a. Cải tiến cỏch thức tổ chức lưu trữ hồ sơ trong hệ thống mạng nội bộ (bản mềm)
Việc xõy dựng hệ thống tham chiếu chộo và cụng cụ phõn tớch, tổng hợp dữ liệu tự động đũi hỏi những liờn kết động giữa cỏc bảng tớnh với nhau. Hiện tại việc sử dụng Groove như là cụng cụ để tổ chức cỏc giấy tờ làm việc dạng bản mềm đó gõy ra hạn chế trong việc tạo ra cỏc quan hệ liờn kết ngang giữa cỏc khoản mục với nhau. Vấn đề này cú thể được khắc phục bằng cỏch sử dụng cỏc cụng cụ đồng bộ tự động tệp giữa cỏc thành viờn trong nhúm với dữ liệu trong mỏy tớnh cỏ nhõn của mỗi thành viờn nhúm. Giải phỏp này vừa giải
quyết được vấn đề liờn kết ngang giữa cỏc khoản mục, vấn đề xõy dựng cụng cụ tự động
phõn tớch và tổng hợp dữ liệu và vấn đề sao lưu từng bước trong quỏ trỡnh làm việc của
cỏc kiểm toỏn viờn bởi vỡ những thay đổi mới nhất trong cỏc tệp làm việc của mỗi kiểm toỏn viờn sẽ liờn tục được cập nhật và sao lưu.
Hơn nữa tớnh năng chia sẻ và phõn quyền chỉnh sửa trong hầu hết cỏc giải phỏp đồng bộ cỏc tệp hiện nay khụng những cho phộp trưởng nhúm kiểm toỏn cú khả năng kiểm soỏt cụng việc trong nhúm của mỡnh mà cũn cho phộp cỏc kiểm toỏn viờn phụ trỏch từng khoản mục riờng biệt cú khả năng phối hợp với nhau để giảm thiểu trựng lặp giỳp giảm thiểu thời gian kiểm toỏn.
Một số giải phỏp đồng bộ phổ biến nhất hiện nay cú thể kể đến là Dropbox, SkyDrive, Box,…
b. Cải tiến cỏch thức tổ chức bảo quản và lưu trữ hồ sơ tại cỏc phũng nghiệp vụ (bản cứng)
Hồ sơ kiểm toỏn là toàn bộ những tài liệu liờn quan đến cuộc kiểm toỏn đó được thực hiện là cơ sở cho những kết luận và bỏo cỏo kiểm toỏn, do đú cần được lưu trữ và bảo quản theo quy định. Theo Chuẩn mực Kiểm toỏn Việt Nam số 230: Kiểm toỏn viờn và cụng ty kiểm toỏn phải lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn để đảm bảo yờu cầu về mặt nghiệp vụ và phỏp lý. Hồ sơ kiểm toỏn phải được lưu trữ trong một thời gian đủ để đỏp ứng yờu cầu hành nghề và phự hợp với quy định chung của phỏp luật về bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nước quy định riờng cho tổ chức nghề nghiệp. Việc tổ chức lưu trữ bảo quản và sắp xếp hồ sơ kiểm toỏn phải bảo đảm rằng hồ sơ kiểm toỏn được sắp xếp lưu trữ một cỏch thuận lợi khoa học theo một trật tự dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu giữ quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của cụng ty.
Tại AASC, hồ sơ kiểm toỏn được bảo quản và lưu giữ tại cỏc phũng nghiệp vụ, nơi lập cỏc hồ sơ kiểm toỏn. Trong mỗi năm mỗi phũng này đều thực hiện kiểm toỏn cho một số lượng khỏch hàng rất lớn. Mặt khỏc hồ sơ kiểm toỏn của nhiều năm cũng được lưu trữ tại đõy nờn số lượng hồ sơ kiểm toỏn là khỏ đồ sộ. Mỗi khi cần sử dụng cỏc hồ sơ này, kiểm toỏn viờn tốn rất nhiều cụng sức và thời gian để tỡm kiếm chỳng. Trước vấn đề đú, mỗi phũng nghiệp vụ của Cụng ty cần thiết kế một phương ỏn lưu trữ hồ sơ hợp lý và hiệu quả hơn. Một giải phỏp được đưa ra là hồ sơ kiểm toỏn cú thể được sắp xếp theo năm hỡnh thành nờn hồ sơ đú. Tất cả cỏc hồ sơ được lập cựng một năm được xếp ở một khu vực. Sau
đú, trong khu vực của năm này, hồ sơ kiểm toỏn lại được sắp xếp theo vần chữ cỏi của tờn đơn vị khỏch hàng và được đỏnh số. Cỏc thụng tin này lại được lưu vào một danh sỏch cú thể trờn giấy hoặc trong mỏy vi tớnh. Khi cần tỡm hồ sơ nào thỡ kiểm toỏn viờn chỉ cần tra cứu cỏc thụng tin như tờn khỏch hàng hoặc số thứ tự và tỡm kiếm hồ sơ kiểm toỏn một cỏch dễ dàng.