I- Vai trò trách nhiệm của hiệu trưởng trong trường học
2. Xây dựng Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động (KPIs)
Hệ thống này bao gồm một tập hợp các chỉ số then chốt giúp các nhà quản lý nắm bắt về những gì đang diễn ra thông qua một hệ thống các chỉ báo về mức độ tiến bộ, mức độ đạt được các mục tiêu và tiến độ trong sử dụng nguồn lực được phân bổ. Hệ thống này giúp xem xét một cách có hệ thống và khách quan về một chương trình/đề án đang tiến hành hoặc đã được hoàn thành, bao gồm cả việc xây dựng thiết kế, tổ chức thực hiện và kết quả hoạt động cũng như các ảnh hưởng, tác động của các chương trình này. Cốt lõi của HTQLTKQ là Hệ thống các tiêu chí then chốt để đo lường kết quả hoạt động. Ở mỗi cấp, từ cá nhân đến bộ phận và toàn bộ tổ chức, KPIs được thiết kế và sử dụng để: (i) cụ thể hóa các mục tiêu kết quả hoạt động; (ii) liên tục giám sát và đánh giá kết quả hoạt động; và theo dõi tiến độ nhằm đạt tới các mục tiêu.
Việc thiết lập các tiêu chí kết quả hoạt động chủ yếu và các mục tiêu liên quan dựa trên mô hình SMART, là viết tắt của các tiêu chuẩn: Cụ thể (Specific), Đo được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thích hợp (Relevant), và Kịp thời (Timely).
Cụ thể – Các tiêu chí kết quả hoạt động chủ yếu phải cụ thể, phải: nêu ra các mục tiêu
một cách rõ ràng; nhấn mạnh những nhiệm vụ chính cần phải thực hiện; và phải chỉ rõ những hành động cần phải làm.
Đo được – Các chỉ số kết quả hoạt động then chốt phải quan sát, kiểm tra được và có
những thước đo thích hợp liên quan đến các đích đến có thể ước lượng và các kết quả cụ thể cần hướng tới; phải tham chiếu đến những kết quả hoạt động trước đó để làm chuẩn và dựa vào những qui trình rành mạch được sử dụng cho việc đo lường các tiêu chí.
Có thể đạt được – Các chỉ số kết quả hoạt động chủ yếu dù phải có tính thách thức do
phải đề ra một số mục tiêu cao, nhưng phải thực tiễn, có tính khả thi cao và phải giới hạn số lượng mục tiêu ở những lĩnh vực có thể quản lý được; phải nêu rõ các nguồn lực cần thiết phải huy động; phải xem xét đến việc phát triển kỹ năng hoặc đào tạo; và phải nhằm khích lệ, động viên, xây dựng niềm tin và thúc đẩy hướng tới việc đạt năng lực tiềm ẩn của các cá nhân trong toàn tổ chức.
Phù hợp – Các chỉ số kết quả hoạt động chủ yếu phải có tính phù hợp, phải liên quan chặt chẽ đến nội dung công việc của từng cá nhân, đến chức năng và phạm vi làm việc của từng
bộ phận, mục đích và mục tiêu chiến lược của toàn đơn vị. Mục tiêu đặt ra cần có ý nghĩa sát hợp với lợi ích của tổ chức; và phải được cán bộ hiểu rõ và coi là quan trọng.
Kịp thời – Các chỉ số kết quả hoạt động chủ yếu phải được xác định cho từng khoảng thời gian thích hợp và cho phép có được một khoảng thời gian đủ dài để có thể đánh giá được sự tiến triển; và phải đảm bảo thu được những đánh giá cần thiết để có được những hiểu biết thấu đáo về những điểm mạnh và yếu của tổ chức nhằm cơ sở cho quá trình nâng cao, hoàn thiện.
KPIs giúp trả lời các câu hỏi: (i) các mục tiêu và kết quả dự kiến của tổ chức là gì? (ii) Các mục tiêu và kết quả dự kiến này có đạt được không? (iii) Những khó khăn và những lĩnh vực/chỉ tiêu/thời gian mà tổ chức cần khắc phục?; (iv) kết quả đạt được có thể được chứng minh bằng các bằng chứng nào? Trên thực tế, quản lý theo kết quả là một quá trình liên tục thu thập và phân tích số liệu để so sánh với các kết quả dự kiến và xác định xem chương trình có được thực hiện theo lộ trình dự kiến hay không, được thực hiện tốt tới mức nào.