Quá trình hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói chung khá hợp lý, hợp lệ, các chứng từ kế toán được lập rõ ràng, chính xác, phản ánh đầy đủ các thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kinh doanh.
Mỗi một nghiệp vụ mua và bán hàng nhập khẩu đều liên quan đến tất cả các phòng ban: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính kế toán...vì vậy tổ chức tốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền để cho việc hạch toán các nghiệp vụ cũng như quá trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và bộ phận kiểm toán của Công ty. Để theo dõi và kiểm tra được khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kế toán trưởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu: theo dõi các hợp đồng ngoại; tiến trình mở L/C, theo dõi chi tiết từng lô hàng và thực hiện quyết toán từng lô hàng...
Các chứng từ sử dụng trong Công ty được lập dựa trên mẫu của Bộ Tài chính ban hành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ được lưu giữ một bộ chứng từ riêng: Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn
GTGT... tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi chép khi cần thiết.
Hoạt động nhập khẩu diễn ra tại Công ty thường xuyên, Công ty sử dụng phương pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lưu kho ngắn nên sử dụng phương pháp hạch toán Kê khai thường xuyên với phương pháp xác định giá vốn theo giá đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình hình biến động của hàng hoá nhập khẩu.
Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày được kế toán cập nhật thường xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá nhập khẩu cũng như công nợ phải trả các tài khoản khác.
Quá trình mua bán hàng hoá nhập khẩu luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ được và mất các chi phí bảo quản, chi phí bảo vệ...
Trước khi mua hàng, Công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này cho biết hàng mua về sẽ có lợi hay không (phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng).
Bên cạnh những mặt đã đạt được, kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ còn có một số điểm hạn chế.
Về sử dụng tài khoản phản ánh nguyên tệ và phương pháp hạch toán nguyên tệ:
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh ( tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ), cách hạch toán này tuy có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhưng lại gây khó khăn và phức tạp cho công tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng hoá nhập khẩu phải thường xuyên phát sinh các
nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo dõi, cập nhật liên tục được, vì thế Công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những giảm khối lượng công việc cho kế toán mà còn thu được những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp cho kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để thuận lợi hơn cho kế toán trogn quá trình thanh toán và giao dịch cũng như trong quản lý.
Về tài khoản sử dụng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và nội dung hạch toán:
Theo dõi chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151- Hàng mua đang đi đường để quản lý chặt chẽ về hàng nhập khẩu. Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng TK156 và phân thành hai tiểu khoản là : TK 1561- Giá mua hàng hoá và TK 1562- Chi phí mua hàng hoá. Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoăc xuất kho chuyển đến người mua thì phải phản ánh vào TK 157- Hàng gửi bán. Nhưng trong quá trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng.
Trước tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì phòng kinh doanh phải tiến hành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK 151 nhằm quản lý chặt chẽ lượng hàng mua mà chưa về kho công ty. Nhưng Công ty đã không thực hiện như vậy, điều này được giải thích là do thời gian lưu chuyển tại cảng và đang đi trên đường ngắn không đáng kể để ghi sổ.
Về TK 156-Hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, kế toán đã không phản ánh hết giá trị của lượng hàng hoá này do không phản ánh chi phí thu mua như: chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lưu kho, lưu bãi... mà phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK
641, đây là điểm hạch toán chưa hợp lý của Công ty vì như vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng mua và làm tăng chi phí bán hàng lên một lượng đáng kể.
Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánh vào TK 157- Hàng gửi bán mà lại ghi thẳng vào TK 632- Giá vốn hàng bán.
Mọi hàng hoá xuất bán thẳng hay gửi bán, Công ty đều hạch toán qua TK 156, trên các phiếu nhập kho mà hàng không qua kho, thủ kho có ghi rõ Nhập theo chứng từ, làm theo cách này không đúng theo quy định của Bộ tài chính song dễ đối chiếu giữa hồ sơ hàng hoá nhập khẩu về Sổ chi tiết TK 156 tránh nhầm lẫn, hạch toán thiếu.