- Tuyển chọn những nhõn viờn cú năng lực, đào tạo và nõng cao trỡnh độ
3.3.2.1.Hoàn thiện việc thiết lập hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toỏn vừa là vật mang tin vừa là vật truyền tin về cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và thực sự hỡnh thành ở doanh nghiệp. Vỡ vậy, để cú nguồn thụng tin đầu ra chớnh xỏc, kịp thời thỡ Cụng ty cần phải cố gắng làm tốt khõu hạch toỏn ban đầu. Trong Cụng ty chứng từ hạch toỏn ban đầu là Bảng chấm cụng khụng được rừ ràng và thống nhất. Việc theo dừi thời gian làm việc của người lao động để chấm khụng cú mặt là ‘n’, hay nghỉ phộp là ‘p’ khụng hoàn toàn kốm theo giấy nghỉ phộp theo quy định. Chỉ cần người nghỉ bảo trước cho người chấm cụng thỡ coi ngày nghỉ đú là cú phộp và được hưởng 100% lương cơ bản. Vỡ thế, để đảm bảo kỷ luật lao động và sự cụng bằng trong việc tớnh và trả lương trong thời gian tới Cụng ty cần thiết phải thực hiện cỏc yờu cầu sau:
- Thiết lập lại hệ thống bảng chấm cụng theo mẫu quy định của Nhà nước (Mẫu bảng chấm cụng ở phần phụ lục 12). Bảng chấm cụng được phụ trỏch văn phũng hoặc người ủy quyền ghi chộp hàng ngày. Cần quỏn triệt hơn nữa tỡnh hỡnh theo dừi, ghi chộp ngày cụng của CBCNV. Nõng cao hơn nữa ý thức, trỏch nhiệm của người chấm cụng, cú những biện phỏp như phạt tiền nếu cỏn bộ chấm cụng tiến hành khụng đỳng quy định. Bờn cạnh đú Cụng ty cần thường xuyờn thực hiện những cuộc điều tra bất thường đối với việc chấm cụng. Đồng thời Cụng ty cần phải quy định lại chế độ nghỉ phộp cho người lao động, nờn quy định thời gian nghỉ phộp tối đa trong một năm cho người lao động để từ đú cú cỏc biện phỏp quản lý người lao động làm việc cú hiệu quả và chặt chẽ hơn.
- Để theo dừi số giờ làm việc và tớnh chất cụng việc làm thờm của người lao động một cỏch rừ ràng và chớnh xỏc, trỏnh tỡnh trạng tớnh lương sai lệch, khụng đỳng theo thời gian lao động thực tế của người lao động, ngoài việc
theo dừi chặt chẽ ngày cụng đi làm qua “Bảng chấm cụng”, Cụng ty nờn theo dừi thờm số giờ làm việc của mỗi lao động. Nếu một lao động làm việc khụng đủ số giờ theo quy định thỡ thực hiện trừ cụng theo giờ và nếu làm thờm giờ thỡ nờn lập thờm chứng từ: “Phiếu bỏo làm thờm giờ” (Phụ lục 8), “Bảng chấm cụng làm thờm giờ (Phụ lục 9) và “Bảng thanh toỏn làm tiền làm thờm giờ (Phụ lục 10). Đõy là một biện phỏp hữu hiệu và cần thiết. Qua đú người lao động thấy được cụng sức của họ được đền bự xứng đỏng, khuyến khớch người lao động hăng say làm việc từ đú tăng năng suất lao động.
- Đối với khoản tiền tạm ứng: Cụng ty cần kiểm tra và theo dừi chặt chẽ, phải cú quy định trỡnh tự: Khi cú nhu cầu tạm ứng trong những trường hợp cần thiết, chớnh đỏng thỡ sẽ phải làm “Giấy đề nghị tạm ứng” (Theo mẫu trỡnh bày ở phụ lục 11). Dựa vào Phiếu lập Bảng thanh toỏn tạm ứng (Trỡnh bày ở phụ lục 11). Từ bảng này kế toỏn tiến hành ghi thờm vào cột tạm ứng trong bảng thanh toỏn tiền lương. Nh vậy, Bảng thanh toỏn tiền lương của Cụng ty nờn thờm cột “Tạm ứng” trước khi tớnh ra số tiền cũn phải thanh toỏn cho CBCNV. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải quy định chỉ khi giải quyết xong cỏc khoản tạm ứng lần trước mới được tạm ứng lần sau trỏnh tỡnh trạng chậm trễ trong việc quyết toỏn tạm ứng và giao nộp chứng từ.