Chứng từ kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo nội dung, phƣơng pháp lập, kì chứng từ theo quy định của luật kế toán và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán lao động và tiền lƣơng.Các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lƣơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngƣời lao động và là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó, DN cần phải vận dụng và lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lƣơng, chất lƣợng lao động.
Các chứng từ hạch toán bao gồm các chứng từ kế toán sau: + Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL)
Bảng này đƣợc lập riêng cho từng bộ phận tổ, đội nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng ngƣời lao động theo tháng hoặc theo tuần.
+ Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b - TĐTL) + Giấy đi đƣờng (Mẫu số 04 - LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 – LĐTL) Xác nhận số sản phẩm hay số công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân ngƣời lao động. Phiếu này do ngƣòi giao việc lập, bộ phận hành chính thu nhận và ký duyệt trƣớc khi chuyển đến kế toán làm chứng từ để căn cứ trả lƣơng.
+ Hợp đồng giao khoán ( Mẫu số 08 )
Là bản ký kết giữa ngƣời giao khoán và ngƣời nhận giao khoán về khối lƣợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công cho ngƣời lao động nhận khoán.
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng ( Mẫu số 010 ) + Bảng phân bổ tiền lƣơng và Bảo hiểm xã hội. ( Mẫu số 011 )
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động: Biên bản này nhằm xác định một cách chính xác cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị.