II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG.
2.2.Các phòng chức năng.
2. Hệ thống chức năng nhiệm vụ của bộ máy quan lý.
2.2.Các phòng chức năng.
2.2.1 Phòng tài chính-kế toán:
* Chức năng
Phòng kế toán – tài chính có chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong công tác kế toán, tài chính của Tổng công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty được duy trì liên tục và có hiệu quả kinh tế cao.
* Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ chung.
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, nguyên vật liệu, tiền vốn của Tổng công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn, phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kết quả sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn , các nguồn kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ quản lý kinh tế, kỷ luật tài chính của Nhà nước.
- Công tác tài chính
+Lập và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định.
+ Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư (nếu có). Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ, đúng chế độ Nhà nước quy định.
+ Quản lý và tổ chức sử dụng đồng vốn đúng mục đích có hiệu quả. Bảo toàn và phát triển vốn của công ty, thực hiện tốt các chế độ tài chính của Nhà nước
- Công tác hạch toán kế toán
+ Thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống nhất. Mở sổ sách theo dõi, ghi chép tình hình cung ứng quản lý vật tư hàng hóa của công ty bao gồm lượng và giá trị.
+ Hạch toán chi phí, nhập- xuất nguyên vật liệu đến các tổ đội sản xuất. Theo dõi việc mua sắm sử dụng tài sản trong Tổng công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản.
Bảng 1: Cơ cấu phòng tài chính-kế toán. STT Chức danh Số
lượng
Tuổi đời Trình độ chuyên môn <30 30- 50 >50 > ĐH ĐH CĐ TC 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 1 1 1 1 3 Nhân viên 9 5 4 5 3 1 4 Tổng 12 5 5 2 2 8 3 1 Nguồn: Phòng tổng hợp.
Qua biểu đồ ta thấy trình độ của các cán bộ công nhân viên của phòng tương đối cao, được đào tạo bài bản đúng chuyên ngành kế toán có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc của phòng. Tổng số cán bộ trong phòng là 12 người trong đố có 1 trưởng phòng ( kiêm kế toán trưởng), 2 phó phòng và 9 nhân viên. Phòng có 2 cán bộ có trình độ sau đại học, 8 cán bộ trình độ đại học chính quy chuyên ngành kế toán tài chính chiếm 83% tổng số cán bộ trong phòng. Tuổi đời các cán bộ trong phòng tương đối trẻ, trưởng phòng và phó phòng có thâm niên lâu năm và có kinh nghiệm và là nơi để các nhân viên khác có thể học tập nâng cao trình độ chuyên môn. Các nhân viên có tuổi đời trẻ, ham học hỏi, có trình độ, năng động và có thể đáp ứng tốt được với khối lượng công việc nhiều và căng thẳng.
* Trưởng phòng ( kế toán trưởng ). + Nhiệm vụ:
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi công việc được giao thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng. Phân công kiểm tra chỉ đạo Phó phòng và các nhân viên dưới quyền thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sử dụng vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thực hiện các biện pháp bảo toàn và phát triển đồng vốn.
- Lập báo cáo quyết toán hàng tháng, quý và quyết toán năm, phân tich hiệu quả sản xuất kinh doanh hàng năm báo cáo tổng giám đốc.
- Tham gia xét duyệt thanh toán quyết toán với toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty, lập báo cáo tiền lương cho toàn bộ nhân viên trong Tổng công ty.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên đòi hỏi kế toán trưởng phải có năng lực, kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao cùng chuyên môn vững vàng
mới có thể hoàn thành tốt công việc. Với khối lượng công việc của phòng là rất lớn nhưng với tinh thần đoàn kết và trách nhiệm cao nên các cán bộ công nhân viên trong phòng đã hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao, hàng năm phòng tài chính kế toán đều đạt danh hiệu “ Đơn vị lao động tiên tiến”, các nhân viên trong phong đều đạt danh hiệu “Cá nhân tiên tiến”.
2.2.2 Phòng xuất nhập khẩu:
+ Bộ phận kế hoạch đầu tư: có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc tiếp nhận đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất và chiến lược kinh doanh, theo dõi các yếu tố về nguyên phụ liệu, năng suất lao động để xây dựng kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất. Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ quá trình sản xuất. Theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm rõ các nhà cung cấp và những biến động giá cả.
+ Bộ phận xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc kế hoạch chiến lược xuất nhập khẩu, tổ chức triển khai các kế hoạch và nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Lập và thường xuyên cập nhật để bổ sung danh sách các khách hàng mới. Làm các thủ tục hải quan để thực hiện các đơn hàng xuất khẩu.
Bảng 2: Cơ cấu phòng xuất nhập khẩu. STT Chức danh Số
lượng
Tuổi đời Trình độ chuyên môn <30 30- 50 >50 > ĐH ĐH CĐ TC 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 2 1 1 3 Nhân viên 11 6 5 7 3 1 4 Tổng 14 6 8 2 8 3 1 Nguồn: Phòng tổng hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biên chế của phòng hiện co 14 cán bộ với tuổi đời còn rất trẻ, cụ thể có 6 cán bộ có độ tuổi dưới 30 chiếm 43%, có 8 cán bộ tuổi đời từ 30-50 chiếm 57%. Các cán bộ có trình độ đại học và sau đại học là 10 người chiếm tới
71%, còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 29%. Việc sử dụng nhiều cán bộ trẻ làm việc với trình độ chuyên môn cao cũng thể hiện quan điểm của Tổng công ty là mạnh dạn sử dụng những cán bộ trẻ có năng lực, tạo điều kiện để họ phát huy năng lực cá nhân và khẳng định mình.
2.2.3 Phòng ISO:
Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 (ISO 9002), thực hiện ISO 14000 về tiêu chuẩn môi trường. Với khối lượng công việc ít và một người có thể đảm nhiệm khối lượng công việc lớn nên biên chế của phòng chỉ cần 7 cán bộ là có thể hoàn thành hết khối lượng công việc. Vì yêu cầu công việc đòi hỏi làm trên máy và hàng loạt nên các cán bộ trong phòng chủ yếu là trẻ và được đào tạo đúng chuyên ngành kỹ thuật cá thể đảm nhiệm tốt yêu cầu công việc được giao.
Bảng 3: Cơ cấu phòng ISO. STT Chức danh Số
lượng
Tuổi đời Trình độ chuyên môn <30 30- 50 >50 > ĐH ĐH CĐ TC 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên 5 2 3 2 2 1 4 Tổng 7 2 5 1 3 2 1 Nguồn: Phòng tổng hợp. 2.2.4 Phòng kinh doanh:
Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc nghiên cứu nhu cầu về thị trường thời trang, nghiên cứu mẫu thiết kế chào hàng FOB, quản lý các cửa hàng đại lý và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Tổng Công ty.
Tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm hiểu thị trường và phân phối sản phẩm ra thị trường.
Phối hợp vói các phòng ban chức năng trong việc tiếp thu phản hồi của thị trường về sản phẩm để có sự cải tiến mẫu mã sản phẩm nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
* Nhiệm vụ.
- Tổ chức thực hiện công tác bán hàng, tìm kiếm mở rộng thị trường, phát triển các khúc thị trường chiến lược.
- Thu thập thông tin thị trường liên quan đến tình hình sản xuất kinh doanh, phân phối sản phẩm của Tổng công ty. Phân tích báo cáo Tổng giám đốc để có chiến lược phát triển bền vững.
- Xây dựng kế hoạch quảng cáo tiếp thị sản phẩm, tham gia các hội trợ triển lãm để giới thiệu các sản phẩm mới và chiến lược tới người tiêu dùng.
- Hàng kỳ đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch trình Tổng giám đốc, qua đó có thể đánh giá chi tiết việc thực hiện kế hoạch nhằm có những điều chỉnh kịp thời để mang lại hiệu quả kinh doanh.
Bảng 4: Cơ cấu phòng kinh doanh.
STT Chức danh lượngSố Tuổi đời Trình độ chuyên môn <30 30- 50 >50 > ĐH ĐH CĐ TC 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 1 1 1 1 3 Nhân viên 12 5 7 2 7 3 4 Tổng 15 5 8 2 4 8 3 Nguồn: Phòng tổng hợp.
Với khối lượng công việc nhiều và tầm quan trọng của phòng nên hiện tại biên chế của phòng hiện có 15 cán bộ. Với tính chất công việc cần sự năng động nên đa phần tuổi đời của các cán bộ kòn khá trẻ, có 5 cán bộ có độ tuổi dưới 30 chiếm 33%, có 8 cán bộ có độ tuổi từ 30-50 chiếm 55%. Trình độ của các cán bộ của phòng kinh doanh là rất cao do đòi hỏi của tính chất công việc.
Cụ thể có tới 4 cán bộ có trình độ trên đại học chiếm 27%, cán bộ có trình độ đại học là 8 người chiếm tỷ lệ 55%, còn lại là trình độ cao đẳng.
Với biên chế lao động như trên nên phòng kinh doanh đã luôn hoàn thành tốt yêu cầu công việc đề ra, các cán bộ trong phòng luôn có tinh thần học hỏi lẫn nhau, phối hợp với nhau trong công việc. Trưởng phòng và phó phòng là người có trình độ và thâm niên lâu năm đã lãnh đạo các nhân viên trong phòng mình hoàn thành tốt mọi công việc được giao.Các nhân viên đều có năng lực và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Với những thành tích đã đạt được phòng kinh doanh đã nhiều lần đươc Tổng công ty tuyên dương và khen thưởng trong các đợt tổng kế cuối năm.
2.2.5 Phòng tổng hợp: * Chức năng.
Tham mưu cho ban giám đốc soạn thảo các văn bản, hợp đồng về quản lý hành chính, quản lý nhân sự, tiền lương, bảo hiểm. Tổ chức hội thảo, hội nghị tiếp khách.
Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, thanh tra, giải quyết khiếu nại, thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động. Quản lý điều hành công tác văn thư, lưu trữ các tài liệu hành chính quản trị, bảo vệ cơ quan, chăm sóc sức khỏe người lao động.
Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong các mặt công tác quản lý cán bộ, quản lý hành chính.
* Nhiệm vụ.
- Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về việc quyết định cơ cấu tổ chức và ban hành quy chế quản lý theo điều lệ Tổng công ty. Thực hiện công tác lập kế hoạch tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động.
- Giải quyết các thủ tục trong tuyển dụng, thôi việc, chế độ thai sản, nghỉ ốm, khen thưởng, kỷ luật…
- Tham mưu và lập kế hoạch hàng năm về công tác đào tạo, đào tạo lại cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức thi nâng bậc cho công nhân.
- Phối hợp với cá phòng ban tham gia xây dựng nội quy an toàn lao động và tổ chức thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và cải thiện môi trường làm việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý sử dụng con dấu, thực hiện giao nhận công văn, báo trí, tài liệu, truyền đạt các chị thị của cấp trên đến các đơn vị. Tiếp đón, hướng dẫn khách trong và ngoài nước tới tham quan, làm việc. Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác thi đua khen thưởng và làm các thủ tục về công tác thi đua khen thưởng theo quy định.
- Quản lý điều động xe, đảm bảo phục vụ nhu cầu đi lại, vận chuyển hàng hóa của công ty. Lập kế hoạch sửa chữa lớn, sửa chữa định kỳ các phương tiện vận tải.
Bảng 5: Cơ cấu phòng tổng hợp. STT Chức danh Số
lượng
Tuổi đời Trình độ chuyên môn <30 30- 50 >50 > ĐH ĐH CĐ TC 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên 10 4 6 5 3 2 4 Tổng 12 4 7 1 1 6 3 2 Nguồn: Phòng tổng hợp.
Biên chế của phòng hiện có 12 người. Số cán bộ có trình độ đại học và trên đại học là 7 người chiếm 58% tổng số cán bộ trong phòng, cán bộ có trình độ cao đẳng chiếm 25%, còn lại là trung cấp chiếm 17%. Tuổi đời của các cán bộ trong phòng đều tương đối trẻ và có thâm niên công tác, họ rất năng động và nhiệt tình trong công việc. Cán bộ có tuổi đời dưới 30 chiếm 33%, cán bộ có tuổi đời 30-50 chiếm 58%. Điều này là một thuận lợi trong
phòng bởi các cán bộ có thể học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau, hỗ trợ nhau trong công việc dể hoàn thành tốt công việc được giao.
Phòng đã cách bố trí sắp xếp nhân viên một cách hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng, vì thế hàng năm phòng đều hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao. Nhiều năm liền phòng luôn đạt danh hiệu “ Đơn vị lao động tiên tiến”, nhiều cá nhân trong phòng được Tổng giam đốc tặng giấy khen.
2.2.6 Phòng kĩ thuật-vật tư:
Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc việc tiếp nhận tài liệu kĩ thuật, may mẫu, xây dựng tiêu chuẩn kĩ thuật, định mức nguyên phụ liệu, định mức thời gian, đơn giá sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
*Chức năng.
Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật về cơ điện, thiết kế sản phẩm, công nghệ chế tạo, lắp đặt các sản phẩm cơ khí, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Tham mưu và giúp việc cho Tổng giám đốc trong công tác xây dựng và quản lý các định mức kỹ thuật, quản lý thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển, công tác đạo đạo nâng bậc, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ. Cung ứng vật tư, trang thiết bị cho quá trình sản xuất.
* Nhiệm vụ.
- Tổ chức thiết kế, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới.
- Theo dõi giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, vaatgj tư, năng lượng. - Cất giữ hang hóa, vận chuyển hang đi theo hóa đơn phòng kinh doanh chuyển xuống.
- Phối hợp cới các phòng ban chức năng tham gia công tác an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
Bảng 6: Cơ cấu phòng kỹ thuật-vật tư. STT Chức danh Số
lượng
Tuổi đời Trình độ chuyên môn <30 30- 50 >50 > ĐH ĐH CĐ TC 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 2 1 1 3 Nhân viên 13 6 7 7 3 3 4 Tổng 16 6 10 2 8 3 3 Nguồn: Phòng tổng hợp.
Phòng kỹ thuật vật tư là nơi được công ty và các đối tác quan tâm đầu tư hang đầu bởi uy tín của công ty phụ thuộc rất lớn vào phòng kỹ thuật bởi chất lượng cũng như mẫu mã của sản phẩm đều do phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Mà sản phẩm là yếu tố quan trọng nhất của công ty, nó khẳng định uy tín vị thế của công ty trên thương trường. Chính vì tầm quan trọng của phòng kỹ thuật vật tư mà biên chế của phòng hiện có 16 người vói tuổi đời trẻ trung, năng động và có tính sáng tạo cao đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Tuổi đời của các cán bộ trong phòng đều rất trẻ và có trình độ chuyên môn với 10 người có trình độ đại học và sau đại học chiếm 62% tổng số cán bộ, các cán bộ công