II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG.
3.Mối quan hệ công tác
Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ta thấy rằng mối quan hệ công tác trong Tổng công ty là mối quan hệ theo chiều dọc, chiều ngang. Liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo tuyến trên trong phạm vi chức năng và chuyên môn của mình.
* Mối quan hệ chiều dọc:
Hệ thống điều hành trong Tổng công ty là hệ thống quản lý theo tuyến. Mối quan hệ trong hệ thống là mối quan hệ theo chiều dọc. Các cán bộ quản lý và điều hành theo chiều dọc từ trên xuống dưới tới các phòng ban và các phân xưởng sản xuất. Nói cách khác, cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý kinh doanh thuộc bộ phận mình.
Qua sơ đồ ta thấy, đứng đầu công ty là Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của công ty. Giúp việc cho Giám đốc gồm 3 PT. Giám đốc. Họ phải thực thi quyết định của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước những công việc ở trên đưa xuống.
Tổ chức của Tổng công ty bao gồm 6 phòng chức năng và 20 xí nghiệp. Các phòng ban và xí nghiệp với chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắm bắt thông tin trong khối mình phụ trách của các PT. Giám đốc nhanh chóng, chính xác và kịp thời trình lên Tổng Giám đốc khi có yêu cầu. Đứng đầu các phòng ban là các cán bộ trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của phòng ban mình phụ trách. Trên cơ sở chuyên môn năng lực của mỗi nhân viên trong phòng ban, trưởng phòng sẽ phân công nhiệm vụ cho từng người và người đó sẽ chịu trách nhiệm tước trưởng phòng. Tuy nhiên việc phân công công việc đôi lúc còn chưa hợp lý, chưa đúng người đúng việc nên hiệu quả công việc chưa cao.
Toàn bộ hệ thống được chia ra thành nhiều chức năng. Tổng công ty căn cứ vào chức năng này để phân công lao động. Việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn kỹ thuật của lao động quản lý.
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty ta thấy, Tổng công ty có 6 phòng ban chức năng. Các phòng ban này vừa phải đảm nhiệm hoạt động tốt các nhiệm vụ trong phòng ban của mình vừa phối hợp với các phòng ban khác nhằm tạo ra sự nhịp nhàng trong hoạt động quản lý và việc xử lý các thông tin trong quá trình hoạt động .
Như vậy, để thực hiện tốt sự cộng tác này, đòi hỏi Tổng công ty phải có nội quy, quy chế rõ ràng, xem xét và phân bổ chính xác chức năng nhiệm vụ của từng phòng sao cho chúng không bị chồng chéo lên nhau. Mặt khác, phải qui định mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Đặc biệt là những công việc mà các phòng ban phải sử dụng kết quả của nhau. Phải được quy định thời gian chuyển giao hoặc thônng báo số liệu và kết quả có liên quan.