I. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG.
1.Hoàn thiện chế độ phân quyền, ủy quyền và quy định lại chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc.
nhiệm vụ của Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc.
1.1. Cơ sở đề ra giải pháp.
Tổng Giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và Giám đốc thuộc đội ngũ các nhà quản trị cấp cao của Tổng Công ty, có vai trò quan trọng trong việc xác định phương hướng, kế hoạch, sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Do vậy, việc xác định hợp lý đội ngũ quản trị cấp cao là rất cần thiết để đảm bảo đội ngũ này hoạt động có hiệu quả. Xác định hợp lý đội ngũ quản trị cấp cao xuất phát từ những nguyên tắc:
- Từ quan điểm giao quyền: có sự phân chia quyền lực giữa các phòng ban và trong từng phòng cũng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ rang với từng cá nhân.
- Từ quan điểm chế độ một thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân: Tổng giám đốc là người phụ trách mọi mặt trong từng phòng cũng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng với từng cá nhân.
- Từ quan điểm chế độ một thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân: Tổng giám đốc là người phụ trách mọi mặt trong Tổng Công ty còn các phó Tổng giám đốc quản lý một số lĩnh vực được Tổng giám đốc giao cho.
- Từ quan điểm đảm bảo mọi công việc trong doanh nghiệp đều có người phụ trách và mọi người đều có việc làm. Tránh tình trạng bỏ sót công việc hoặc công việc trùng lặp. Do đó cần phân định lại chức năng, nhiệm vụ của đội ngũ quản trị cấp cap. Ngoài ra, thực hiện phân quyền, ủy quyền nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho Tổng giám đốc và khai thác năng lực chuyên môn của các phó tổng giám đốc.
Thực tế ở Tổng Công ty việc phân công nhiệm vụ trong ban giám đốc còn có những điểm chưa hợp lý. Tổng giám đốc thì phụ trách quá nhiều mảng công việc, trong khi đó phó Tổng giám đốc chỉ đóng vai trò là người trợ lý, giúp việc cho Tổng giám đốc theo những công việc cụ thể được Tổng giám đốc quyết định. Theo em, việc phân công nhiệm vụ như vậy sẽ không đạt hiệu quả cao trong công tác quản trị các hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi lẽ, việc trực tiếp phụ trách quá nhiều mảng công việc đòi hỏi Tổng giám đốc Tổng Công ty phải tập trung sức lực một cách cao độ thì mới quản lý hết được khối lượng công việc đó, điều này rất có thể dẫn đến sự quan liêu, giảm hiệu quả của công tác quản trị. Thêm vào đó, việc trực tiếp phụ trách quá nhiều mảng công việc sẽ khiến cho Tổng giám đốc phải tập trung hết sức lực, tâm trí vào công tác và điều này có thể dẫn đến tình trạng bỏ sót, không quản lý triệt để các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty.
1.2. Phương thức tiến hành.
Để tránh được tình trạng bỏ sót, không quản lý được hết các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, em xin mạnh dạn trình bày một số biện pháp phân định lại nhiệm vụ công tác trong ban giám đốc của Tổng Công ty như sau:
- Tổng giám đốc Tổng Công ty là người quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Tổng Công ty. Trực tiếp lãnh đạo công tác đối ngoại và các hoạt động xúc tiến thương mại hay tìm kiếm đơn hàng.
- Phó Tổng giám đốc đời sống hành chính: Trực tiếp chỉ đạo các phòng ban dưới sự giám sát của Tổng giám đốc Tổng Công ty gồm: phòng tổng hợp, phòng tài chính kế toán và hoạt động liên quan tới tiền lương cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên trong Tổng Công ty.
- Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: trực tiếp chỉ đạo các phòng ban dưới sự giám sát của giám đốc Tổng Công ty gồm: phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch vật tư và các phân xưởng sản xuất.
- Tổng giám đốc cần có thêm một trợ lý để hỗ trợ mình trong việc tiếp nhận các công văn giấy tờ và sắp xếp lịch để giải quyết công việc một cách hợp lý và tránh sự chồng chéo.
1.3. Tác dụng của biện pháp trên.
- Giúp cho Tổng giám đốc giảm bớt được khối lượng công việc đáng kể đồng thời tạo cơ hội cho các phó Tổng giám đốc thể hiện năng lực của mình.