3. Sức hấp dẫn của Việt Nam trong việc thu hút thị trường
1.3Tổ chức bộ máy của công ty :
Đội xe Ban giám đốc Các bộ phận tổng hợp Các bộ phận nghiệp vụ du lịch Các bộ phận hỗ trợ và phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính và tổ chức Phòng điều hành Phòng hướng dẫn Chi nhánh tại TP Hồ Chí Chi nhánh tại Huế Phòng thị trườn g Phòng TT quốc tế I Phòng TT quốc tế II
Ban giám đốc bao gồm: - Giám đốc
- Phó giám đốc
+Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty lãnh đạo và quản lý công ty về mọi mặt công tác. Bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng cục du lịch và trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của công ty.
+Các phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, được giám đốc phân công ty du lịch phụ trách một hoặc một số mặt công ty du lịch tác của đơn vị đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc, pháp luật và nhà nước về hiệu quả của các lĩnh vực công tác do giám đốc uỷ nhiệm.
Phòng thị trường quốc tế
+ Phòng TTQT I: đảm nhiệm việc khai thác và phục vụ khách Pháp. Với 2 chức năng cơ
bản là giao dịch với các đối tác nước ngoài và nghiên cứu - khảo sát tạo chương trình và chào bán cho khách. Đây là nơi khai thác và tạo nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty.
+ Phòng TTQT II:
* Đảm nhận việc khai thác khách từ các thị trường còn lại.
* Đưa người Việt Nam hoặc công dân nước ngoài cư trú tại Việt Nam đi du lịch. * Tổ chức tour du lịch cho người Việt Nam đi du lịch nội địa. - Phòng điều hành + Phân công theo từng công việc cho nhân viên như: bộ phận chuyên theo dõi về khách sạn (đặt phòng ở các nơi), bộ phận chuyên lo ăn uống cho khách trcng chương trình, bộ phận chuyên lo về các dịch vụ vui chơi giải trí, bộ phận chuyên đối chiếu chương trình cho hướng dẫn viên. Từng bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc của mình, ngày càng nâng cao chất lượng thông tin và khâu giao nhận thông tin dể đưa ra được các sản phẩm du lịch với chất lượng ngày càng hoàn hảo hơn, đáp ứng được nhu cầu của khách du lịch.
Chức năng:đặt, xác nhận, xác định, theo dõi, giám sát các dịch vụ mà mình chịu trách nhiệm, xử lý nhanh chóngcác trường hợp bất trắc xảy ra trong quá trình thực hiện chương trình.
Nhiệm vụ :
- Đảm bảo chất lượng các dịch vụ, quản lý tốt chất lượng dịch vụ để
phục vụ khách. Phải nắm bắt được chất lượng dịch vụ cụ thể.Muốn vậy phải đi khảo sát nắm vững các tuyến điểm. Đồng thời nghiên cứu thêm một số tuyến điểm mới, nhằm phục vụ cho việc ra đời các sản phẩm mới thu hút khách.Phải có nghiệp vụ về du lịch vững vàng, biết được qui trình phục vụ khách, cơ cấu đoàn khách... Phải đọc kỹ và hiểu chương trình du lịch,đảm bảo không bị sai sót nhầm lẫn trong việc xác định các dịch vụ ở từng khu vực. -Luôn theo dõi, giám sát chương trình du lịch xem trong quá trình thực hiện có phát sinh vấn đề gì cần giải quyết hay không; kiểm tra xem xét các dịch vụ đặt trước có đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu trong chương trình hay không.
-Ký kết hợp đồng với tất cả các dịch vụ phát sinh trong chương trình
-Xác nhận hoặc đặt chỗ dịch vụ cho các đoàn khách đến Việt Nam trong những thời gian cụ thể theo nhữnh chương trình cụ thể.
-Tìm hiểu thị trường du lịch, xác định nhu cầu của từng thị trường về dịch vụ du lịch -Xác nhận ngày hướng dẫn viên phải đi đón khách và thực hiện chương trình du lịch. -Sau mỗi chuyến du lịch phải làm báo cáo và tổng kết, thu lại phiếu nhận xét của khách về từng dịch vụ cụ thể từ đó kết hợp với những nơi cung cấp dịch vụ nhằm phát huy những ưu nhược điểm. Phối hợp với các bộ phận kế toán để thực thanh toán với công ty đối tác và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch.
Phòng hướng dẫn:
+ Cung cấp theo yêu cầu của từng đoàn khách. Hiện nay đối tượng khách phục vụ chủ yếu của công ty là khách du lịch Pháp, do đó số lượng hướng dẫn viên sử dụng tiếng Pháp chiếm tỷ trọng lớn,còn lại là hướng dẫn viên sử dụng các ngoại ngữ khác. Cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty lữ hành,việc tuyển chọn và sử dụng hướng dẫn viên có trình độ ngoại ngữ cao, thành thạo chuyên môn, giỏi giao tiêp ứng xử nắm bắt tốt
tâm lý khách, trở thành một khâu quan trọng trong công tác đẩy mạnh và nâng cao chất lượng phục vụ khách quốc tế tại công ty du lịch Việt Nam.
+ Tổ chức mạng lưới cộng tác viên có năng lực và trình độ để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngay càng phong phú và đa dạng của du khách. Hiện nay khách quốc tế vào Việt Nam đang tăng lên rõ rệt một phần bởi cơ chế mở cửa thị trường các nước có nhu cầu giao lưu văn hoá với nhau, một phần bởi các thủ tục xuất nhập cảnh đã có những cải biến đáng kể tạo điều kiện thuận lợi cho khách du lịch.Cùng với nhịp độ phát triển đó Công ty du lịch Việt Nam- Hà Nội hàng năm đón được một lượng khách tương đối lớn. Do vậy lượng hướng dẫn viên của Công ty không đủ đáp ứng được nhu cầu của du khách.Nhu cầu tìm kiếm cộng tác viên pháp sinh như một tất yếu khách quan. Khi đó phòng hướng dẫn có nhiệm vụ phải tìm cho được các cộng tác viên giỏi có năng lực đáp ứng được nhu cầu của khách và mức độ phức tạp của công việc. Để duy trì được đội ngũ hướng dẫn viên của mình một cách kịp thời và có hiệu quả, phòng hướng dẫn viên còn có nhiệm vụ phân loại nhằm có chế độ sử dụng và trả lương thích đáng.Hiện nay công ty có khoảng 150 đến 200 cộng tác viên.Trong tương lai công ty sẽ mở rộng hơn nữa mạng lưới cộng tác viên với phương châm “ chất lượng là số một”.
Phòng tổ chức hành chính:
+ Giúp giám đốc trong việc tuyển dụng cán bộ để hoàn thành nhiệm vụ của công ty. + Có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên về chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ.
+ Đề bạt cán bộ trong phòng ban.
+ Nghiên cứu phương án tiền lương, tiền thưởng để động viên khuyến khích kịp thời những cán bộ công nhân viên có thành tích cao trong lao động, có những ý kiến hay góp phần nâng cao hiệu quả của công ty.
+ Chuẩn bị các văn phòng phẩm và các thiết bị cho công ty. + Đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên
Thúc đẩy phong trào thi đua, thể thao văn hoá tạo sự phấn khởi cho công nhân viên và tăng cường tình đoàn kết nội bộ. Thực hiện chính sách đối với cônh nhân viên là đối tượng bộ
đội, thương binh, gia đình liệt sỹ, trợ cấp thăm hỏi ốm đau, hưu trí. Tham gia các phong trào ủng hộ các địa chỉ từ thiện, ủng hộ khắc phục thiên tai. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng tài chính-kế toán.
Cũng như các doanh nghiệp khác tồn tại trong cơ chế thị trường. Bộ phận tài chính kế toán luôn được coi là bộ phận quan trọng trong việc phối hợp các bộ phận khác trong công