a. Thu thập thụng tin khỏch hàng
Tài liệu được thu thập bao gồm:
- Cỏc thụng tin chung: đặc điểm ngành nghề kinh doanh, bộ mỏy tổ chức, Ban
- Cỏc tài liệu phỏp lý bao gồm: điều lệ cụng ty, giấy phộp thành lập, giấy phộp đăng ký hợp đồng liờn doanh, bố cỏo thành lập DN, biờn bản họp Hội đồng quản trị, ban lónh đạo, nhiệm kỳ lónh đạo, biờn bản họp Đại hội cổ đụng, sự thay đổi ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ,…
- Cỏc tài liệu về thuế: cỏc quyết toỏn thuế hàng năm, biờn bản kiểm tra thuế, cỏc
văn bản cú yếu tố cú liờn quan đến việc tớnh thuế và đặc thự của DN.
- Cỏc tài liệu nhõn sự: hợp đồng lao động, cỏc quy trỡnh về quản lý và sử dụng quỹ
lương, cỏc quy định trong điều lệ, biờn bản kiểm tra nhõn sự...
- Cỏc tài liệu kế toỏn: bỏo cỏo kiểm toỏn (nếu cú), BCTC, thư quản lý, chế độ và
nguyờn tắc kế toỏn mà DN ỏp dụng.
- Cỏc tài liệu về hợp đồng: hợp đồng kiểm toỏn, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng tớn
dụng...
KTV cú thể trao đổi trực tiếp với Ban Giỏm đốc cụng ty KH, quan sỏt thực tế, gửi thư yờu cầu, cung cấp tài liệu, xem xột cỏc tài liệu do KH cung cấp để thu thập cỏc thụng tin cần thiết.
Đối với khỏch hàng thường niờn như cụng ty OLD, cỏc thụng tin đó cú trong Hồ sơ kiểm toỏn chung. Tuy nhiờn, kiểm toỏn viờn vẫn phải cập nhật thờm những thụng tin mới và những thay đổi (nếu cú) từ KH. Sự thay đổi cú thể là về ngành nghề kinh doanh, chế độ kế toỏn, ban quản lý hoặc chớnh sỏch nhõn sự.
Cũn đối với Cụng ty NEW, KTV sử dụng cỏc kỹ thuật trong việc thu thập thụng tin như: phỏng vấn, quan sỏt, nghiờn cứu những tài liệu được cung cấp. Do Cụng ty NEW những năm trước chưa thực hiện kiểm toỏn nờn khụng thể thu thập qua bỏo cỏo năm trước cũng như liờn hệ với KTV tiền nhiệm.
b. Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh của khỏch hàng
Việc tỡm hiểu rừ hoạt động kinh doanh giỳp KTV lập kế hoạch và thực hiện cụng việc kiểm toỏn cú hiệu quả, đưa ra xột đoỏn cú tớnh chuyờn mụn.
Với KH mới như Cụng ty NEW, KTV sẽ tiến hành trao đổi với KH, quan sỏt thực tế, bỏo cỏo quản trị nội bộ, xem xột tài liệu và thu thập cỏc thụng tin từ bờn ngoài. Từ đú hỡnh thành nờn Hồ sơ kiểm toỏn, làm tài liệu cho kiểm toỏn cỏc năm sau (nếu trở thành KH thường niờn). Bảng túm tắt đặc điểm của KH NEW cú trong bảng 2.1.
Bảng 2.1. Túm tắt đặc điểm của cụng ty TNHH NEW
(Nguồn: Phũng Dịch vụ đầu tư nước ngoài)
Đối với KH thường niờn như cụng ty OLD, KTV đỏnh giỏ cỏc thụng tin cú trong Hồ sơ kiểm toỏn chung và Hồ sơ kiểm toỏn năm trước. Từ đú, phỏt hiện cỏc thay đổi phỏt sinh sau lần kiểm toỏn trước và lập bản túm tắt về đặc điểm của KH. Bảng túm tắt về đặc điểm của KH OLD được lập giống như bảng 2.2.
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd. (AASC)
Prepared by: ABC Date: 25/12/12
Kỳ kế toỏn (Period ended): 31/12/2012 Reviewed by: Date:
Reviewed by: Date:
Subject:
MỤC TIấU / OBJECTIVES
THỦ TỤC / PROCEDURE
Ban Giỏm đốc / Directors:
Điều hành / Khụng điều hành / Độc lập Executive / Non Executive / Independent
Điều hành Điều hành
Chi tiết về đơn vị / Business Details:
Form 5.01 is to be completed for all engagements. The Form is intended to be carried forward from year to year, with appropriate modifications and placed in the permanent file. A photocopy to be placed in the current period’s audit file. Documentation may require more space than is available on this form. In such cases, a separate attachment can be attached to this Form.
Tờn / Name ễng: Trần A Bà: Nguyễn B Nhiệm vụ Board Responsibilities Tổng Giỏm đốc Phú tổng Giỏm đốc Khỏch hàng (Client): Cụng ty TNHH NEW
Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh của khỏch hàng Understanding the client’s business
Thu thập sự hiểu biết sơ bộ về đơn vị và mụi trường kinh doanh.
To obtain a preliminary understanding of the entity and its business environment.
Biểu 5.01 được hoàn tất cho tất cả cỏc cuộc kiểm toỏn. Biểu này được sử dụng trong nhiều năm với những sửa đổi phự hợp và lưu tại Hồ sơ kiểm toỏn chung. Một bản copy được lưu tại Hồ sơ kiểm toỏn năm hiện tại. Phải để nhiều chỗ trống trong Biểu này để thuận tiện cho việc cập nhật. Cỏc biểu riờng cú thể được đớnh kốm cựng Biểu này.
Loại hỡnh doanh nghiệp (tư nhõn / đại chỳng / niờm yết / TNHH)
Nature of ownership (private / public / public quoted / limited by guarantee)
Lĩnh vực kinh doanh (sản xuất / thương mại / bỏn lẻ …)
Cỏc sản phẩm và dịch vụ chớnh Key products and services
Ngày thành lập / Date of incorporation Văn phũng đăng ký / Registered office
Details
18/5/2008
234 phố X - Hai Bà Trưng - Hà Nội TNHH
Sản xuất, dịch vụ
- Buụn bỏn tư liệu sản xuất, tư liệu tiờu dựng (mỏy múc, thiết bị ngành xõy dựng, giao thụng, hàng điện tử, điện lạnh, phương tiện vận tải…)
- Đại lý mua bỏn, ký gửi hàng hoỏ - Đại lý rượu bia, nước giải khỏt
- Kinh doanh gas và cỏc sản phẩm liờn quan đến gas - Vận tải hàng hoỏ
- Chiết nạp khớ đốt hoỏ lỏng - Sản xuất, lắp rỏp đồ gia dụng
- Sản xuất buụn bỏn trang thiết bị viễn thụng
Bảng 2.2. Túm tắt đặc điểm của cụng ty Cổ phần OLD
(Nguồn: Phũng Dịch vụ đầu tư nước ngoài)
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd. (AASC)
Prepared by: ABC Date: 07/12/12 Kỳ kế toỏn (Period ended): 31/12/2012 Reviewed by: XYZ Date:
Reviewed by: Date:
Subject: MỤC TIấU / OBJECTIVES THỦ TỤC / PROCEDURE Period Ended Prepared / Updated By Review ed By 31/12/07 XYZ MNP 31/12/09 DEF IKL 31/12/10 DEF XYZ 31/12/12 ABC XYZ
Ban Giỏm đốc / Directors:
Điều hành / Khụng điều hành / Độc lập Executive / Non Điều hành
Điều hành
Chi tiết về đơn vị / Business Details:
Form 5.01 is to be completed for all engagements. The Form is intended to be carried forward from year to year, with appropriate modifications and placed in the permanent file. A photocopy to be placed in the current period’s audit file. Documentation may require more space than is available on this form. In such cases, a separate attachment can be attached to this Form.
Khỏch hàng (Client): Cụng ty Cổ phần Dược phẩm OLD
Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh của khỏch hàng Understanding the client’s business
Thu thập sự hiểu biết sơ bộ về đơn vị và mụi trường kinh doanh.
To obtain a preliminary understanding of the entity and its business environment.
Biểu 5.01 được hoàn tất cho tất cả cỏc cuộc kiểm toỏn. Biểu này được sử dụng trong nhiều năm với những sửa đổi phự hợp và lưu tại Hồ sơ kiểm toỏn chung. Một bản copy được lưu tại Hồ sơ kiểm toỏn năm hiện tại. Phải để nhiều chỗ trống trong Biểu này để thuận tiện cho việc cập nhật. Cỏc biểu riờng cú thể được đớnh kốm cựng Biểu này.
ễng: Hoàng Y Phú tổng Giỏm đốc
GHI CHẫP VỀ CÁC THAY ĐỔI / AMENDMENT RECORD Changes
Cú sự thay đổi về chức năng kinh doanh Cú thay đổi trong tổ chức Ban Giỏm đốc Cú thay đổi trong hệ thống mạng lưới Thay đổi về nhõn sự trong ban lónh đạo
Tờn / Name Nhiệm vụ
Board Responsibilities
Bà: Phạm X Tổng Giỏm đốc
Details
Ngày thành lập / Date of incorporation 1/4/2004
Văn phũng đăng ký / Registered office 71 Phố A – Hoàng Mai - Hà Nội Loại hỡnh doanh nghiệp (tư nhõn / đại chỳng / niờm yết / TNHH)
Nature of ownership (private / public / public quoted / limited by guarantee)
Cụng ty Cổ phần
Lĩnh vực kinh doanh (sản xuất / thương mại / bỏn lẻ …) Business sector (manufacturing / trading / retail etc.)
Sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, phũng bệnh, phục vụ sức khoẻ cho con người.
Cỏc sản phẩm và dịch vụ chớnh Key products and services
- Sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, phũng bệnh phục vụ sức khoẻ cho con người.
- Sản xuất mỹ phẩm
- Sản xuất dược liệu, tinh dầu, dược phẩm
- Nhập khẩu nguyờn liệu, phụ liệu, bao bỡ, thuốc thành phẩm, thuốc thực phẩm, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế.
Biểu tỡm hiểu hoạt động kinh doanh tại KH được hoàn tất cho cả hai cuộc kiểm toỏn tại NEW và OLD. Biểu này được sử dụng trong nhiều năm với những sửa đổi phự hợp và
lưu tại Hồ sơ kiểm toỏn chung với mó tham chiếu PF11. Một bản sao được lưu tại Hồ sơ
kiểm toỏn năm hiện tại trong phần tổng hợp hồ sơ với mó tham chiếu 5.01 như trờn.
d. Thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch sơ bộ
KTV sử dụng cỏc kỹ thuật trong phương phỏp phõn tớch ngang (phõn tớch xu hướng) đối với BCTC của KH như sau:
So sỏnh số dư đầu kỳ - cuối kỳ: KTV so sỏnh cỏc trị số cỏc chỉ tiờu rồi thụng qua
mối quan hệ cỏc chỉ tiờu đú để phõn tớch tỡm ra nguyờn nhõn và đỏnh giỏ xem sự biến động cú hợp lý khụng.
Bờn cạnh cỏch thức trờn, KTV cũn cú thể sử dụng phương phỏp so sỏnh số liệu
thực tế với số liệu dự toỏn hoặc số liệu ước tớnh của KTV.
So sỏnh dữ kiện của cụng ty KH với dữ liệu chung của ngành.
Hiện nay, việc xem xột và phõn tớch BCTC tại AASC mới chỉ dừng lại ở so sỏnh số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ để thấy được những biến động bất thường và xỏc định cỏc lĩnh vực cần quan tõm. Thực tế này đang hạn chế khả năng của cỏc KTV trong việc đưa ra cỏc nhận xột cũng như đỏnh giỏ mang tớnh chuyờn mụn và định lượng cỏc chỉ tiờu trong BCTC của khỏch hàng. Do vậy để gúp phần nõng cao hơn nữa hiệu quả trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toỏn đũi hỏi AASC phải xõy dựng được cỏc GLV cú chứa những phõn tớch về tỉ suất tài chớnh cũng như cỏc phõn tớch theo ngành và lĩnh vực cụ thể.
Đối với Cụng ty NEW do là KH mới của AASC trong năm kiểm toỏn hiện thời nờn cỏc thụng tin, tài liệu của cỏc năm trước là do Cụng ty NEW cung cấp. Do đú, nhúm kiểm toỏn phải tiến hành phõn tớch sơ bộ BCTC của năm trước nhằm phỏt hiện ra những biến động bất thường, đỏnh giỏ khỏi quỏt tỡnh hỡnh tài chớnh và đảm bảo sự chớnh xỏc tương đối của số liệu.
Tất cả cỏc tài liệu bao gồm cả tài liệu thu thập được và tài liệu do kiểm toỏn viờn lập ra trong bước này sẽ được lưu vào phần Hồ sơ kiểm toỏn năm của KH NEW (sau đú sẽ tập hợp vào Hồ sơ kiểm toỏn chung nếu KH NEW trở thành KH thường niờn) và cập nhật thay đổi (nếu cú) vào phần Hồ sơ kiểm toỏn chung của KH OLD.