1. Mở, ghi, đóng, xóa một bảng tính:
Giống WinWord - Nhưng phần mở rộng của tập tin là .XLS 2. Định dạng ký tự ( Font, Size, màu chữ, màu nền …… ): Giống WinWord
3. Điền nhanh dữ liệu cho một khối ô có cùng một dữ liệu
- Chọn khối ô
- Gõ dữ liệu rồi nhấn Ctrl + Enter
4. Hiệu chỉnh dữ liệu
a/ Sửa dữ liệu
- Chọn ô có dữ liệu cần sửa - Nhấn phím F2
- Sửa xong nhấn Enter
b/ Thay thế:
- Chọn ô có dữ liệu cần thay thế
- Gõ dữ liệu mới vào ô đó, nó sẽ tự động thay thế dữ liệu cũ
c/ Xóa
- Nhấn phím Delete
Hoặc mở Edit / Chọn Clear
All: Xoá tất
Format: Xoá phần định dạng Contents Del: Xóa phần nội dung
Comments / Note: Xóa phần diễn giải, ghi chú
5. Sao chép dữ liệu
a/ Sao chép một ô cho một ô
- Chọn ô khoặc khối ô có dữ liệu cần sao chép
- Nhấn Ctrl + C hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Copy - Di chuyển ô hiện hành tới vị trí mới
- Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Paste
b/ Sao chép một ô cho nhiều ô
♦ Các khối ô liên tục
- Trỏ chuột vào góc dưới bênphải của ô cho đến khi chuột có dạng +
- Nhấp và rê chuột theo dòng cột cần sao chép ♦ Các khối ô rời rạc
- Chọn ô có dữ liệu cần sao chép
- Nhấn Ctrl + C hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Copy
- Di chuyển ô hiện hành tới ô hoặc ô đầu khối muốn chuyễn dữ liệu tới - Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Paste
6. Di chuyển dữ liệu
- Chọn ô hay khối ô có dữ liệu cần di chuyển
- Nhấn Ctrl + X hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Cut
- Chọn ô thứnhất cần chép tới, nhấn giữ phím Ctrl và chọn ô tiếp thep - Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Paste
Note: - Khi sao chéo hoặc chuyễn dữ liệu, dữ liệu cũ trong vùng chép tới sẽ bị mất - Khi di chuyển công thức, địa chỉ ô không thay đổi
- Nhập giá trị bắt đầu và giá trị thứ 2 - Chọn khối ô gồm hai ô trên
- Rà chuột tại góc dưới bên phải của ô đến khi chuột có dạng + - Rê chuột chọn khối cần đánh số thứ tự rồi thả chuột
8. Định dạng số: Chọn cách thể hiện số phù hợp với nội dung cần diễn tả cho dễ đọc
♦ Cách 1 :
- Chọn khối có số muốn định dạng lại - Kích chuột vào biểu tượng Comma Style
- Nhấp chuột vào hai biểu tượng để thay đổi số số lẻ ♦ Cách 2 :
- Mở Format / Chọn Format Cells / Number / Number - Chọn cách thể hiện số
9. Chèn dòng / cột
- Chọn khối dòng/ cột sau vị trí cần chèn - Mở Insert / Chọn Row / Column
10. Xóa dòng / cột
- Chọn dòng/ cột cần xóa - Mở Edit / Chọn Delete
11. Che dấu dòng / cột
- Chọn dòng/ cột cần che dấu
- Mở Format / Chọn Row / Hide Format / Chọn Column / Hide
- Muốn hiện lại dòng / cột bị che dấu mở lại Format / Chọn Row / Unhide Format / Chọn Column / Unhide 12. Cố định dòng / cột
- Đặt ô hiện hành bên phải cột hoặc phía dưới dòng cần cố định - Mở Window / Chọn Freeze Panes
- Muốn hủy việc cố định thì mở lại Window / Chọn Unfreeze Panes 13. Ẩn dòng lưới
- Mở File / Chọn Page Setup / Chọn Sheet - Bỏ dấu chọn ở nút Gridline / Chọn OK 14. Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính
- Chọn bảng tính cần sắp xếp dữ liệu ( trừ dòng tiêu đề và cột số thứ tự ) - Mở Data / Chọn Sort / Xuất hiện hộp thoại
♦ Mục Sort by: Chọn khĩa sắp xếp chính
♦ Mục Then by: Chọn khĩa sắp xếp phụ 1
♦ Mục Then by: Chọn khĩa sắp xếp phụ 2 ( khơng chọn - None )
♦ Chọn hướng sắp xếp: Ascending: Tăng dần
Descending: Giảm dần
♦ Mục My list has: Header row: Cĩ chọn dịng tiêu đề
No header row: Khơng chọn dịng tiêu đề