Dữ liệu là tất cả những gì chúng ta đưa vào trong các ô của bảng Dữ liệu gồm hai loại: Dữ liệu chữ ( text )
Dữ liệu số ( Value ): Số thuần tuý ( Number ) Ngày ( Date )
Giờ ( Time )
Khi nhập dữ liệu chúng ta không cần xác định kiểu dữ liệu, Excel sẽ tự phân tích để xem đó là dữ liệu kiểu gì theo các nguyên tắc nhập dữ liệu.
1. Nhập số: Dữ liệu nhập vào có các dạng sau thì được hiểu là dữ liệu kiểu số.
- Dữ liệu chỉ có các ký số ( các ký tự số từ số 0 …… 9 )
- Con số có dấu chấm thập phân và dấu phân cách hàng ngàn ( được qui định trong Control Panel )
- Số âm có thể nhập với dấu trừ hay bào trong hai dấu ngoặc đơn () - Số có ký hiệu % đi kèm – VD: 5%, 19% ……
- Con số có đơn vị tiền tệ đi kèm ( được qui định trong Control Panel )
- Số dạng số mũ – VD: 15 tỷ = 15 E+9 = 15 * 10 9, 110 = 1.1 E+2 = 1.1 * 10 2 - Số có phân số đi kèm – VD: 3/4 4/5 ……
Note: - Theo mặc định dữ liệu kiểu số được sắp vào bên phải ô
- Cách thể hiện giá trị số trên bảng tính tuỳ theo cách định dạng số - Nếu số chữ số lớn hơn bề rộng cột
+ Nếu chưa xác định bề rộng cột, cột sẽ tự động dãn ra
+ Nếu đã xác định bề rộng cột và chưa định dạng số thì số sẽ thể hiện thành dạng khoa học – Hoặc hiện dấu ### để báo hiệu tràn số. Muốn thể hiện bình thường thì phải mở rộng cột hoặc chọn cỡ chữ nhỏ lại
- Nhập theo kiểu ngày tháng bình thường với dấu phân cách ngày tháng là dấu ( - ) hoặc dấu ( / ) - VD: 30/04/1975 , 10 – 04 – 1975 , 30Apr1975
- Phần chỉ tháng có thể là số hay chữ tiếng Anh ( có thể là chữ viết tắt, tối thiểu là 3 ký tự - VD: Jan, Feb, Mar …… )
- Ngày trước thángsau haytháng trướcngày sau ( Do Control Panel qui định ) - Nếu không ghi năm, mặc nhiên cho là năm hiện tại trong máy
- Nếu không ghi ngày mặc nhiên cho là ngày 01
3. Nhập giờ: Dữ liệu nhập có dạng sau thì được hiểu là dữ liệu kiểu giờ
- Nhập theo dạng hh : mm : ss ( giờ : phút: giây ) - Hoặc hh : mm ( giờ : phút )
- Hoặc hh ( giờ )
Note: - Có thể kết hợp ngày giờ chung với nhau, cái nào đứng trước cũng được
VD: 30/04/1975 10:30 Am – Hoặc 10:30 Am 30/04/1975
- Nếu dùng múi giờ12 giờ,thêm chữ Am hoặc Pm phía sau để chỉ sáng, chiều - Nếu không diễn giải ra ngày giờ được Excel sẽ xem đó là dữ liệu kiểu Text - Trong Excel, thực chất ngày và giờ cũng là số nhưng được thể hiện theo
hình thức là ngày giờ
Qui ước: Ngày chấp nhận được là từ ngày 01/01/1900 đến 31/12/9999 Ngày 01/01/1900 tương ứng là số 1
Ngày 02/01/1900 tương ứng là số 2
Còn phần lẻ của số dùng để chỉ giờ – VD: 0,25 - 6 giờ sáng ; 0,5 – 12 trưa 4. Loại chuỗi ( Text )
- Là một chuỗi ký tự được nhập vào bắt đầu bằng các chữ cái, khoảng trắng hoặc các ký tự đặc biệt – VD: MS – EXCEL; VI TÍNH ……
- Theo mặc định loại chuỗi được sắp vào bên trái ô - Nếu chuỗi ký tự có chiều dài lớn hơn độ rộng ô
+ Nó sẽ tràn qua ô sát bên phải, nếu ô sát bên phải còn trống
+ Nó sẽ bị che khuất nếu ô sát bên phải có dữ liệu. Muốn thể hiện đầy đủ thì phải mở rộng ô hoặc xóa dữ liệu của ô sát bên phải hoặc chọn cỡ chữ nhỏ lại.
Note: Nếu muốn nhập dữ liệu kiểu Text có dạng số hay ngày tháng thì phải bắt đầu
5. Kiểu công thức ( Formular )
- Là một kết hợp giữa các dữ liệu thông qua phép toán
- Công thức phải bắt đầu bằng dấu = hoặc các ký tự: +, - , @, #
a/ Các dữ liệu dùng trong công thức
- Constant: Trong công thức, nếu có Text, nó phải đặt trong hai dấu nháy đôi
- Ô: Thể hiện bằng địa chỉ ô – VD: A1 = 5, A2 = 3 => A3 = A1 + A2
b/ Các phép toán dùng trong công thức
♦ Đối với các dữ liệu số:
Lấy số âm -
Phần trăm %
Lũy thừa ^
Nhân và chia *, / Cộng và trừ +, -
♦ Đối với các dữ liệu kiểu text: Có phép nối chuỗi & ♦ Các phép toán so sánh So sánh bằng = So sánh khác <> So sánh hơn > So sánh kém < So sánh lớn hơn và bằng >= So sánh nhỏ hơn và bằng <= ♦ Các phép toán lô gic
Phép và and
Phép hoặc or
Phép phủ định Not
Phép Xor
Note:
- Trong công thức được dùng dấu ngoặc đơn để gộp biểu thức hoặc xác định độ ưu tiên của toán tử
- Nếu có nhiều toán tử có cùng độ ưu tiên thì ưu tiên tính từ trái qua phải - Khi dùng toán tử so sánh kết quả sẽ là True hoặc False ( 1 hoặc 0 )
- Theo mặc định giá trị của công thức thể hiện trong ô, còn công thức thì thể hiện trên thanh công thức – Khi thay đổi giá trị của các ô trong công thức thì giá trị của công thức cũng tự động thay đổi theo
- Cách đánh nhanh một công thức địa chỉ: Thay vì gõ trực tiếp địa chỉ từ bàn phím, ta dùng chuột nhấp chọn ô cần thiết – trên dòng nhập và thanh công thức sẽ xuất hiện địa chỉ của ô đó.
- Trong một ô chứa công thức, khi chúng ta muốn sửa chữa phải nhấn phím F2 để chuyển sang chế độ Edit. Khi đó các địa chỉ trong công thức sẽ có màu khác nhau, đồng thời ô tương ứng với địa chỉ sẽ có màu đó cho dễ tìm