiểm toán viên nhận đỉnh rằng Ban lãnh đạo Công ty là gồm những người có tác phong quản lý tốt, cơ cấu tổ chức của Công ty là phù hợp với nghành nghề kinh doanh, mặc dù ngành nghề kinh doanh của Công
ty khách hàng rất đa dang và phức tạp. Theo đó, môi trường kiểm soát của Công ty liên doanh J-VCanFood được đánh giá là đáng tin cậy.