Việc tỡm hiểu và đỏnh giỏ hệ thống KSNB là một bước quan trọng trong giai đoạn lập và thực hiện kế hoạch kiểm toỏn. Qua đú, KTV quyết định nờn tăng cường hay giảm thiểu số lượng cụng việc cần thực hiện. Tại AASC, xem xột, đỏnh giỏ hệ thống KSNB trờn cỏc khớa cạnh sau:
Đỏnh giỏ về cỏc thủ tục quản lý, cơ cấu tổ chức, cỏc vấn đề nhõn sự, hệ thống
thụng tin quản lý và cỏc thủ tục, chớnh sỏch…
Phỏt hiện cỏc rủi ro trong từng khoản, từng cụng việc nhằm xỏc định cỏc thủ tục
Kỹ thuật thường được AASC sử dụng là quan sỏt, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và được tiến hành qua cỏc bước:
Tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt
Tỡm hiểu hệ thống kế toỏn và chớnh sỏch kế toỏn
Tỡm hiểu cỏc thủ tục kiểm soỏt
Cỏc bước cụ thể được triển khai như sau:
a. Tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt
Mụi trường kiểm soỏt của KH được xem xột qua phong cỏch điều hành của ban lónh đạo và quy trỡnh kiểm soỏt cú ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Qua đú, KTV đỏnh giỏ tổng quỏt về thỏi độ, nhận thức và hoạt động của ban lónh đạo KH và khẳng định tớnh hợp lý, độ tin cậy của hệ thống KSNB.
Đối với KH mới, cỏc KTV tiến hành tỡm hiểu thụng tin về KH và tớch vào cõu trả
lời cõu hỏi trong “Bảng cõu hỏi đỏnh giỏ hệ thống KSNB” do AASC cung cấp.
Đối với KH thường niờn, KTV cú thể sử dụng “Bảng cõu hỏi đỏnh giỏ hệ thống
KSNB” năm trước và cập nhật thờm những thụng tin liờn quan đến sự thay đổi của khỏch
hàng.
Trong năm vừa qua, cụng ty OLD cú sự thay đổi nhõn sự trong ban lónh đạo. Sự thay đổi này cú thể làm tăng rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt. Vỡ vậy, KTV thực hiện cỏc kỹ thuật nghiệp vụ nhằm đưa ra nhận xột về thỏi độ của ban giỏm đốc mới cú ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống KSNB.
b. Tỡm hiểu hệ thống kế toỏn
Việc tỡm hiểu hệ thống kế toỏn của khỏch hàng là hết sức quan trọng trong khõu lập kế hoạch kiểm toỏn núi riờng và trong quy trỡnh kiểm toỏn núi chung. KTV cần đỏnh giỏ những điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống kế toỏn để xỏc định mức độ tin cậy vào hệ thống kế toỏn. Từ đú, xỏc định rủi ro trong cỏc phần hành để cú thể tăng hoặc giảm cỏc thử nghiệm cơ bản.
+ Tại cụng ty CP OLD:
- Chế độ kế toỏn: Cụng ty OLD đang ỏp dụng chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐBTC của Bộ tài chớnh.
- Bộ mỏy kế toỏn: Được tổ chức gọn nhẹ, logic. Đội ngũ nhõn viờn đều tốt nghiệp Đại học và thành thạo cụng việc.
- Niờn độ kế toỏn: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thỳc vào 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Hỡnh thức kế toỏn: Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn trờn phần mềm vi tớnh.
- Cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng:
1. Đối với khoản mục tiền và cỏc khoản tương đương tiền:
-Nguyờn tắc, phương phỏp chuyển đổi ngoại tệ:
+ Tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ, tỷ giỏ quy đổi là tỷ giỏ giao dịch của NH Ngoại thương Hà Nội.
+ Tại thời điểm cuối năm, tỷ giỏ quy đổi là tỷ giỏ bỡnh quõn liờn ngõn hàng do NHNN Việt Nam cụng bố vào ngày 31 thỏng 12.
-Chờnh lệch tỷ giỏ thực tế phỏt sinh trong kỳ và chờnh lệch tỷ giỏ đỏnh giỏ lại số dư
cỏc khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được tớnh vào doanh thu hoặc chi phớ tài chớnh trong năm tài chớnh.
2. Đối với hàng tồn kho:
-Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp kờ khai
thường xuyờn.
-Hàng tồn kho nhập trong kỳ được tớnh theo giỏ gốc:
+ Hàng tồn kho mua ngoài:
Giỏ nhập bao gồm giỏ mua, cỏc loại thuế khụng được hoàn lại, chi phớ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quỏ trỡnh mua hàng và cỏc chi phớ khỏc liờn quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
+ Hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất (hàng sơ chế):
Giỏ nhập kho bao gồm chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng và chi phớ sản xuất chung.
-Giỏ trị hàng tồn kho xuất trong kỳ được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền
cả kỳ dự trữ.
-Lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho (chi tiết cho từng loại hàng) được lập vào
thời điểm cuối năm và số cần lập là số chờnh lệch giữa giỏ gốc hàng tồn kho lớn hơn giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của chỳng.
-Sản phẩm dở dang cuối kỳ được đỏnh giỏ theo phương phỏp chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp.
-Những chi phớ khụng được tớnh vào giỏ gốc hàng tồn kho:
+ Chiết khấu thương mại và giảm giỏ hàng mua do mua hàng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất.
+ Chi phớ nguyờn vật liệu, nhõn cụng và cỏc chi phớ sản xuất kinh doanh khỏc phỏt sinh trờn mức bỡnh thường.
+ Chi phớ bảo quản hàng tồn kho, chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý.
3. Đối với tài sản cố định:
-Nguyờn tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hỡnh, tài sản cố định vụ hỡnh: theo giỏ
gốc. Trong quỏ trỡnh sử dụng tài sản cố định được ghi nhận theo nguyờn giỏ, hao mũn luỹ kế và giỏ trị cũn lại.
-Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định là phương phỏp đường thẳng. Thời gian
tớnh khấu hao đối với từng loại TSCĐ như sau:
Nhà cửa, vật kiến trỳc: 10-25 năm
Mỏy múc thiết bị: 10-15 năm
Phương tiện giao thụng vận tải: 6-10 năm
Thiết bị văn phũng: 3-5 năm
4. Nguyờn tắc vốn hoỏ cỏc khoản chi phớ đi vay và cỏc chi phớ khỏc:
Chi phớ đi vay được ghi nhận vào chi phớ sản xuất kinh doanh trong kỳ phỏt sinh trừ khoản chi phớ liờn quan đến hoạt động đầu tư xõy dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang cơ bản đủ điều kiện vốn hoỏ.
5. Phõn phối lợi nhuận:
Nguyờn tắc trớch lập cỏc khoản dự trữ, cỏc quỹ từ lợi nhuận sau thuế:
Quỹ dự phũng tài chớnh: 5%
Quỹ đầu tư phỏt triển: 10%
Quỹ khen thưởng phỳc lợi: 5% (trong đú để ra 20% chi tiền sửa chữa nhà theo
tiờu chuẩn xột của Xớ nghiệp B)
6. Nguyờn tắc ghi nhận doanh thu:
Nguyờn tắc ghi nhận doanh thu bỏn hàng: Xỏc định theo giỏ trị hợp lý của cỏc khoản đó thu hoặc sẽ thu được.
Doanh thu được ghi nhận khi đồng thời thoả món cỏc điều kiện sau:
-Phần lớn rủi ro và lợi ớch gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoỏ đó
được chuyển giao cho người mua.
-Cụng ty khụng cũn quyền quản lý hàng hoỏ cũng như sở hữu hàng hoỏ hoặc quyền
kiểm soỏt hàng hoỏ.
-Doanh thu được xỏc định tương đối chắc chắn
-Cụng ty đó thu hoặc sẽ thu được lợi ớch kinh tế từ giao dịch bỏn hàng
-Xỏc định được chi phớ liờn quan đến giao dịch bỏn hàng
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được ghi nhận một cỏch đỏng tin cậy. Trường hợp việc cung cấp dịch vụ cú liờn quan đến nhiều kỳ thỡ doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần cụng việc đó hoàn thành vào ngày lập Bảng cõn đối kế toỏn của kỳ đú. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xỏc định khi thoả món cỏc điều kiện sau:
-Doanh thu được xỏc định tương đối chắc chắn.
-Cú khả năng thu được lợi ớch kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ.
-Xỏc định được phần cụng việc đó hoàn thành vào ngày lập Bảng cõn đối kế toỏn.
-Xỏc định được chi phớ phỏt sinh cho giao dịch và chi phớ để hoàn thành giao dịch
cung cấp dịch vụ.
7. Nguyờn tắc và phương phỏp ghi nhận chi phớ tài chớnh:
Chi phớ tài chớnh được ghi nhận khi cú chứng từ ngõn hàng xỏc định rừ lói tiền vay phải trả hàng thỏng và khoản vay cỏn bộ cụng nhõn viờn phải trả lói vào cuối thỏng.
+ Tại Cụng ty NEW: Trỡnh tự đỏnh giỏ chu trỡnh kế toỏn ỏp dụng cũng tương tự
như cụng ty OLD.
Qua những thụng tin thu thập được, KTV đưa ra nhận xột ban đầu như sau:
-Tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn của cụng ty cổ phần OLD khụng cú gỡ thay đổi
so với cỏc năm trước. Cỏc thụng tin về hệ thống kế toỏn được chuyển từ hồ sơ kiểm toỏn năm trước sang năm nay.
-Đối với cụng ty TNHH NEW cú một số nghiệp vụ liờn quan đến xuất khẩu nờn cần phải xem xột về việc hạch toỏn, chuyển đổi ngoại tệ. Tại cụng ty, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giỏ thực tế do liờn ngõn hàng cụng bố. Chờnh lệch tỷ giỏ cuối kỳ được xử lý theo Thụng tư số 18/2011/TT-BTC ban hành ngày 10/02/2011 của Bộ tài chớnh.
Hàng tồn kho tại Cụng ty NEW được hạch toỏn theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Giỏ trị hàng mua bao gồm giỏ mua cộng với cỏc khoản chi phớ liờn quan và cỏc khoản thuế khụng được hoàn lại.
Đối với việc hạch toỏn tài sản cố định: Tài sản cố định của Cụng ty NEW được phản ỏnh theo nguyờn giỏ, hao mũn và giỏ trị cũn lại. Nguyờn giỏ tài sản cố định bao gồm cỏc chi phớ bỏ ra để cú được tài sản cố định tớnh đến thời điểm đưa tài sản sẵn sàng vào sử dụng.
Khấu hao tài sản cố định hữu hỡnh theo phương phỏp đường thẳng với tỷ lệ khấu hao quy định tại Thụng tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chớnh.
c. Tỡm hiểu cỏc thủ tục kiểm soỏt
Khi xem xột cỏc thủ tục kiểm soỏt, KTV cần phải xem cỏc thủ tục này cú dựa trờn cỏc nguyờn tắc cơ bản như nguyờn tắc phõn cụng phõn nhiệm rừ ràng, nguyờn tắc bất kiờm nhiệm, nguyờn tắc uỷ quyền và phờ chuẩn,… hay khụng.
Vớ dụ đối với khoản mục tiền, ta cú thể lập Bảng cõu hỏi đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ như sau:
Bảng 2.4. Bảng cõu hỏi đỏnh giỏ hệ thống KSNB của khoản mục tiền
Bước cụng việc Cú Khụng Khụng
ỏp dụng Ghi chỳ
Cụng việc thủ quỹ và kế toỏn tiền mặt cú do
một người đảm nhận khụng?
Hàng thỏng kế toỏn tiền mặt cú đối chiếu
với thủ quỹ khụng?
Việc kiểm kờ quỹ tiền mặt cú được thực
hiện thường xuyờn khụng?
Cỏc khoản thu tiền về cú được gửi ngay vào
Việc đối chiếu với Ngõn hàng cú được thực
hiện hàng thỏng, hàng quý khụng?
Cỏc khoản tiền ngoại tệ cú được theo dừi
riờng khụng?
Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú được ghi
chộp dựa trờn chứng từ khụng?
Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú được ghi
sổ đỳng kỳ khụng?
(Nguồn: Phũng Kiểm soỏt chất lượng & Đào tạo)
Tại Cụng ty NEW, KTV nhận thấy cú sự hiện hữu của thủ tục kiểm soỏt như: việc ban hành cỏc quy chế tài chớnh, cỏc quy định cụ thể về quản lý hàng tồn kho, cỏc giao dịch thương mại. Tuy nhiờn, việc hạch toỏn doanh thu tại Cụng ty NEW cũn chồng chộo, trựng lặp.
Đối với cụng ty OLD, KTV cũng tiến hành nhận diện cỏc thủ tục kiểm toỏn tương tự. Ngoài ra, cụng ty cũn thành lập ban kiểm soỏt nhằm đảm bảo việc thực hiện cỏc quy chế đặt ra.
Cỏc thụng tin này sau khi thu thập sẽ được lưu vào phần tổng hợp trong Hồ sơ kiểm toỏn năm tại hai khỏch hàng NEW và OLD.