Khi phòng nguồn hàng thực hiện xong các thủ tục nhập khẩu hàng hoá: đặt hàng, ký kết hợp đồng, mở thư tín dụng chuyển sang phòng kế toán làm
thủ tục mở L/C- vay ngân hàng.
Các nghiệp vụ nhập khẩu lô cáp dự lực vào tháng 7 năm 2007 như sau: Ngày 3/7/2007 ký quỹ mở L/C số 335, kế toán đã phản ánh vào TK 112NN “ Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Quận Tây Hồ (mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK 144: Ký quỹ, ký cược ngắn hạn), khi nhận được giấy báo Nợ tài khoản tiền Việt Nam của Ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 1122NN: 645.814.785 Có TK 1121NN: 645.814.785
Theo quy định, kế toán dã phải tiến hành phản ánh ngoại tệ này vào TK 007 nhưng Công ty đã không phản ánh định khoản:
Có TK 007: 40579 (USD)
Khi thư tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên đã thống nhất các điều khoản thì The Siam tiến hành giao hàng, bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thương mại kí hiệu: 01/TC-SIAM/06 kèm theo vận tải đơn số BR06060312059. Cáp dự lực được cấp giấy phép nhập khẩu số 0005707 ngày 22/11/2002, được chuyên chở trên phương tiện vận tải số hiệu LCHVC0261 xuất phát từ Thái Lan đã đến cảng Hồ Chí Minh vào ngày 13/7/2007. Khi nhận được tin báo hàng đã về cảng, Công ty đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm: Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng nhập khẩu của phòng Nguồn hàng, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá (do Công ty thuê từ Công ty Kiểm tra chất lượng hàng hoá XNK Nhà nước – Vinacontrol). Trước khi nhập kho hàng hoá bộ phận giao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận được từ bên bán và giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá của Vinacontrol cấp là hợp lý, hợp lệ để kiểm nghiệm nhập kho và làm Tờ hải quan hàng hoá nhập khẩu số 3750/NK/KD ngày 18/03/2007. Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận tải đơn và nhận nợ với
ngân hàng để thanh toán cho người xuất khẩu:
. Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho người xuất khẩu (theo phương thức trả bằng L/C):
Nợ TK 331: 5.812.333.065
Có TK 311NN: 5.812.333.065
Phản ánh giá trị lô hàng nhập khẩu, tỷ giá tính giá trị lô hàng là 15.910- tỷ giá quy định của hải quan, số tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn tính theo tỷ giá thực tế tại ngày nộp tiền cho ngân hàng để thực hiện, tỷ giá của tài khoản phải trả người bán theo tỷ giá thực tế tại ngày vay ngắn hạn để trả. Phần chênh lệch đưa vào TK 635- phần chênh lệch giá trị giữa tỷ giá thực tế tại ngày ghi nhận hàng hoá và ngày nhận ký quỹ. Kế toán tiến hành phản ánh như sau:
Nợ TK 156: 6.778.924.845 Nợ TK 635: 2.028.950
Có TK 3333: 322.805.945 (thuế suất thuế Nhập khẩu là 5%)
Có TK 331: 5.812.333.065 Có TK 1122N: 645.814.785
. Phản ánh thuế GTGT ( theo tỷ giá thực tế) hàng nhập khẩu: Nợ TK 133: 338.946.242
Có TK 33312: 338.946.242
. Tất cả các loại phí: từ phí mở L/C 0.1% giá CIF của hợp đồng, phí sửa đổi L/C: 15 USD, phí giám định hàng hoá, phí thanh toán L/C, phí lưu Contener... đều được hạch toán vào TK 641 sẽ được đề cập đến trong phần chi phí lưu thông và xác định kết quả của nghiệp vụ.
Ngày 18/8/2007 sau khi nhận được giấy thông báo thuế, thực hiện nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 3333: 322.805.945 Có TK 111: 661.752.187
Kế toán nhập phiếu nhập kho theo Packinhlist của Nhà xuất khẩu
Đơn vị: Công ty Tân Cơ PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: 55 Lạc Trung- Hà Ngày 20 tháng 7 năm 2007
Nội
Nợ: 156
Có: 3333, 331, 1122NN Họ tên người giao hàng: Nhập hàng Công ty The Siam Thái lan
Theo HĐ TKHQ 3750 Ngày 18/03/2007
Nhập tại kho: Công ty Tân Cơ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo Thực chứng nhập từ
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Cáp dự lực 15.24mm
Tổng cộng 6.778.924.845
Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu tỷ bảy trăn bảy mươi tám triệu, chín trăm hai tư nghìn, tám trăm bốn lăm.
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người Thủ kho giao hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thực tế lô hàng này không nhập kho mà xuất bán thẳng cho Tổng Công ty xây dựng Thăng Long. Theo chế độ kế toán phải hạch toán trên TK 632 không hạch toán trên TK 156.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên được cập nhập vào phần mềm, sau khi nhập dữ liệu xong, ta có các sổ sách sau:
Đơn vị: Công ty Tân Cơ Mẫu số S03a- DN
Địa chỉ : 55 Lạc Trung- Hà nội (Ban hành theoQĐsố15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)