c. Loại tài khoản nghiệp vụ
3.5.2 Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ
Mẫu: BẢNG ĐỐI CHIẾU KIỂU BAÌN CỜ
TK ghi Có TK ghi Nợ SDĐK bên nợ Tiền mặt TGNH ... NVKD Cộng SPS Nợ SDCK bên Nợ SDĐK bên có X 2,2 Tiền mặt TGNH ... NVKD Cộng SPS Có Xn-1,n-1 SDCK bên Có Xn,n
* Cách lập bảng
Căn cứ vào số liệu từ tất cả các tài khoản để vào bảng:
- Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “ Số dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư bên Có thì ghi vào dòng “ Số dư đầu kỳ bên Có”.
- Lấy số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản có quan hệ đối ứng với bên Có của tài khoản khác ghi vào ô giao điểm cột với hàng có tài khoản ghi Nợ, ghi Có.
- Số cộng phát sinh bên Nợ của từng tài khoản ghi vào cột “ Cộng số phát sinh Nợ”, số cộng phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi vào dòng “ Cộng số phát sinh Có”
- Lấy số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “ Số dư cuối kỳ bên Nợ”, nếu số dư bên Có thì ghi vào dòng “ Số dư cuối kỳ bên Có”.
* Cách kiểm tra
- Cộng số dư đầu kỳ bên Nợ, số dư đầu kỳ bên Có nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau đó vào ô X 2,2
- Cộng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có nếu chúng bằng nhau ghi số liệu bằng nhau đó vào ô X n-1,n-1
- Cộng số dư cuối kỳ bên Nợ, số dư cuối kỳ bên Có nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau đó vào ô X n,n.
Khi thực hiện so sánh các cặp số nói trên, nếu có sự phát sinh chênh lệch số liệu ở trong từng cặp, chứng tỏ đã có sự sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện công việc ghi chép kế toán. Cần nhanh chóng kiểm tra rà soát để tìm và điều chỉnh những chỗ còn sai sót.
Về cơ sở để thực hiện kiểm tra, đối chiếu của bảng này cũng được lý luận tương tự như đối với bảng cân đối tài khoản.
Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ ngoài việc có ý nghĩa đối chiếu kiểm tra như trên còn có ý nghĩa trong việc phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, cụ thể biểu hiện như sau:
Số tiền ghi Nợ của tài khoản này đối ứng Có với những khoản nào, số tiền đối ứng Có của từng tài khoản là bao nhiêu...
Qua việc đối chiếu còn có thể đi vào từng tài khoản trong quan hệ đối ứng với các tài khoản khác và tăng thêm được thông tin cho quản lý.
Tuy nhiên cách đối chiếu này cũng gặp một số nhược điểm như:
- Khó áp dụng với các đơn vị có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản vì khi lập bảng rất phức tạp.
- Một số trường hợp sai sót, nhầm lẫn vẫn không được phát hiện, lý do tương tự như đối với bảng cân đối tài khoản.
Trong thực tế từ nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu kiểu bàn cờ, người ta đã vận dụng để thiết kế nhiều loại sổ có quan hệ đối chiếu chặt chẽ, phục vụ cho công tác kế toán.