Giấy làm việc là bản ghi chộp của người thực hiện kiểm toỏn phản ỏnh cỏc thụng tin về kế hoạch, nội dung, thời gian, phạm vi của cỏc thủ tục kiểm toỏn đó thực hiện. Trong mỗi giấy làm việc cũng ghi lại kết quả cỏc cụng việc đó thực hiện và kết luận kiểm toỏn cuối cựng cho từng khoản mục. Cỏc giấy làm việc này được lập bởi kiểm toỏn viờn, trợ lý kiểm toỏn sử dụng cỏc tài liệu cú sẵn do khỏch hàng cung cấp và thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn trờn đú. Cỏc giấy làm việc thiết kế sẵn theo mẫu chuẩn sử dụng cho việc thu thập thụng tin định sẵn.
Giấy làm việc là một bộ phận quan trọng của Hồ sơ kiểm toỏn và cũng cú tỏc dụng tương tự trong việc chứng minh cụng việc đó thực hiện theo đỳng kế hoạch, chương trỡnh kiểm toỏn đó đề ra; chứng minh cuộc kiểm toỏn được thực hiện theo cỏc chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam và chuẩn mực quốc tế được thừa nhận; đồng thời là cơ sở cho việc hỡnh thành ý kiến của KTV về bỏo cỏo tài chớnh. Ngoài ra giấy làm việc cũn cú tỏc dụng trong việc lập kế hoạch, giỏm sỏt và đỏnh giỏ cụng việc kiểm toỏn đó thực hiện, soỏt xột chất lượng cuộc kiểm toỏn; hỗ trợ thuyết minh BCTC; hỗ trợ soạn thảo thư quản lý và hỗ trợ cho cuộc kiểm toỏn năm sau.
Nội dung của giấy làm việc bao gồm: Cỏc thụng tin bắt buộc; Nội dung chớnh; Giấy làm việc đặc thự và Quy tắc tham chiếu. Ngay sau đõy chỳng ta sẽ tỡm hiểu lần lượt cỏc nội dung này.
1. Cỏc thụng tin bắt buộc
Cỏc thụng tin này bao gồm: Tờn khỏch hàng; Niờn độ kế toỏn; Khoản mục kiểm toỏn; Bước cụng việc thực hiện; Mó tham chiếu; Người thực hiện/ Ngày thực hiện; Người soỏt xột/ Ngày soỏt xột.
Cỏc thụng tin này được bố trớ ở phần đầu GLV theo một mẫu thống nhất, đảm bảo được sự rừ ràng và đồng bộ cho cỏc GLV tại cụng ty.
2. Nội dung chớnh
Cỏc phần trong nội dung chớnh của giấy làm việc bao gồm: - Mục tiờu kiểm toỏn cần đạt được
- Nguồn dữ liệu
- Thủ tục kiểm toỏn thực hiện giỳp đạt được mục tiờu - Kết quả thu được
- Kết luận
Trong đú trừ mục nguồn dữ liệu ra cũn lại là cỏc vấn đề bắt buộc cỏc kiểm toỏn và trợ lớ kiểm toỏn phải hoàn thiện trước khi soỏt xột.
Việc đặt mục tiờu kiểm toỏn lờn đầu trong phần nội dung chớnh của giấy làm việc đó giỳp cho cỏc kiểm toỏn viờn xỏc định rừ mục đớch cụng việc kiểm toỏn đang tiến hành. Tiếp đú phần thủ tục kiểm toỏn sẽ bao gồm cỏc bước cụng việc cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiờu kiểm toỏn đó đề ra, làm cơ sở cho việc đưa ra cỏc kết luận cuối cựng về khoản mục. Kết cấu thống nhất này đó đảm bảo cho cỏc KTV trong quỏ trỡnh kiểm toỏn khụng bị xa rời cỏc mục tiờu kiểm toỏn cụ thể, là tiền đề để đạt được mục tiờu kiểm toỏn chung.
3. Giấy làm việc đặc thự
Ngoài cỏc giấy làm việc chuẩn cú cỏc nội dung như trờn, trong Hồ sơ kiểm toỏn cũn cú cỏc giấy làm việc đặc thự khỏc, bao gồm:
- Cỏc mẫu biểu thu thập thụng tin cho hồ sơ chung - Kế hoạch, chương trỡnh kiểm toỏn
- Biờn bản họp, Thư giải trỡnh của BGĐ - Cỏc bảng phõn tớch số liệu, Thư xỏc nhận - Bản chụp cỏc hợp đồng, chứng từ,… - Cỏc cõu hỏi về thuế
- Bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty con, cụng ty liờn doanh, liờn kết
Ngoài ra cũn cú cỏc giấy làm việc đặc thự cú liờn quan đến giai đoạn kết thỳc cuộc kiểm toỏn như:
- Tổng hợp kết quả kiểm toỏn của niờn độ
- Cỏc tài liệu soỏt xột giấy làm việc của trợ lý kiểm toỏn - Soỏt xột bỏo cỏo trước khi phỏt hành
- Soỏt xột chất lượng cuộc kiểm toỏn
4. Quy tắc tham chiếu
a. Quy tắc tham chiếu chung
Cỏc quy tắc tham chiếu này được ỏp dụng cho toàn bộ hồ sơ giấy tờ làm việc tại Cụng ty AASC, tuy nhiờn việc sử dụng là khụng hề cứng nhắc. Cỏc kiểm toỏn viờn cú thể căn cứ vào đặc thự cuộc kiểm toỏn để cú sự điều chỉnh cho phự hợp.
Tựy thuộc vào nội dung hồ sơ kiểm toỏn sẽ cú cỏc kớ hiệu tham chiếu khỏc nhau. Trong phần tổng hợp chung, cỏc tham chiếu sẽ được kớ hiệu bằng số thứ tự. Đối với cỏc phần hành kiểm toỏn chi tiết, kớ hiệu tham chiếu được sử dụng bao gồm cả chữ cỏi và số thứ tự.
Cú 2 loại tham chiếu trờn một trang làm việc là tham chiếu đầu trang và tham
chiếu chộo.
Tham chiếu đầu trang là mục tham chiếu bắt buộc ở tất cả cỏc giấy làm việc, nằm ở gúc trờn bờn phải của tờ giấy làm việc và được đỏnh thống nhất. Vớ dụ cỏc tham chiếu trong khoản mục tiền và cỏc khoản tương đương tiền sẽ như sau:
- Biểu tổng hợp số liệu: BA0
- Cỏc vấn đề phỏt sinh trong cuộc kiểm toỏn: BAN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cỏc bỳt toỏn đề nghị điều chỉnh: BAP
- Chương trỡnh kiểm toỏn: BAC
- Kiểm tra hệ thống kiểm soỏt nội bộ: BAS
- Đối chiếu số dư xỏc nhận của ngõn hàng: BA2
- Kiểm tra chi tiết khỏc: BA3
Cỏc tham chiếu này ngoài việc tạo ra chỉ mục duy nhất cho mỗi trang giấy làm việc cũn phục vụ cho quỏ trỡnh sắp xếp và soỏt xột Hồ sơ kiểm toỏn được dễ dàng hơn.
Loại tham chiếu thứ hai là tham chiếu chộo được ghi vào phần nội dung của giấy
làm việc. Tham chiếu này cú tỏc dụng liờn kết cỏc trang giấy làm việc lại với nhau. Cụ thể số liệu tại trang tổng hợp nếu được giải trỡnh chi tiết ở cỏc trang sau sẽ được đỏnh tham chiếu đến trang chi tiết ở phớa sau tương ứng. Tham chiếu này được ghi vào bờn phải số liệu được tham chiếu. Cỏc số liệu chi tiết ở cỏc trang này đồng thời cũng sẽ được đỏnh tham chiếu đến trang phớa trờn chứa số liệu tổng hợp. Tham chiếu này được ghi vào bờn trỏi số liệu được tham chiếu.
b. Vài nhận xột về quy tắc tham chiếu
Việc thiết lập một quy tắc đỏnh tham chiếu khỏc biệt giữa cỏc trang GLV trong Hồ sơ chung và phần Tổng hợp hồ sơ, phần Kiểm tra chi tiết cỏc khoản mục trong Hồ sơ năm đó giỳp cho cỏc KTV cú thể dễ dàng xỏc định được một GLV thuộc về phõn mục cụ thể nào trong hồ sơ kiểm toỏn.
Đi liền với đú, trong cựng một phõn mục, hệ thống tham chiếu đó thể hiện được sự tương đồng tương đối giữa cỏc tiểu mục nhỏ hơn. Chẳng hạn trong phần Kiểm tra chi tiết cỏc khoản mục thuộc Hồ sơ kiểm toỏn năm, việc đỏnh tham chiếu cỏc tiểu mục bằng cỏc chỉ số nhỏ bao gồm cả số và chữ cỏi liền sau kớ hiệu tham chiếu của khoản mục, chẳng hạn
BA0, BAN,… đồng thời cú sự thống nhất tương đối giữa cỏc khoản mục với nhau, chẳng
hạn chỉ số 0 là biểu tổng hợp, chỉ số N là biểu cỏc vấn đề phỏt sinh,… đó tạo ra sự đồng bộ
và chuyờn nghiệp cho hệ thống tham chiếu tại AASC. Mặt khỏc những tham chiếu này là tương đối dễ nhớ và dễ phõn loại, giỳp cho cỏc KTV cú thể dễ dàng sắp xếp vào cỏc hồ sơ kiểm toỏn để lưu trữ, phục vụ cho cụng tỏc soỏt xột và tra cứu về sau.
Hơn nữa, cỏch đỏnh tham chiếu như trờn cũng cho phộp việc xõy dựng cỏc GLV thành cỏc bảng tớnh Excel cho từng khoản mục kiểm toỏn tại cụng ty. Mỗi bảng tớnh sẽ bao gồm cỏc trang tớnh sắp xếp theo thứ tự và được liờn kết động với nhau, đồng thời tất cả sẽ cựng được liờn kết với trang chương trỡnh kiểm toỏn. Bằng cỏch này việc hoàn thiện cụng tỏc kiểm toỏn mỗi khoản mục sẽ được đơn giản húa thành hoàn thiện lần lượt cỏc bước trong chương trỡnh kiểm toỏn cú sẵn. Điều này sẽ giỳp cho cỏc KTV thực hiện lần lượt cỏc
bước trong chương trỡnh kiểm toỏn mà khụng bỏ sút bất kỡ bước nào. Cỏc trang tớnh giấy làm việc khụng dựng tới sẽ được ẩn hoặc xúa đi mà khụng ảnh hưởng tới cỏc trang tớnh khỏc, tạo ra tớnh linh động cho cỏc KTV trong thực tế kiểm toỏn tại khỏch hàng.
Tuy nhiờn, nhược điểm của phương phỏp đỏnh tham chiếu tại AASC là đặc điểm hoàn toàn khụng mang tớnh gợi nhớ của cỏc chỉ mục, đặc biệt trong phần kiểm tra chi tiết cỏc khoản mục thuộc về Hồ sơ kiểm toỏn năm. Do vậy, cỏc KTV tại AASC thường phải sử dụng bảng tham chiếu sẵn mỗi khi cần đỏnh tham chiếu cỏc GLV được lập bằng tay hay cỏc giấy tờ chi tiết thu thập được. Một lớ do khả dĩ khiến cho việc lập cỏc mó tham chiếu theo cỏch gợi nhớ là chưa khả thi bởi hệ thống tài khoản kế toỏn của cỏc loại hỡnh tổ chức khỏc nhau ở Việt Nam hiện nay là khụng giống nhau, dẫn tới việc muốn thiết lập được một bộ mó cú tớnh gợi nhớ đũi hỏi AASC phải chia hệ thống hồ sơ và GLV của mỡnh ra thành cỏc “gúi” khỏc nhau để ỏp dụng cho cỏc loại hỡnh tổ chức. Hệ quả này lại mõu thuẫn với mục đớch đơn giản húa ban đầu đặt ra cho việc thay đổi bộ mó tham chiếu tại Cụng ty.
Túm lại, quy tắc tham chiếu tại AASC đó đảm bảo được sự phự hợp và tớnh hợp lý trong điều kiện thực tế kiểm toỏn tại Cụng ty hiện nay. Tớnh hợp lý và rừ ràng này của hệ thống tham chiếu đó tạo nờn ưu điểm thớch hợp và khoa học về mặt tổ chức cho hệ thống hồ sơ kiểm toỏn tại AASC.
c. Một vớ dụ về đỏnh tham chiếu
Ở đõy chỳng ta xột một vớ dụ đơn giản về quỏ trỡnh đỏnh tham chiếu ở cỏc trang giấy làm việc trong kiểm toỏn khoản mục tiền gửi ngõn hàng tại AASC. Cỏc trang làm việc
sẽ được sắp xếp thứ tự từ tổng hợp đến chi tiết như sau: trang tổng hợp “Đối chiếu số liệu
tổng hợp – tiền gửi NH”, trang “Đối chiếu với xỏc nhận của NH – tài khoản VND” và trang “Đối chiếu với xỏc nhận của NH – tài khoản USD”. Cụ thể:
+ Trang đầu tiờn là trang giấy làm việc “Đối chiếu số liệu tổng hợp” với mó BA2/1
được bố trớ như bảng 1.6. Đõy là một trang giấy làm việc điển hỡnh nờn phải đảm bảo cỏc thụng tin bắt buộc như tờn khỏch hàng, kỡ kiểm toỏn, tờn khoản mục, tờn thủ tục kiểm toỏn, người lập/ ngày lập, người soỏt xột/ ngày soỏt xột và kớ hiệu tham chiếu.
Mục tiờu của giấy làm việc này là đối chiếu số dư cuối kỡ của cỏc tài khoản tiền gửi ngõn hàng với cỏc xỏc nhận của ngõn hàng về số dư VND và số dư USD.
Số dư tại ngày 31/12/2012 của tài khoản tiền gửi VND là 1.824.000 và của tài khoản tiền gửi USD là 965.500.
Bảng 1.6. Mẫu giấy làm việc tổng hợp BA2/1 – Tiền gửi ngõn hàng
(Nguồn: Phũng Kiểm soỏt chất lượng & Đào tạo)
Hai mó tham chiếu sẽ được đỏnh ngay sỏt sau hai số dư này để thể hiện quỏ trỡnh đối chiếu số liệu đến cỏc giấy làm việc chi tiết hơn. Cỏc GLV này sẽ cú mó tham chiếu là
BA2/2 và BA2/3 tương ứng với khoản tiền gửi VND và tiền gửi USD. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hai trang GLV chi tiết tiếp theo cú kớ hiệu tham chiếu BA2/2 và BA2/3 được thể
hiện như tại bảng 1.7 và 1.8.
Bảng 1.7. Mẫu giấy làm việc chi tiết BA2/2 – Tiền gửi ngõn hàng
(Nguồn: Phũng Kiểm soỏt chất lượng & Đào tạo)
Trước số dư chi tiết 1.824.000 ở biểu chi tiết BA2/2 sẽ cú tham chiếu về biểu tổng
hợp BA2/1 phớa trước như trờn.
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd. (AASC)
Member of International
Client Cụng ty VMT Prepared by: ABC Date: 05/02/12 Period ended 31/12/11 Reviewed by: XYZ Date: 10/02/12 Subject Tiền gửi ngõn hàng
Procedure Đối chiếu số liệu tổng hợp BA2/1
Số liệu từ sổ cỏi ĐVT: 1000 đồng TK 01/01/11 PS nợ PS cú 31/12/11 112.VND 1.503.000 Ly 9.301.000 Ag 8.980.000 1.824.000 BA2/2 112.USD 1.020.000 Ly 7.250.500 7.305.000 965.500 BA2/3 Cộng 2.523.000 16.551.500 16.285.000 2.789.500 ^ ^ ^ ^
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd. (AASC)
Member of International
Client Cụng ty VMT Prepared by: ABC Date: 05/02/12 Period ended 31/12/11 Reviewed by: XYZ Date: 10/02/12 Subject Tiền gửi ngõn hàng
Procedure Đối chiếu với xỏc nhận của NH tài khoản VND BA2/2
Số liệu ngày 31/12/11 - TK 112.VND ĐVT: 1000 đồng Ngõn hàng Số kế toỏn Xỏc nhận NH Chờnh lệch VCB 953.000 963.000 10.000 ANZ 871.000 871.000 - Cộng BA2/1 1.824.000 1.834.000 10.000 ^ ^ ^
Bảng 1.8. Mẫu giấy làm việc chi tiết BA2/3 – Tiền gửi ngõn hàng
(Nguồn: Phũng Kiểm soỏt chất lượng & Đào tạo)
Trước cỏc khoản dư tiền gửi USD trị giỏ 965.500 ở GLV chi tiết BA2/3 sẽ được đỏnh
tham chiếu ngược về GLV tổng hợp BA2/1 ở phớa trước. Đồng thời khoản xỏc nhận theo
nguyờn tệ trị giỏ 50.000 sẽ được đỏnh tham chiếu đến giấy làm việc chi tiết BA2/6 ở sau.
Đồng thời bỳt toỏn điều chỉnh được thực hiện sẽ được tham chiếu về GLV cỏc vấn đề phỏt
sinh BAN.
Trong cỏc trang GLV trờn cú sử dụng một số ký hiệu làm việc phổ biến sau:
Ag: Số liệu khớp với số liệu trờn bảng CĐKT, bỏo cỏo KQHĐKD năm được kiểm
toỏn
Ly: Số liệu khớp với số liệu trờn BCTC năm trước
^: Kiểm tra cộng dọc đỳng
<: Kiểm tra cộng ngang đỳng
Phương phỏp đỏnh tham chiếu chộo giữa cỏc trang GLV như trờn đó đảm bảo được liờn kết dọc – tức liờn kết trong cựng một khoản mục – giữa cỏc trang GLV với nhau nhưng chưa cho phộp việc liờn kết ngang – tức liờn kết giữa cỏc khoản mục khỏc nhau – do đặc điểm cỏc KTV khỏc nhau sẽ phụ trỏch cỏc khoản mục khỏc nhau và thực tế là chưa cú cụng cụ thật sự hiệu quả để cho phộp cú được sự liờn kết chặt chẽ trong quỏ trỡnh kiểm toỏn cỏc khoản mục rời rạc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd. (AASC)
Member of International
Client Cụng ty VMT Prepared by: ABC Date: 05/02/12 Period ended 31/12/11 Reviewed by: XYZ Date: 10/02/12 Subject Tiền gửi ngõn hàng
Procedure Đối chiếu với xỏc nhận của NH tài khoản USD BA2/3
Số liệu ngày 31/12/11 - TK 112.USD ĐVT: 1000 đồng
Ngõn hàng Số kế toỏn Xỏc nhận NH Quy đổi Chờnh lệch
(theo nguyờn tệ)
(TGBQLNH là 20.000VND/USD)
ANZ BA2/1 965.500 50.000 BA2/6 1.000.000 34.500
Nguyờn nhõn chờnh lệch: CLTG trong quỏ trỡnh thanh toỏn cỏc giao dịch trong kỳ BTĐC: Nợ TK112.USD/ Cú TK 515: 34.500 BAN
d. Rà soỏt giấy tờ làm việc
Từ việc đưa ra cỏc yờu cầu cần thiết về nội dung trong một giấy làm việc, AASC đó thiết lập một bảng cõu hỏi giỳp cho cỏc kiểm toỏn viờn và trợ lý kiểm toỏn cú thể tự rà soỏt được quỏ trỡnh hoàn thiện giấy làm việc như sau:
- Toàn bộ giấy làm việc đó được sắp xếp lụ-gic và thớch hợp chưa?
- Tất cả giấy làm việc đó được điền đầy đủ thụng tin yờu cầu, ghi tham chiếu trang chưa?
- Tất cả cỏc ký hiệu khụng phổ biến đó được giải thớch chưa?
- Mục tiờu kiểm toỏn và nguồn số liệu đó được ghi trờn giấy làm việc chưa? - Cỏc thụng tin ghi chộp đó rừ ràng chưa?
- Cỏc số liệu đó được tham chiếu đến cỏc số liệu liờn quan chưa? - Cỏc phỏt hiện và kết luận đó ghi chộp đầy đủ chưa?
- Cỏc tài liệu do khỏch hàng cung cấp đó được chụp từ bản chớnh?