II. Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, các nghiệp vụ kinh tế thay đổi như sau:
SỔ KẾ TOÁN
5.1.4.3 Sữa chữa sổ kế toán
Trong quá trình ghi sổ kế toán, có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn rơi vào những
trường hợp sau:
- Ghi sai các số liệu từ chứng từ vào các sổ (số liệu trên sổ lớn hơn hoặc nhỏ hơn số liệu trên chứng từ ).
- Bỏ sót các nghiệp vụ ngoài sổ kế toán.
- Ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi trên sổ. - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Để khắc phục những sai sót nêu trên, kế toán sử dụng các phương pháp chữa sổ kế toán theo luật Kế toán quy định.
a. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sữa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
a1/ Phương pháp cải chính còn gọi là phương pháp xóa bỏ
Phương pháp này được sử dụng khi sai sót được phát hiện sớm, chưa cộng sổ. Có thể sử dụng phương pháp này cho tất cả các trường hợp sai sót.
Cách tiến hành như sau: gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng ở bên cạnh.
a2/ Ghi âm
Phương pháp này được sử dụng khi số ghi trên sổ lớn hơn số thực trên chứng từ hoặc số thực kiểm kê; ghi trùng hoặc ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Cách tiến hành sửa chữa như sau: Ghi âm bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn đối với số ghi sai, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
a3/ Ghi bổ sung
Phương pháp này được sử dụng khi bỏ sót nghiệp vụ, ghi thiếu số liệu hoặc số ghi sai nhỏ hơn số đúng trên chứng từ hoặc số thực tế kiểm kê nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản. Phương pháp này có thể áp dụng cho cả sau khi cộng sổ hay trước khi cộng sổ.
Cách sữa chữa tiến hành như sau:
- Đối với trường hợp ghi thiếu số liệu so với chứng từ hoặc số thực tế kiểm kê, trước hết phải lập chứng từ bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ bằng mực thường (xanh hoặc đen).
- Đối với trường hợp định khoản sót, dùng mực thường ghi thêm định khoản sót. * Lưu ý:
-Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
b. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng máy vi tính có sai sót việc sửa chữa tiến hành như sau:
b1/ Nếu sai sót được phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
b2/ Nếu sai sót được phát hiện sau khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và cần ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Lưu ý: Trong trường hợp sữa chứa sổ kế toán ghi bằng máy vi tính chỉ có thể áp dụng phương pháp ghi âm và phương pháp ghi bổ sung.
c. Một số ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Mua một lô hàng hoá nhập kho chưa thanh toán tiền cho công ty A. Chứng từ nhập kho đã ghi giá thực tế hàng hoá: 243.000 đồng. Kế toán đã ghi sổ: 234.000 đồng.
Số ghi thiếu là: 243.000 - 234.000 = 9.000 (đồng)
Phương pháp chữa sổ như sau:
Ví dụ 2:Mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền cho công ty B. Chứng từ ghi giá thực tế nguyên vật liệu: 1.250.000 đồng. Kế toán đã ghi sổ: 1.520.000 đồng.
Số tiền ghi thừa là: 1.520.000 - 1.250.000 = 270.000 (đồng)
Phương pháp chữa sổ như sau:
Ví dụ 3: Mua tài sản cố định trị giá 200.000.000 đồng, thanh toán bằng vốn vay dài hạn. Kế toán công ty ghi trên sổ kế toán:
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : 200.000.000
Có TK Vay ngắn hạn (311) : 200.000.000
Trường hợp này định khoản sai thay vì ghi vào Có tài khoản 341, kế toán lại ghi vào Có tài khoản 311
Lưu ý rằng: Với trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, việc sửa chữa được thực hiện bằng cách ghi số âm (ghi bằng mực đỏ hay ghi trong ngoặc đơn) để xoá định khoản sai. Sau đó ghi lại định khoản đúng bằng mực thường.
Vậy khi phát hiện sai, kế toán phải chữa lại như sau:
(2) Ghi bổ sung (1) Ghi sai
Hàng hoá Phải trả người bán (công ty A)
234.000 234.000
9.0009.000 9.000
( 2) Ghi số âm (1) Ghi sai
Nguyên liệu, vật liệu Phải trả người bán (công ty B)
1.520.000 1.520.000
(270.000)
- Ghi âm (bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc)
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : (200.000.000)
Có TK Vay ngắn hạn (311) : (200.000.000)
- Ghi lại định khoản đúng:
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : 200.000.000
Có TK Vay dài hạn (341) : 200.000.000