a. Chứng từ kế toỏn lao động, tớnh lương và cỏc khoản trớch theo lương
Cỏc chứng từ được sử dụng bao gồm: * Hợp đồng lao động.
* Quyết định giao khoỏn (nếu cú) * Bảng chấm cụng
* Bảng chấm cụng làm thờm giờ
* Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc đó hoàn thành * Bảng thanh toỏn tiền lương: theo mẫu 02- LĐTL
* Bảng thanh toỏn tiền thưởng : theo mẫu 03- LĐTL
* Bảng thanh toỏn làm thờm giờ: theo mẫu 06- LĐTL
* Bảng kờ cỏc khoản trớch nộp theo lương: theo mẫu 10- LĐTL
* Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH: Được Cụng y lập dựng để tập hợp và phõn bổ tiền lương, tiền cụng thực tế phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trớch nộp trong thỏng cho cỏc đối tượng sử dụng lao động. Là căn cứ để ghi vào cỏc bảng kờ, Nhật ký chung và sổ Cỏi TK 334, sổ Cỏi TK 338... đồng thời là căn cứ để trả lương, tớnh giỏ thành sản phẩm hoặc hạng mục cụng trỡnh hoàn thành.
Phũng kế toỏn sau khi nhận được cỏc chứng từ tiền lương từ cỏc phũng ban, đội thi cụng sẽ tiến hành tớnh lương, hạch toỏn và ghi sổ và thanh toỏn lương cho người lao động. Chứng từ thanh toỏn tiền lương bao gồm: Phiếu tạm ứng, giấy đề nghị thanh toỏn, phiếu chi...
Sau đõy là quy trỡnh luõn chuyển chứng từ trong hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty Cổ phận Tư Vấn Thiết kế Vinaconex Xuõn Mai :
Sơ đồ 2.4 : Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ về tiền lương tại cụng ty
Qua sơ đồ trờn ta thấy quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tiền lương được chia làm ba giai đoạn:
- Trước hết mỗi phũng cú trỏch nhiệm ghi nhận thời gian lao động thực tế mà nhõn viờn đó làm trong thỏng, thời gian lao động này được phản ỏnh qua “Bảng chấm cụng”. Đối với bộ phận kỹ sư cụng trường, trưởng bộ phận
Bảng chấm công (Từng tổ,phòng ban thực hiện) Tổ trởng các tổ,đơn vị lập Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
Bảng thanh toán tiền thởng (Kế toán lơng
thực hiện)
Bảng thanh toán l- ơng cho từng tổ,đơn
vị (Kế toán lơng thực hiện)
Bảng thanh toán BHXH,BHYT cho từng tổ,đơn vị (Kế toán lơng
thực hiện )
Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH,BHYT,KPCĐ,BHTN (Kế
toán tiền lơng thực hiện ) Nhập liệu và lu trữ chứng từ
Chi trả lơng (thủ quỹ thực hiện) Phiếu chi, Phiếu tạm ứng
Tổ trởng các đơn vị, đại diện các phòng ban nhận lơng
đỏnh giỏ mức độ hoàn thành cụng việc mà nhõn viờn đó làm được để ghi vào bảng chấm lương năng suất.
- Hàng thỏng, nhận được “Bảng chấm cụng” và bảng xếp lương năng suất phũng Tài chớnh quản trị sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động và cỏc quy định của Cụng ty để tớnh lương cho mỗi nhõn viờn (theo cỏch thức tớnh lương ở mục 2.2.3.1) vào bảng tớnh lương. Tiếp đến, Bảng tớnh lương được trỡnh lờn ban Giỏm đốc để phờ duyệt, sau khi đó được phờ duyệt mới quyết định chớnh thức. Sau đú, Bảng tớnh lương được chuyển đến phũng kế toỏn để làm cơ sở lập “Bảng thanh toỏn tiền lương” và hạch toỏn tiền lương.
- Tại phũng Kế toỏn, “Bảng thanh toỏn tiền lưong” là căn cứ để thủ quỹ
trả lương cho nhõn viờn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
b. Tài khoản kế toỏn sử dụng
Để hạch toỏn tạm ứng lương và thanh toỏn lương cho người lao động trực tiếp thi cụng:
- TK 141- Tạm ứng
- TK 334- Phải trả cụng nhõn viờn
Để hạch toỏn tiền lương và tỡnh hỡnh thanh toỏn lương với CBCNV bộ phận quản lý, văn phũng thống nhất sử dụng TK 3341.
Để phản ỏnh cỏc khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan phỏp luật, cho cỏc tổ chức đoàn thể xó hội về KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN cỏc khoản khấu trừ vào lương, cỏc khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giỏ trị tài sản thừa chờ xử lý sử dụng:
- Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khỏc): TK cú cỏc tài khoản cấp 2 :
+ TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý. + TK 3382- Kinh phớ cụng đoàn. + TK 3383- Bảo hiểm xó hội. + TK 3384- Bảo hiểm y tế.
+ TK 3387- Doanh thu chưa thực hiện.
+ TK 3388- Phải trả, phải nộp khỏc (hạch toỏn cả BHTN). Cỏc tài khoản khỏc:
- TK 622- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp - TK 627- Chi phớ sản xuất chung
- TK 642- Chi phớ quản lý doanh nghiếp - TK 335- Chi phớ trả trước
- TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng…
c. Tổng hợp, phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Căn cứ vào kết quả tớnh lương của cỏc phũng ban, kế toỏn lập “Bảng thanh toỏn lương”, “Bảng tớnh BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN” và “Bảng phõn bổ lương và BHXH”. Việc phõn bổ dựa vào tỷ lệ % trớch lập theo quy định của Bộ Tài Chớnh và của Cụng ty.
Tiờu thức phõn bổ:
- Đối với khối nhõn viờn văn phũng:
Tiền lương thời gian hàng thỏng của mỗi lao động được phõn bổ căn cứ trờn mức lương cơ bản, thời gian làm việc thực tế và hệ số thu nhập của Cụng ty.
- Đối với bộ phận trực tiếp thi cụng:
Tiền lương hàng thỏng được phõn bổ căn cứ trờn giỏ trị sản lượng thực hiện được trờn “Bảng nghiệm thu khối lượng cụng việc hoàn thành” và “Bảng chấm cụng” ở cỏc tổ đội.
Cỏch phõn bổ:
- BHXH = 20% tổng quỹ lương cơ bản. - BHYT = 3% tổng quỹ lương cơ bản. - KPCĐ = 2% tổng quỹ lương cơ bản. - BHTN = 2% tổng quỹ lương cơ bản.
Mẫu minh họa:
- Bảng tớnh BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN thỏng 11/2009 Phũng kiến trỳc (Biểu 2.5).
- Bảng phõn bổ lương và BHXH thỏng 11/2009 (Biểu 2.6).
d. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế Vinaconex Xuõn Mai
Cụng ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế Vinaconex Xuõn Mai hiện đang ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Với sự trợ giỳp của phần mềm kế toỏn CADS, việc ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung được thực hiện hoàn toàn trờn mỏy tớnh. Trong kỳ, kế toỏn nhập số liệu vào mỏy tớnh, sau đú phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu để lờn sổ Nhật ký chung, cập nhật số liệu vào sổ Cỏi cỏc TK 334, 338 một cỏch tự động.
Cỏc chứng từ như “Bảng chấm cụng”, “Bảng thanh toỏn tiền lương”, “Bảng phõn bổ vào chi phớ”, “Phiếu chi”, kế toỏn ghi vào sổ Nhật ký chung. Nhật ký chung được mở để ghi chộp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo thời gian đồng thời phản ỏnh mối quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ Cỏi. Số liệu trờn Nhật ký chung là cơ sở để ghi sổ cỏi TK 334. Sổ cỏi tài khoản 334 được mở một hoặc một số trang liờn tiếp trờn sổ Cỏi đủ tựy vào số lượng nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến TK 334. Sổ Cỏi TK 334 là sổ dựng để ghi chộp nghiệp vụ về trớch chi phớ vào lương và việc thanh toỏn lương cho nhõn viờn. Đầu thỏng ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dũng đầu tiờn, cột số dư Nợ hoặc Cú. Cuối thỏng cộng số phỏt sinh Nợ, Cú từ đú tớnh ra số dư và lũy kế số phỏt sinh từ đầu thỏng của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cõn đối số phỏt sinh và bỏo cỏo tài chớnh theo nhu cầu.
Kế toỏn tiền lương:
Sơ đồ 2.5: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn tiền lương theo hỡnh thức Nhật
ký chung
(Nguồn: Phũng Kế toỏn)
Chỳ thớch:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng
Chứng từ tiền lơng
- Bảng chấm công
- Bảng tính lơng
- Uỷ nhiệm chi, phiếu chi
Nhật ký chung
Sổ cái TK 334 Bảng trích lơng vào chi phí
Bảng cân đối số phát sinh
Minh họa qua sổ Nhật ký chung thỏng 11/2009 (Biểu 07): sổ Cỏi TK 334 thỏng 11/2009 (Biểu 08).
Kế toỏn khoản trớch theo lương:
Sơ đồ 2.6: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ cỏc khoản trớch theo lương theo hỡnh thức Nhật ký chung
(Nguồn phũng kế toỏn)
Chỳ thớch
Ghi hàng
Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
Căn cứ vào cỏc chứng từ: “Bảng thanh toỏn tiền lương”, “Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH”, “Ủy nhiệm chi” hay “Giấy bỏo Nợ”, kế toỏn ghi vào
Chứng từ
- Bảng tính lơng
- Phiếu thanh toán BHXH - Báo nợ ngân hàng
Nhật ký chung
Sổ cái TK 338 Sổ chi tiết TK
3383, 3384 Báo cáo tài chính
sổ Nhật ký chung. Trờn cơ sở đú để ghi sổ Cỏi TK 338. Cũng từ những chứng từ trờn mà kế toỏn mở sổ chi tiết đẻ theo dừi chi tiết số tiền theo từng đối tượng đú là sổ chi tiết BHXH (3383), BHYT (3384)...
BIỂU 01 CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ VINACONEX XUÂN MAI
PHềNG KIẾN TRÚC
BẢNG CHẤM CễNG THÁNG 11/2009
TT Họ Và Tờn Bậclưlơng
Ngày trong thỏng Cụngthờig ian thời gian Xếp loại loại Nghỉ phộp phé p Cụng thờm giờ thêm giờ 1 2 3 4 … 27 28 29 30 1 Ngụ Xuõn Thanh 2.49 x n x m … x x x x 24 A 0 1.5
2 Nguyễn Anh Tuấn 2.34 x x x x … x x x x 25 A 0 1
3 Phựng Anh Tài 2.34 x x x x … x n x x 24 A 0
4 Nguyễn Bảo Giang 2.65 x x x x … x x x x 25 A 0 0.5
… … … …
Cộng 191.5 … 4.5
Chỳ thớch: x (đi làm); m (muộn); n (nghỉ).
Phũng kiến trúc Phũng TCQT Giỏm đốc
BIỂU 02 CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ VINACONEX XUÂN MAI`
Cụng trỡnh : Trung tõm thương mại Chợ Mơ - Group 01+03 BẢNG CHẤM CễNG THÁNG 11/2009 STT Họ và tờn HSL Ngày trong thỏng Cụng khoỏn khoán Cụng nhật nhật Xếp loại loại Tổng cộng cộng 1 Nguyễn Đại An 2.65 1 2 3 4 … 2 8 29 30 28 A 2 Bựi Thanh Tuyền 2.34 k k k k … k k k 28 A 3 Dương Văn Tiến 2.18 x x x … x x x 28 A 4 Trần Hựng 1.80 x x x x … x x x 28 A … … … … … Cộng
K : Cụng khoỏn X: Cụng nhật
Người chấm cụng Chỉ huy trưởng CT PGĐ Phụ trỏch CT Phũng TCQT Giỏm đốc (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
BIỂU 03
CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ VINACONEX XUÂN MẠI
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 11 NĂM 2009- PHềNG KIẾN TRểC
Họ và tờn Bậcl
lương Lương cơ bản Lương năng suất Lương thờm giờthêm giờ
Phụ cấptiền ăn tiền ăn Tổng cộng cộng BHXH Cũn lĩnh Sốcụ ng công Thànhtiền tiền Hệ số số Đỏnh giỏ ABC Thànhtiền tiền Sốcụ ng công Thànhtiền tiền
giá Ngụ Xuõn Thanh Thanh 2.49 24 1.912.320 3.7 100% 5.328.000 1.5 543.024 520.000 8.303.344 133.86 2 8.169.482 Nguyễn Anh Tuấn Tuấn 2.34 25 1.872.000 3 100% 4.500.000 1 305.856 510.000 7.187.856 131.04 0 7.056.816 Phựng Anh Tài Tài 2.34 24 1.797.120 2 100% 2.880.000 480.000 5.157.120 125.798 5.031.322 Nguyễn Bảo Giang Giang 2.65 25 2.120.000 3 100% 4.500.000 0.5 158.880 520.000 7.298.880 148.40 0 7.150.480 … … … … Cộng 13.400.000 26.334.00 0 1.336.22 4 3.640.00 0 44.710.224 938.00 0 43.772.224
BIỂU 04
CễNG TRèNH: TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI CHỢ MƠ GROUP 01+03
